Catering na wesele: dlaczego wesele przebiega inaczej niż zwykła impreza

Wesele to nie impreza biznesowa z innym obrusem. Para planuje to zwykle tylko raz w życiu, a wszystko jest osobiste: menu, timing, goście, którzy znają się od lat. To sprawia, że catering na wesele jest zarazem satysfakcjonujący i trudny. Pracujesz z wysokimi oczekiwaniami, dużym dostosowaniem i datą, która się nie zmienia. W tym artykule opisujemy, co różni wesele od zwykłego zlecenia, i jak podejść do wyceny, degustacji i planowania, aby para mogła być spokojna.

Jedna szansa, bez generalnej próby

W przypadku imprezy biznesowej lub lunchu targowego zwykle następuje kolejna okazja. Jeśli coś nie pójdzie gładko, następnym razem poprawisz. Na weselu nie ma następnego razu. Data jest ustalona, plan trwa od wczesnego rana do późnej nocy, a para młodych dokładnie pamięta, co poszło źle. Ten jeden dzień ma wagę, i to zmienia sposób, w jaki podchodzisz do każdego kroku.

Zaczyna się już na pierwszym spotkaniu. Biznesowy klient chce wiedzieć, ile to kosztuje i kiedy to będzie. Para młodych przede wszystkim chce czuć się w dobrych rękach. Nie sprzedajesz dań, sprzedajesz spokój.

Wycena: indywidualny projekt od pierwszej linii

Standardowy pakiet z trzema menu do wyboru rzadko działa na weselu. Jedna para chce walking dinner z daniami z regionu, gdzie się poznali, druga chce ulubiony deser babci na karcie. Twoja wycena musi móc śledzić te życzenia bez zaczynania od nowa za każdym razem.

Co pomaga utrzymać kontrolę:

• Pracuj z blokami budowy (przyjęcie, obiad, wieczorna przekąska, napoje), które kombinnujesz inaczej dla każdego wesela.
• Pokaż liczbę gości i cenę na osobę od razu, aby zmiana na liście gości od razu się przeliczała.
• Zanotuj preferencje dietetyczne i alergeny w wycenie, nie tydzień wcześniej.
• Wyraźnie zanotuj, co się dzieje przy anulowaniu lub późniejszej liście gości. Na weselu liczba ta prawie zawsze się zmienia.

Wycena, która wygląda starannie i jest prawidłowa aż do ostatniego szczegółu, robi większe wrażenie na parze młodych niż na jakimkolwiek innym kliencie. To ich pierwszy dowód, że bierzesz to poważnie.

Degustacja liczy się podwójnie

W przypadku kilku zleceń klient wcześniej degustuje. Na weselu degustacja to często moment, gdy pada ostateczna decyzja. Para bierze czasem rodziców, robią się zdjęcia, a dania, które degustują tamtego wieczoru, muszą dokładnie tak samo leżeć na talerzu miesiące później.

Traktuj zatem degustację jako mini-występ, nie jako niewiążące spotkanie zapoznawcze. Zanotuj, co wybrano, jakie zmiany chcieli i co pominęli. Te notatki to Twoja pamięć na dzień samego wesela, i zapobiegają temu, że w pośpiechu zdasz się na domysły.

Timing, który się nie zmienia

Wesele przebiega na minutę. Ceremonia przedłuża się, fotograf czeka na złotą godzinę, obiad musi być ciepły dokładnie wtedy, gdy goście siadają. Ty jesteś pośrodku tego planu, i rzadko jesteś jedynym dostawcą. Jest lokacja, często DJ lub zespół, czasami wedding planner, który wszystko łączy.

Upewnij się, że Twoje listy pracy i harmonogram czasowy tego dnia pokrywają się z planem pary. Kto przygotowuje się kiedy, ile personelu stoi w kuchni i sali, i kiedy runda wieczornych przekąsek. Im lepiej to wcześniej ustalone, tym mniej będziesz musiał improwizować w dniu, dokładnie wtedy, gdy nie ma miejsca na improwizacje.

Pracujesz z lokacją czy jako garmażeria

Wiele wesel nie robisz sam. Pracujesz na stałe z sala eventowa, to Twoje umowy dotyczące kuchni, dostawy i personelu muszą na siebie płynnie wpływać. Czy robisz to jako garmażeria na miejscu w domu klienta lub sali weselnej, to Ty bierzesz całą logistykę od zakupów do zmywania. W obu przypadkach obowiązuje: im wyraźniej masz zlecenie zapisane, tym łatwiej każdy wie, czego się od niego oczekuje.

Na koniec

Catering na wesele wymaga więcej uwagi niż zwykłe zlecenie, ale również daje Ci najbardziej zadowolonych klientów. Różnica nie leży w lepszych daniach, leży w przygotowaniu: wycena, która śledzi życzenia, degustacja, którą dobrze zapisujesz, i planowanie, które jest dokładne. Gdy to masz przygotowane, możesz tego dnia skoncentrować się na tym, co się liczy, i para młodych również.

Chcesz przechowywać wyceny, notatki z degustacji i listy pracy dla każdego wesela na jednym miejscu? Spróbuj Catermonkey za darmo i zobacz, jak to działa dla Twojej firmy.

Najczęstsze pytania

Jak wcześnie para rezerwuje catering?

Zwykle sześć miesięcy do roku z góry, a dla popularnych dat w wysokim sezonie jeszcze wcześniej. To daje Ci czas na degustację i zmiany, ale oznacza to również, że ustalasz ceny dużo wcześniej. Porozumiej się, jak podchodzisz do zmian cen, jeśli zakupy wtedy będą droższe.

Czy bierzesz zaliczkę na wesele?

To standardowe. Zaliczka pokrywa Twoje zakupy i rezerwacje, i daje parze wyraźny moment, gdy rezerwacja staje się ostateczna. Umieść kwotę i termin w wycenie, wraz z tym, co się dzieje przy anulowaniu.

Jak radzisz sobie z listą gości, która się zmienia?

Przy weselu spodziewaj się ostatecznej liczby, która ustala się dopiero kilka tygodni wcześniej. Ustal ostateczną datę, na którą liczba się ustabilizuje, i wyjaśnij, do kiedy zmiany są bezpłatne. Jeśli pracujesz z ceną na osobę, zmiana w liczbie od razu się przelicza.

Kto jest Twoim punktem kontaktowym w samym dniu?

Zwykle nie para młodych, mają tego dnia coś innego na głowie. Ustaw wcześniej, kto w ich imieniu podejmuje decyzje: świadek, członek rodziny czy wedding planner. Jeden wyraźny punkt kontaktowy unika, że będziesz szukać odpowiedzi w trakcie obiadu.

Ile personelu potrzebujesz na weselu?

To zależy od formy: obiad w stylu serwisu wymaga więcej obsługi niż bufet czy walking dinner. Powszechnie stosowana wytyczna to jeden pracownik na dziesięciu do piętnastu gości przy serwisie. Zaplanuj również, że wesele trwa długo, więc uwzględnij rotację zmian lub wystarczający margines czasowy w harmonogramie.

Chcesz lepiej zorganizować Twój catering na wesele? Spróbuj to wtedy za pomocą przyciska poniżej.

Zacznij za darmo