Catering dla firm: czego oczekują biura od firmy cateringowej

Klient biurowy zamawia inaczej niż para młoda. Nie ma w głowie jednej imprezy, ale miesięczne lunche, imprezy firmowe i spotkania, które muszą po prostu funkcjonować. To, czego firmy szukają u firmy cateringowej, to nie zawsze najpiękniejsza prezentacja czy najbardziej zaskakujące menu. Szukają kogoś niezawodnego, przejrzystego w fakturowaniu i kogoś, kto nie sprawia dodatkowej pracy. Tak pozycjonujesz swoją ofertę.

Czego naprawdę szuka klient biznesowy

Firmy, które kupują catering myślą w procesach. Chcą wiedzieć: ile to kosztuje, kiedy przychodzi, i co sami musimy zrobić? Jeśli te trzy pytania odpowiesz szybko i jasno, masz dużą szansę na zlecenie. A jeśli pójdzie dobrze, jest szansa, że klient wróci.

Na co zwracają uwagę klienci biznesowi:

• Punktualność.Lunch konferencyjny pięć minut spóźniony to już problem. Klienci biznesowi planują ściśle. Ty też.
• Przewidywalność.Nie chcą za każdym razem negocjować cenę lub zawartość. Stała wycena lub umowa ramowa działa lepiej niż ustalanie wszystkiego od nowa przy każdym zleceniu.
• Bezproblemowe fakturowanie.Wiele firm pracuje z zamówieniami zakupowymi (numer PO) i obowiązkowym formatem faktur. Jeśli możesz to spełnić, oszczędzasz im pracy w księgowości. I wtedy chętniej Cię ponownie zamawiają.
• Jeden kontakt.Firmy nie lubią za każdym razem wyjaśniać kim są i czego chcą. Jeden stały kontakt z Twojej strony działa cuda dla relacji.

Wycena dla klienta biznesowego

Wycena dla firmy wygląda trochę inaczej niż dla prywatnego przyjęcia. Kilka rzeczy, które robią różnicę:

• Ceny netto i VAT osobno.Klienci biznesowi kalkulują VAT i chcą to widzieć jasno podzielone. Cena całkowita z VAT bez wyszczególnienia działa tylko dla konsumentów.
• Odniesienie do ich numeru zamówienia zakupowego.Jeśli wyślą Ci numer PO, umieść go na każdej fakturze. Bez tego kodu faktura często wraca do wysyłającego.
• Jasne terminy płatności.Firmy rzadko płacą tego samego dnia. Czternaście lub trzydzieści dni to standard. Wpisz to wyraźnie w wycenie, żebyś później nie musiał o to pytać.
• Zasada anulacji.Spotkania są odwoływane, budżety są zamrażane. Ustaw co się dzieje przy anulacji i od kiedy naliczasz koszty.

Powtarzające się zlecenia i umowy ramowe

Najpiękniejsze w stałym kliencie biznesowym to że pozyskiwanie traciło się po pierwszym zleceniu. Jeśli robisz to dobrze, po prostu wyślą wiadomość na następne. To wymaga sposobu pracy, który ułatwia powtarzalność.

Umowa ramowa lub roczny kontrakt ustala zasady: co dostarczasz, za jaką stawkę, jak daleko z wyprzedzeniem zamawiają, i jakie są standardowe warunki anulacji. Nie musisz przy każdym zleceniu wyceniać od nowa. Klient wysyła potwierdzenie zamówienia, Ty dostarczasz, i fakturujesz według stałych umów.

To działa też dla Ciebie: lepiej planujesz, wiesz co Cię czeka, i możesz wcześniej zorganizować zakupy. Zaproponuj taką umowę po dwóch lub trzech udanych zleceniach. Większość klientów lubi gdy Ty przejmujesz inicjatywę.

Co innego niż na prywatnej imprezie

Catering dla firm ma inną dynamikę niż wesela czy imprezy urodzinowe. Kilka praktycznych różnic:

• Mniej emocji, więcej logistyki.Nie ma gospodarza, który jest zdenerwowany, ani panny młodej, która chce poprawiać kwiaty. Kontakt po prostu chce wiedzieć czy wszystko będzie gotowe na czas.
• Krótsze terminy zapytań.Firmowy lunch na przyszły wtorek to norma. Bądź przygotowany na szybkie odpowiedzi na prośby krótkoterminowe, nawet jeśli czasem to niewygodne.
• Alergeny nie są szczegółem.Firmy mają pracowników z różnymi preferencjami dietetycznymi. Bierz to poważnie i zawsze pytaj. Przegląd alergenów obecnych w każdym daniu zapobiega problemom.
• Sprzątanie i pozostawienie.W biurze nikt nie chce sam sprzątać po imprezie. Jasno ustal co Ty zabieras i co robi klient, żeby później nie było dyskusji.

Jak się pozycjonować jako firma cateringowa dla biznesu

Firmy, które po raz pierwszy zlecają catering, szukają zaufania. Referencje od innych firm ważą więcej niż piękne zdjęcia imprez. Jeśli masz kilka klientów biznesowych, pytaj czy możesz ich wymienić. Krótka rekomendacja na stronie lub w wycenie robi więcej niż strona opisów produktu.

Inne rzeczy, które uspokajają klientów biznesowych: wpis w rejestrze handlowym i numer VAT na wycenie, dowód, że spełniasz kodeks higieniczny, i jasna strona internetowa, gdzie widać co dostarczasz i jak zamawiać. Im mniej muszą szukać, tym większa szansa na pierwsze zlecenie.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między cateringiem dla firm a zwykłym cateringiem eventowym?

W cateringu dla firm chodzi o klientów biznesowych: biura, organizacje, firmy. Zamawiają częściej, oczekują więcej struktury w wycenach i fakturach, i cenią sobie rzetelność ponad efekt niespodzianki. W cateringu na imprezy dla osób prywatnych przeżycie waży więcej niż administracja.

Czy powinienem liczyć niższe ceny dla powtarzających się klientów biznesowych?

Niekoniecznie. Firmom zależy na przewidywalności, niekoniecznie na najniższej cenie. Stała cena na osobę albo za pakiet działa dobrze. Możesz zaproponować skromny rabat na większe lub stałe zlecenia, ale nie daj takiego rabatu, że Twoja marża zniknie.

Jak sobie radzić z zapytaniami z ostatniej chwili od klientów biznesowych?

Klienci biznesowi czasem dzwonią dwa dni wcześniej. Zdecyduj wcześniej, do kiedy to akceptujesz i jaki jest minimalny termin zapytania. Zapisz to w wycenie i powtórz przy pierwszym zleceniu. Jasność co do tego, co możliwe a co nie, unika rozczarowań.

Co umieszczam na fakturze jeśli firma daje numer zamówienia zakupowego?

Zawsze umieść numer PO na fakturze, najlepiej wyraźnie widoczny na górze lub przy referencji. Wiele firm nie może przetworzyć faktury bez swojego numeru zamówienia zakupowego w systemie. Zawsze poproś o numer PO przed dostawą, nie później.

Jak zbudować stałą relację kliencką z firmą?

Dostarcz pierwsze zlecenie bez błędów, a potem wyślij krótki e-mail z zapytaniem, jak wszystko przebiegło. Zapytaj, czy wszystko było w porządku i daj znać, że chętnie robisz stałe umowy, jeśli regularnie potrzebują cateringu. Zaproponuj umowę ramową po dwóch lub trzech zleceniach. Firmy, które są zadowolone, zostają przy firmie cateringowej, która ułatwia pracę.

Wszystkie Twoje firmowe zlecenia, wyceny i listy produkcyjne przejrzanie w jednym miejscu? To robisz z Catermonkey.

Wypróbuj za darmo