Catering dla firm: co się zmienia w stosunku do imprezy prywatnej?

Na imprezie firmowej nie negocjujesz z parą młodą, ale często z managerem HR lub biura, który otrzymuje ustalony budżet na osobę. Liczby też się rozkładają inaczej: podczas gdy na imprezie prywatnej prawie wszyscy przychodzą, na imprezie firmowej część rejestracji nie pokazuje się, a to Cię kosztuje, jeśli tego nie uwzględnisz. W tym artykule czytasz, jak sobie radzisz z nieobecnościami, jak tłumaczysz stały budżet na gościa na wycenę, i jakie ustalenia dokumentujesz, które na imprezie prywatnej nie grają roli.

Dlaczego impreza firmowa wymaga innego podejścia

Na weselu lub urodzinach rozmawiasz z ludźmi, którzy sami będą na imprezie. Na imprezie firmowej rozmawiasz z managerem HR lub biura, który organizuje imprezę w imieniu stu kolegów, z budżetem, który często jest już ustalony zanim przygotowujesz wycenę. Do tego impreza prawie zawsze zbudowana jest wokół programu: przemowy, wręczenie nagród, prezentacja. Ten program decyduje, kiedy serwujesz, nie na odwrót.

Nieobecności: nie opieraj się na liście rejestracji

Na imprezie firmowej częściej odwołuje się większa część lub po prostu się nie pojawia niż na imprezie prywatnej: kalendarze kolidują, ludzie są chorzy, termin zatrzymuje kogoś w biurze. Dlatego nie opieraj się na liczbie rejestracji, ale na 85 do 90 procent tego, chyba że firma daje twardą gwarancję liczby.

Bądź tutaj bardziej konserwatywny przy zakupach, których nie możesz cofnąć, takie jak mięso i ryba, i hojniejszy przy produktach trwałych lub suchych. Tak unikniesz wyrzucania tego, co kupiłeś dla firmy, która sama nie uaktualniła listy rejestracji.

Przełożenie stałego budżetu na osobę na wycenę

Tam gdzie para młoda pyta „ile to kosztuje”, firma daje Ci często kwotę na osobę, np. 45 euro łącznie z napojem, i musisz się w to zmieścić. Podziel ten budżet w wycenie na jedzenie, napoje, personel i sprzęt, ze swoją marżą jako osobny wiersz, zamiast liczyć cenę, która przychodzi powyżej budżetu, i potem musieć coś skreślać.

Jeśli pracujesz częściej dla firm, przygotuj dwa lub trzy pakiety, które zmieszczą się w popularnych budżetach. Wtedy zleceniodawca może wybrać bez, żebyś za każdym razem przeliczał całą wycenę od nowa.

Ustalenia, które nie grają roli na imprezie prywatnej

Firma chce faktury zwykle na nazwę organizacji, często z numerem PO lub centrum kosztów do własnej ewidencji. Pytaj o to przy wstępnym spotkaniu, nie dopiero przy wysyłaniu faktury. Poza tym ustal, kto odpowiada za politykę alkoholową: firmy coraz chętniej chcą umownie uzgodnić, jak postępujesz z gośćmi, którzy piją zbyt dużo. A ponieważ firmy zmieniają liczbę gości częściej w ostatniej chwili niż osoby prywatne, ustalasz jasny termin, po którym zmiany nie są już bezpłatne.

Nie chcesz za każdym razem na nowo ustalać tych szczegółów? Spróbuj Catermonkey za darmo i przygotuj swój biznesowy szablon wyceny z tymi elementami raz na zawsze.

Najczęściej zadawane pytania

Ile nieobecności liczyć na imprezie firmowej?

Licz na 85 do 90 procent listy rejestracji, chyba że firma daje twardą gwarancję liczby.

Jak radzisz sobie ze stałym budżetem na osobę od firmy?

Podziel budżet na jedzenie, napoje, personel i sprzęt, ze swoją marżą jako osobny wiersz. Jeśli robisz to regularnie, przygotuj stałe pakiety w popularnych budżetach.

Co musi być na fakturze za imprezę firmową?

Nazwa organizacji, a często numer PO lub centrum kosztów. Pytaj o to przy wstępnym spotkaniu, nie dopiero przy wysyłaniu faktury.

Kto ponosi odpowiedzialność za alkohol na imprezie firmowej?

Ustal to wcześniej umownie ze zleceniodawcą. Coraz więcej firm chce tego wyraźnie uzgodnione.

Do kiedy firma może zmienić liczbę gości?

Ustal jasny termin, po którym zmiany nie są już bezpłatne. Firmy zmieniają liczby częściej w ostatniej chwili niż klienci prywatni.

Czy chcesz szybciej i dokładniej przygotowywać wyceny biznesowe?

Spróbuj za darmo