Co się dzieje, gdy podpisujesz wycenę?

Gdy tylko wycena zostanie podpisana, maszumowę prawną. Wszystkie warunki, ceny i porozumienia zawarte w wycenie obowiązują obie strony od tego momentu. Firma cateringowa musi dostarczyć to, co jest w wycenie, a klient musi zapłacić to, co jest w wycenie. Podpisana wycena to już nie propozycja bez zobowiązań, ale umowa z konsekwencjami prawnymi dla obu stron.

Co dokładnie się dzieje, gdy podpisujesz wycenę?

Gdy klient podpisze Twoją wycenę cateringową, powstajewiążąca umowa między wami. Od tego momentu oboje jesteście do tego zobowiązani. Dostarczasz uzgodniony catering na uzgodnioną datę i o uzgodnionej godzinie, a Twój klient płaci uzgodnioną cenę.

Tym podpisem klient zgadza się na wszystko, co w niej jest: menu, liczbę osób, lokalizację, datę i wszystkie powiązane koszty. Twoje ogólne warunki, które często dołączają jako załącznik, stają się wtedy częścią umowy. Dotyczy to zarówno wyceny, która została cyfrowo zaakceptowana, jak i tej podpisanej na papierze.

W gastronomii warto wiedzieć, że podpisana wycena zazwyczaj natychmiast działa jako pełnowartościowa umowa. Nie musisz dołączać osobnej umowy: podpisanie wyceny wystarczy do zawarcia porozumienia.

Jakie warunki zazwyczaj znajdują się w wycenie cateringowej?

W wycenie cateringowej znajduje się wielewarunków które Twój klient musi dokładnie przeczytać przed podpisaniem, a Ty musisz jasno napisać. Najważniejsze dotyczą płatności, anulowania i zmian.

Warunki płatności mówią, kiedy i jak się płaci. Wiele firm cateringowych żąda zaliczki od 25 do 50% podczas podpisywania wyceny, a resztę przed dniem imprezy lub w dniu imprezy. Umieść tam też koszty, które są dodatkowymi, takie jak koszty personelu, serwisu czy transportu.

Zasadniczo nie. W podpisanej wycenie są stałe ceny, do których firma cateringowa musi się stosować. Wyjątkiem jest impreza zaplanowana na długo naprzód (6+ miesięcy), w której wycena zawiera klauzulę o zmianach cen w przypadku znacznego wzrostu kosztów zakupów.

Ponadto umieszczasz w niej porozumienia dotyczące zmian w liczbie gości, dostawy, odpowiedzialności i tego, co się dzieje w przypadku siły wyższej. Także alergeny, specjalne diety i wymagania lokalizacji powinny znaleźć się w wycenie. To oszczędza Ci dyskusji potem.

Jak długo obowiązuje podpisana wycena?

Podpisana wycena cateringowa obowiązujedo dnia imprezy, chyba że wynika coś innego. Wycenę, którą wysyłasz, ale która nie została jeszcze podpisana, zazwyczaj utrzymujesz ważną przez 30 dni. Gdy tylko pojawi się podpis, porozumienie obowiązuje do czasu, gdy dostarczysz.

Czy Twoje ceny obowiązują przez cały ten czas, zależy od tego, na co się umówiliście. W przypadku imprezy za kilka miesięcy ceny zazwyczaj są stałe. W przypadku imprezy w dalszej przyszłości, firmy cateringowe często dołączają klauzulę, która pozwala im zmienić cenę, jeśli koszty zakupów znacznie wzrosną.

Umieść tego rodzaju porozumienia jasno w Twojej wycenie, zwłaszcza gdy impreza jest zaplanowana na więcej niż sześć miesięcy naprzód. Klient może poprosić o gwarancję ceny do określonej daty i wtedy oboje wiecie, na czym stoicie, jeśli ceny mięsa tymczasem wzrosną o 15%.

Czy możesz wprowadzić zmiany po podpisaniu?

Zmiany po podpisaniu wyceny cateringowej sąmożliwe, ale nie zawsze za darmo. Małe rzeczy, takie jak kilka gości więcej lub mniej, zazwyczaj możesz pokryć do ustalonej daty przed imprezą.

Menu można zazwyczaj zmieniać do tygodnia lub dwóch tygodni przed datą, w zależności od skomplikowania zmiany. Zamiana jednego dania często nic nie kosztuje, ale całkowite przeprojektowanie menu niesie ze sobą dodatkowe koszty: być może już zakupiłeś towary lub umówiłeś się z dostawcą.

Duże zmiany, takie jak inna lokalizacja, inna data lub znaczny wzrost liczby gości, zazwyczaj wymagają nowej wyceny z nową kalkulacją kosztów. Porozmawiaj z klientem, czy dostosowujesz pierwotne porozumienie, czy zaczynasz od nowa.

Zawsze dokumentuj zmiany na piśmie, nawet jeśli przez telefon już powiedziałeś tak. Email z tym, na co się umówiliście, wystarczy i zapobiega kłopotom w samym dniu.

Co jeśli żałujesz podpisaną wycenę?

Żal z powodu podpisanej wyceny cateringowej może być drogi, bo to jestprawnie wiążąca umowa. Nie ma okresu namysłu jak przy zakupie online, więc anulowanie zwykle oznacza płacenie opłat za anulowanie.

Ile to kosztuje, zależy od czasu anulowania i tego, co jest w wycenie. Zazwyczaj rośnie: w ciągu 24 godzin od podpisania kosztuje na przykład 25% całkowitej ceny, w ciągu tygodnia 50%, a w ciągu 48 godzin przed imprezą całą cenę.

Czasami da się to załatwić wspólnie. W przypadku siły wyższej wiele firm cateringowych chętnie się zastanawia lub przekłada datę zamiast anulować. To jest dobra wola, nie prawo, i jako firma cateringowa sama decydujesz, jak daleko w tym idziesz.

Jeśli klient chce wycofać się z podpisanej wyceny, niech jak najszybciej nawiążekontakt. Im szybciej to nastąpi, tym więcej miejsca na wspólne rozwiązanie i tym niższe koszty dla Twojego klienta.

Podpisanie wyceny cateringowej nie jest formalności, ma konsekwencje prawne. Dlatego upewnij się, że w Twojej wycenie jest to, co dostarczasz, jakie koszty się wiążą i co się dzieje, jeśli coś się zmieni. Wtedy nikt później nie będzie szukać, na co się właściwie umówiliście.

Co to oznacza dla Twoich wycen

Jeśli umieszczasz Twoje warunki standardowo pod każdą wyceną, będą tam również przy zapytaniu, które wysyłasz w piątkowy wieczór. Warunki anulowania, zaliczka i data do kiedy liczba gości może się zmienić: te trzy zapobiegają większości dyskusji.

Firma cateringowa, która jasno umieści warunki anulowania w wycenie, nie będzie musiała tego negocjować później. Po prostu wskazujesz to, co zostało podpisane.

W Catermonkey Twój klient podpisuje wycenę cyfrowo, a ten podpis pojawia się z datą i czasem przy zleceniu. Zawsze widać więc, która wersja została podpisana i co w niej było. Jeśli coś zmienisz, nowa wersja trafia do klienta, który musi ją ponownie potwierdzić.

Często zadawane pytania

Ile czasu mam na przeczytanie wyceny przed podpisaniem?

W prawie nie ma określonego okresu, ale daj sobie czas, aby dokładnie przejrzeć wszystkie warunki. Jeśli czujesz presję, aby podpisać od razu, poproś po prostu o 24-48 godzin. Firma cateringowa, która ma swoje sprawy w porządku, nie będzie się tego czepiać i nie będzie Cię pędzić.

Co powinienem zrobić, jeśli po podpisaniu odkryję błędy w wycenie?

Natychmiast zadzwoń do firmy cateringowej, aby to omówić. Prawdziwe błędy, takie jak zła data lub zła liczba osób, prawie zawsze są naprawiane za darmo. Poproś przesłanie poprawionej wyceny lub dokumentuj zmianę mailowo, wtedy masz to czarno na białym.

Czy firma cateringowa może podwyższyć cenę po podpisaniu wyceny?

W zasadzie nie. W podpisanej wycenie są stałe ceny, do których firma cateringowa musi się stosować. Wyjątkiem jest impreza zaplanowana na długo naprzód (6+ miesięcy), w której wycena zawiera klauzulę o zmianach cen w przypadku znacznego wzrostu kosztów zakupów.

Jak postępować z firmą cateringową, która nie dostarcza uzgodnionej usługi?

Dokumentuj, co poszło nie tak, ze zdjęciami i nazwami osób, które to widziały. Niezwłocznie skontaktuj się z firmą cateringową i poproś o rozwiązanie. Jeśli się nie porozumiewasz, możesz wstrzymać część płatności i ewentualnie rozważyć kroki prawne. Podpisana wycena to Twój dowód na to, na co się umówiliście.

Jakie pytania powinienem zadać przed podpisaniem wyceny cateringowej?

Zapytaj o warunki anulowania, do kiedy możesz jeszcze zmieniać, co się stanie w przypadku złej pogody jeśli impreza jest na zewnątrz, i czy koszty personelu, transportu i serwisu są wliczone. Zapytaj też o kilka referencji i czy firma cateringowa jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej.

Co jeśli moja impreza nie może się odbyć z powodu siły wyższej (takiej jak Covid)?

To zależy od klauzuli siły wyższej w wycenie. Wiele firm cateringowych zmieniło swoje warunki po Covid, aby było jasne. Jedna daje Ci kredyt na późniejszą imprezę, druga liczy koszty anulowania. Porozmawiaj o tym przed podpisaniem i dokumentuj.

Czy cyfrowo podpisana wycena jest tak samo ważna jak fizycznie podpisana?

Tak, podpis cyfrowy jest prawnie tak samo ważny jak podpis na papierze. Przechowuj kopię podpisanej wyceny i załączników. PDF lub zrzut ekranu wystarczy jako dowód porozumienia.

Spróbuj za darmo