Czym jest oprogramowanie do cateringu? Kompletny przewodnik dla firm cateringowych

Oprogramowanie do cateringu to aplikacja, która zarządza codzienną stroną firmy cateringowej: wyceny, planowanie, zakupy, personel i fakturowanie w jednym miejscu, zamiast rozsianych po Excelu, skrzynce pocztowej i karteczkach na blacie.

W tym przewodniku przeczytasz czym dokładnie jest oprogramowanie do cateringu, kiedy się opłaca i jak wybrać właściwe dla Twojej firmy.

Czym dokładnie jest oprogramowanie do cateringu?

Oprogramowanie do cateringu to program zbudowany na sposób, w jaki działa firma cateringowa, a nie ogólne oprogramowanie do planowania, które musisz najpierw sam dostosować.

W praktyce to oznacza jedno miejsce do tworzenia wycen, śledzenia gości i liczb, planowania zakupów i zapasów, rozplanowania personelu na imprezę i fakturowania zaraz po zakończeniu zlecenia. Co zaczyna się od wyceny, kończy się na fakturze, bez przepisywania tych samych danych dwa lub trzy razy.

Różnica z aplikacją kalendarza lub arkuszem kalkulacyjnym siedzi w częściach które już są gotowe: ceny menu które idą za liczbą gości, listy zakupów które dostosowują się do planu i faktura która wynika bezpośrednio z wyceny.

Co możesz z tym zrobić: najważniejsze funkcje

Jądrem praktycznie każdego pakietu do cateringu jest pięć części: wyceny i zapytania, planowanie na imprezę, zakupy i zapasy, planowanie personelu i fakturowanie.

Niektóre pakiety, w tym Catermonkey, mają zarządzanie klientami, dzięki czemu znajdujesz stałych klientów i ich preferencje bez grzebania w starych e-mailach.

Ile z tych części Ci potrzeba, zależy od Twojej firmy. Mała firma cateringowa, która robi głównie prywatne imprezy, ma przede wszystkim użytek z szybkich wycen i przejrzystych zakupów. Firma, która prowadzi duże eventy biznesowe, ma więcej korzyści z solidnego planowania personelu i liczb na imprezę.

Zarządzanie klientami i komunikacja

Dużo pracy firm cateringowych nie siedzi w gotowaniu, ale w kontakcie z klientem: wysłanie wyceny, śledzenie, wprowadzanie zmian i pytanie po zakończeniu jak się podobało.

Oprogramowanie do cateringu przechowuje tę historię dla każdego klienta. Przy nowym zapytaniu od razu widzisz co ktoś wcześniej zamawiał i jakie były umowy.

To oszczędza szczególnie przy stałych zleceniodawcach, jak firmy które organizują bankiet co kwartał. Nie musisz pytać ponownie o alergie, preferencje czy adres do faktury.

Zapasy i zakupy pod kontrolą

Zakupy z osobnego pliku Excel działają dobrze aż do czasu kiedy prowadzisz kilka imprez jednocześnie. Wtedy trudno zobaczyć ile Ci razem trzeba, co już zamówiono i co jeszcze brakuje.

Oprogramowanie do cateringu sumuje zakupy ze wszystkich zaplanowanych imprez, dzięki czemu zamawiasz raz zamiast dla każdej imprezy z osobna. I od razu widzisz czy Twoje zapasy wystarczą na nadchodzącą imprezę.

To oszczędza pieniądze na dwa sposoby: większe zamówienia u tego samego dostawcy i mniej skrzynek które po weekendzie trafiają do kontenera.

Fakturowanie bez podwójnej pracy

Zaraz po zaakceptowaniu wyceny nie musisz budować faktury od nowa. Dobra aplikacja do cateringu robi z wyceny fakturę, łącznie z podziałem VAT i zmianami które następiły podczas realizacji.

To oszczędza czas i przede wszystkim zapobiega różnicom między tym co się umówiło a tym co się ostatecznie zafakturuje. Ta różnica to dokładnie powód dla którego klienci dzwonią.

Oprogramowanie do cateringu versus Excel lub ogólny kalendarz

Excel i wspólny kalendarz kosztują niewiele i dla małej firmy z kilkoma imprezami miesięcznie to zwykle wystarczy.

Granica pojawia się gdy planujesz kilka imprez jednocześnie. Wtedy musisz ręcznie pilnować który zakup do której imprezy należy, kto gdzie jest planowany i czy która wycena już była obsługiwana.

Oprogramowanie do cateringu przejmuje to liczenie. Oszczędza szczególnie w punktach gdzie arkusz kalkulacyjny staje się kłopotliwy: przeliczanie cen gdy zmienia się liczba gości, lub zobaczenie na pierwszy rzut oka który personel pracuje na której imprezie.

Jak wybrać właściwe oprogramowanie do cateringu dla Twojej firmy

Zacznij od Twojej największej straty czasu, nie od listy funkcji. Tracisz najbardziej na wycenach? Sprawdź, jak szybko i jak osobiście możesz przygotowywać wyceny. Boli w zakupach i zapasach? Zwróć uwagę jak pakiet sumuje kilka imprez jednocześnie.

Poproś też o okres próbny. Pakiet, który na papierze może wszystko, musi w kuchni być wygodny dla Ciebie i Twojego zespołu.

Sprawdź też czy rośnie razem z Tobą. Oprogramowanie, które doskonale pasuje do pięciu imprez miesięcznie, może stać się niewygodne przy pięćdziesięciu. W przypadku wątpliwości zapytaj inne firmy cateringowe Twojej wielkości, jak używają pakietu i czy za rok go nie zmienią.

Przejście: ile to kosztuje i co to przynosi

Przejście na oprogramowanie do cateringu kosztuje przede wszystkim czas na początku: transfer danych klientów, ustawienie standardowych cen i przywyczajenie zespołu.

Większość firm cateringowych odzyskuje to w ciągu kilku tygodni, bo wyceny szybciej opuszczają drzwi a zakupy i fakturowanie nie stoją już osobno.

Chcesz wiedzieć jak Catermonkey działa? Sprawdź rozwiązania dla każdej części lub ceny, lub podłącz swój istniejący pakiet księgowy przez integracje.

Częste pytania

Czy oprogramowanie do cateringu jest przydatne dla małych firm?

Tak. Nawet z kilkoma imprezami miesięcznie oszczędzasz czas na wyceninach i zakupach i rośnie razem z Tobą. Większość dostawców, łącznie z Catermonkey, nie wymaga minimalnej liczby imprez.

Czy oprogramowanie do cateringu może się łączyć z moim pakietem księgowym?

Większość oprogramowania do cateringu łączy się z popularnymi pakietami księgowymi, dzięki czemu faktura przechodzi bez podwójnego wpisania. Zapytaj dostawcę które połączenia ma dla Twojej księgowości.

Jak długo trwa przejście na oprogramowanie do cateringu?

Liczysz od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od tego ile danych klientów i standardowych cen musisz przenieść. Większość caterów wysyła swoją pierwszą wycenę z nowego programu w ciągu tygodnia.

Ile kosztuje oprogramowanie do cateringu?

Praktycznie wszyscy dostawcy liczą kwotę miesięczną, często zależy od liczby użytkowników lub imprez. Porównaj to z godzinami, które teraz tracisz na wyceny i zakupy, bo tam jest porównanie które się liczy. Ceny Catermonkey są po prostu na stronie.

Jaka jest różnica między oprogramowaniem do cateringu a restauracyjnym?

Oprogramowanie restauracyjne jest zbudowane wokół stałej karty i stałej lokalizacji, jak system kasowy i zarządzanie stolikami. Oprogramowanie do cateringu jest zbudowane wokół zmieniających się lokalizacji i liczb: wyceny na imprezę, zakupy które idą za planowaniem i personel planowany na lokalizację.

Catermonkey to taki pakiet: Twoja wycena, lista zakupów, plan i faktura pochodzą z tych samych danych, więc zmiana w liczbie gości rozchodzi się wszędzie, bez obawy, że coś przeoczysz.

Wypróbuj za darmo