Zbuduj bazę klientów jako firma cateringowa: tak utrzymujesz kontrolę nad swoimi klientami

Każda wycena, którą wysyłasz, i każda impreza, którą organizujesz, dostarcza informacji o kliencie. U wielu firm cateringowych ta wiedza znika w oddzielnych e-mailach i w głowie właściciela.

Baza klientów, którą prowadzisz, sprawia, że rozpoznajesz powtarzających się klientów, pamiętasz preferencje i szybciej wysyłasz odpowiednią wycenę. Nie jest tu istotne, jaki software wybierzesz, ale co zapisujesz i jak ją utrzymujesz aktualną. W tym artykule przeczytasz, jak z kilkoma stałymi nawykami budujesz bazę klientów, która Ci się przydaje.

Dlaczego oddzielne e-maile na dłuższą metę Cię kosztują

Klient, który dwa lata temu zarezerwował ślub u Ciebie i teraz dzwoni na imprezę biznesową, zakłada, że pamiętasz co się wtedy działo. Które menu się podobało, czy były alergie, jak przebiegała współpraca.

Jeśli te informacje istnieją tylko w pamięci jednego pracownika lub gdzieś zagubione w starej wymianie e-maili, zaczynasz przy każdym nowym kontakcie od nowa. To zajmuje Ci czas i klient ma wrażenie, że dzwoni do obcego, a przecież już wcześniej u Ciebie zamawiał.

Zbudowanie bazy klientów nie musi być wielkim remontem. Zaczyna się od ustalenia CO zapisujesz i trzymania się tego później.

Co minimalne chcesz zapisać

Im bardziej rozbudowana Twoja baza, tym szybciej staje się niezrozumiała. Ogranicz się do rzeczy, które mają wartość przy następnym kontakcie:

• Dane kontaktowe i kto w organizacji podejmuje ostateczną decyzję.
• Poprzednie imprezy: typ, liczba gości, data i wybrane menu.
• Alergie, preferencje dietetyczne lub inne umowy, które mogą się pojawić przy następnej imprezie.
• Co poszło dobrze i co mniej, abyś to następnym razem powtórzył albo uniknął.

Zapisanie więcej zwykle kosztuje więcej pracy, niż przynosi wartości. Celem jest, żebyś przy nowym kontakcie w dziesięć sekund wiedział, z kim masz do czynienia, a nie żebyś prowadził kompletny dossier dla każdego klienta.

Jedno miejsce zamiast trzech

Nie ma problemu z rozpoczęciem od prostego arkusza kalkulacyjnego, o ile będzie to jedyne miejsce, gdzie te informacje są. Problem zaczyna się, gdy ten sam klient jednocześnie istnieje w skrzynce pocztowej, w oddzielnym pliku Excela i w głowie właściciela.

Wtedy nikt nie pracuje z tymi samymi informacjami i nikt nie poprawia błędu, który się wkrada. Świadomie wybierz jedno miejsce, arkusz kalkulacyjny lub CRM, i uzgodnij z zespołem, że nowe informacje o klientach trafiają TU a nie w luźne notatki.

Utrzymywanie bazy aktualnej

Baza klientów, którą ustawiasz raz i potem zostawiasz, w ciągu roku staje się tak nierzetelna jak jej brak. Dlatego właśnie wbuduj aktualizację w moment, kiedy i tak już pracujesz z tym klientem.

Zrób to bezpośrednio po imprezie, gdy szczegóły są jeszcze świeże, a nie dopiero przy następnym kontakcie, gdy musisz kopać po tym, co było ustalone. Wyznacz jeden stały moment, na przykład bezpośrednio po rozliczeniu, kiedy aktualizacja jest po prostu częścią rutyny.

Baza klientów sama w sobie nie jest celem. To sposób, w jaki pokazujesz klientom, że ich pamiętasz. Z kilkoma uzgodnieniami na temat tego, co zapisujesz, gdzie to leży i kiedy to aktualizujesz, budujesz to bez dodatkowej pracy administracyjnej.

Częste pytania

Czy potrzebuję CRM, aby zbudować bazę klientów?

Niekoniecznie. Dobrze prowadzony arkusz kalkulacyjny działa doskonale dla małej firmy. Ważniejsze niż wybór oprogramowania jest to, że jest to jedyne miejsce, dokąd trafiają informacje o klientach i że Twój zespół o tym wie.

Ile historii powinienem przechowywać na klienta?

Wystarczy, aby przy nowym kontakcie szybko wiedzieć, o czym mówisz: jaki typ imprez, jakie menu i szczegóły takie jak alergie. Rozbudowane notatki z każdej rozmowy zwykle kosztują więcej pracy, niż przynoszą wartości.

Kto w zespole powinien mieć dostęp do bazy klientów?

Każdy, kto ma kontakt z klientami: sprzedaż, planowanie i często też kuchnia, jeśli chodzi o preferencje dietetyczne. Ogranicz to do tych, którzy naprawdę wykorzystują informacje, aby pozostało to zrozumiałe.

Jak radzę sobie z danymi klientów i prywatnością?

Zapisuj tylko to, czego potrzebujesz, aby dobrze zorganizować imprezę, i bądź otwarty wobec klienta na temat tego, co przechowujesz. Usuń dane klientów, którzy od lat już nie zamawiają i którzy już do niczego Ci się nie przydają.

Jak dostaję starych klientów do mojej bazy klientów?

Przejdź przez faktury z ostatnich dwóch lat i wypisz klientów, którzy zarezerwowali więcej niż raz. To zazwyczaj zajmuje wieczór pracy i od razu Ci daje listę, z której pochodzą nowe zapytania.

Kiedy ponownie kontaktuję się z klientem z mojej bazy?

Około czasu, kiedy zarezerwował rok temu. Firma, która w listopadzie zamawiała przyjęcie świąteczne, jest warta odezwy we wrześniu. Ustaw to jako przypomnienie w profilu tego klienta, wtedy nie musisz o tym pamiętać.

Catermonkey zapisuje dla każdego klienta poprzednie imprezy, menu i preferencje dietetyczne przy samej wycenie, dzięki czemu przy nowym zapytaniu widzisz co dostarczyłeś ostatnim razem bez szukania w skrzynce pocztowej.

Wypróbuj za darmo