Dlaczego Excel nie wystarczy już do administracji restauracji

Zapasy, zamówienia u dostawców, koszt potrawy i plan pracy personelu: w wielu restauracjach to cztery osobne pliki Excel, które nikt nie prowadzi systematycznie. Dopóki jest spokojnie, to się nie zauważa.

Na pracowitym wieczorze od razu zauważysz, ile to kosztuje, gdy nikt nie wie, który plik jest ostatni. W tym artykule czytasz, gdzie Excel w praktyce się zawiesza dla restauracji i co zmienia się, gdy te osobne pliki się spotykają.

Gdzie się psuje: cztery pliki, które się ze sobą nie komunikują

Lista zapasów, szablon do zamawiania u dostawców, arkusz kalkulacyjny do obliczania kosztu potrawy na danie i plan pracy w osobnym arkuszu. W większości restauracji to cztery różne pliki prowadzone przez różnych ludzi w różnych momentach.

Dopóki biznes spokojnie się toczy, to się nie zauważa. Dopiero na pracowitym wieczorze, gdy kucharz chce wiedzieć, czy jest jeszcze zapas i właściciel chce skończyć plan na następny tydzień, okazuje się, że nikt nie jest pewny, który plik jest ostatni.

Problem nie siedzi w samym Excelu, potrafi dobrze liczyć. Problem jest taki, że osobne pliki nic o sobie nie wiedzą: zmiana w liście zapasów nie zmienia listy zamówień, a zmieniony plan pracy nie pojawia się automatycznie u osób zaplanowanych na ten wieczór.

Zapasy i zamówienia: dwie listy, jedna rzeczywistość

Jeśli prowadzisz zapasy w jednym pliku i zamawiasz z drugiego, ktoś musi ciągle przepisywać, co jeszcze leży do tego, co trzeba zamówić. Jeśli zapomnisz raz, zamawiasz zbyt wiele jednego produktu i zbyt mało drugiego.

Spostrzegasz to dopiero, gdy dostawa przyjdzie, a potem jest czwartek i weekend czeka. W takim momencie różnica między podaniem dania czy zdjęciem go z karty to czysta kwestia tego, który plik ktoś ostatnio aktualizował.

Koszt potrawy, który zgadza się dopiero później

Arkusz kalkulacyjny do kosztu potrawy jest dokładnie tak dobry, jak ostatnio ktoś aktualizował ceny zakupów. Jeśli dostawca zmieni ceny w połowie, nadal liczysz ze starą ceną przez tygodnie.

Twoja cena sprzedaży na karcie tymczasem pozostaje taka sama. Twoja marża maleje wtedy po cichu, bez żadnego sygnału ostrzegawczego. Zazwyczaj widzisz to dopiero na koniec kwartału, gdy pieniądze już poszły.

Plan pracy jako osobna wyspa

Plan pracy, który nie uwzględnia tego, jak duży ruch przewidujesz na danej zmianie, to przede wszystkim zgadywanie. Planujesz na czucie, zamiast na to, co faktycznie wchodzi tego wieczoru w rezerwacjach i oczekiwanej liczbie gości.

A jeśli w ostatniej chwili ktoś zachoruje, musisz ręcznie przejść przez plik, aby wszystko znów się zgadzało. To dokładnie godzina, której brakuje Ci w takim dniu.

• Zapasy i lista zamówień są osobno, więc musisz przepisać te same ilości dwa razy.
• Koszt potrawy liczony jest z cenami zakupów, które nikt systematycznie nie aktualizuje.
• Plan pracy jest aktualizowany ręcznie przy każdej zmianie zamiast poruszać się razem.

Co się zmienia, gdy wszystko się spotyka

Gdy tylko zapasy, zamówienia, koszt potrawy i personel są w jednym miejscu, nikt więcej nie musi pamiętać, który plik jest ostatni. Zmiana w zapasach przepływa do tego, co jeszcze musisz zamówić.

Zmieniona cena zakupu natychmiast zmienia koszt potrawy na danie, a plan pracy uwzględnia, co faktycznie zaplanowano na dany dzień. To nie jest kwestia cięższej pracy w Excelu, ale wyboru czegoś, gdzie te cztery rzeczy są już ze sobą połączone.

Excel nie jest problemem jako narzędzie. Staje się problemem, gdy jest jedynym miejscem, na którym opiera się cała administracja restauracji. Gdy zapasy, zakupy, koszt potrawy i personel zaczynają się rozbiegać, to Cię co tydzień więcej czasu kosztuje niż oszczędza.

Często zadawane pytania

Czy Excel jest koniecznie zły dla restauracji?

Nie, Excel potrafi świetnie liczyć. Problem pojawia się, gdy zapasy, zamówienia, koszt potrawy i personel są w osobnych plikach, które się nie aktualizują, więc musisz pamiętać, który plik jest jeszcze aktualny.

Kiedy pierwszy raz zauważysz, że osobne pliki Excel to problem?

Zwykle w pracowitym wieczorze, gdy kilka osób jednocześnie potrzebuje czegoś z pliku, który ktoś właśnie zmienił. W spokojnym tygodniu prawie się to nie zauważa.

Jak upewniam się, że moja kalkulacja kosztu potrawy jest aktualna?

Poprzez aktualizację cen zakupów w jednym miejscu, gdy dostawca je zmieni, zamiast w osobnym pliku, który nikt nie kontroluje. W ten sposób nie liczysz przez tygodnie z kosztem z poprzedniego sezonu.

Czy muszę przepisać wszystko z Excela naraz?

Nie. Zacznij z częścią, która teraz generuje najwięcej błędów lub najwięcej pracy, zwykle zapasy i zamówienia, a potem zajmij się kosztem potrawy i planem pracy.

Co robię ze starymi plikami?

Zostaw je i zacznij od nowa z bieżącym okresem. Rzadko potrzebujesz liczb sprzed dwóch lat, a ich przepisanie Cię kosztuje więcej wieczorów niż kiedykolwiek się zwróci.

Mój kucharz nie lubi pracować na ekranie. Czy to problem?

Dopóki może prowadzić zapasy i listę zamówień na telefonie, zwykle nie. Opór prawie zawsze siedzi w wprowadzaniu, nie w czytaniu. Upewnij się, że kuchnia tylko zaznacza to, co już stoi.

Catermonkey trzyma zapasy, zakupy i koszt potrawy ze sobą powiązane, więc zmieniona cena zakupu natychmiast przepływa do Twojego kosztu na danie zamiast czekać na plik, który ktoś musi zaktualizować.

Wypróbuj za darmo