Jak liczyć ceny w wycenie cateringu?

Sporządzenie wyceny cateringu to więcej niż naklejenie ceny na menu. Musisz wiedzieć, co naprawdę kosztuje Cię zlecenie, zanim będziesz mógł podać uczciwą cenę sprzedaży. Jeśli wycenisz za tanio, nic nie zarobisz. Jeśli wycenisz za drogo, klient odejdzie. W tym artykule przeczytasz, jak krok po kroku przejść od ceny kosztowej do wyceny, która się zgadza.

Dlaczego dobra kalkulacja ceny jest ważna

Wielu firm cateringowych niedocenia swoje koszty. Myślą o składnikach, ale zapominają o godzinach, które kucharz spędza na przygotowaniach, kosztach paliwa na transport lub sprzątaniu po imprezie. Wynik: zlecenie, na którym ciężko pracujesz, ale zarabiasz prawie nic.

Dobra kalkulacja ceny pokazuje, co rzeczywiście zarabiasz na każdym zleceniu. To świetne dla Twojej kieszeni i niezbędne, jeśli chcesz rosnąć. Możesz świadomie decydować, które zlecenia przyjmujesz, dopiero gdy dokładnie wiesz, co kosztują i co Ci dają.

Jakie koszty powinieneś uwzględniać?

Zanim będziesz mógł ustalić cenę, musisz rozpisać wszystkie pozycje kosztów. Dzielą się raczej na pięć grup:

• Składniki: surowce do wszystkich potraw, z 5-10% marginesem bezpieczeństwa na marnowanie i odpad.
• Personel: stawka godzinowa brutto plus opłaty społeczne dla kucharzy, kelnerów i personelu transportowego. Pamiętaj o dodaniu czasu montażu i demontażu, a nie tylko godzin aktywnej obsługi.
• Transport i logistyka: paliwo, opłaty drogowe, ewentualny wynajem samochodu i opłata za parkowanie na miejscu (zobacz też: Jak liczyć koszty transportu w wycenach cateringu?).
• Materiały i sprzęt: wynajem lub amortyzacja naczyń serwujących, talerzy, namiotów i innych rzeczy, które ze sobą bierzesz.
• Koszty ogólne: część Twoich stałych kosztów, takich jak czynsz kuchni, ubezpieczenie i administracja, rozłożona na liczbę zleceń rocznie.

Jak liczyć cenę kosztową na osobę?

Najprościej oblicza się cenę kosztową na osobę, a następnie skaluje do całkowitej liczby gości.

Załóż, że organizujesz lunch dla 80 osób:

• Składniki: €12 na osobę
• Personel (4 pracownicy, 6 godzin, €22 brutto/godzina): €660 razem, czyli €8,25 na osobę
• Transport: €80 razem, czyli €1,00 na osobę
• Materiały: €120 razem, czyli €1,50 na osobę
• Narzut na koszty ogólne: €2,00 na osobę

Cena kosztowa: €24,75 na osobę. Z marżą 30% dochodzisz do ceny sprzedaży około €35 na osobę, czyli €2 800 za całe zlecenie.

Zwróć uwagę na pozycję personelu w tym przykładzie. Jest prawie tak wysoka jak Twoje składniki, i to pozycja, która najszybciej się powiększa. Godzina dłużej demontażu niż zaplanowano kosztuje Cię w tym przykładzie €88, czyli ponad procent Twojej marży na całe zlecenie.

Jaką marżę powinieneś stosować?

Dla firm cateringowych zdrowa marża zwykle mieści się między 20% a 35%. To, jak ją określisz, zależy od rodzaju imprezy:

• Lunche firmowe i małe imprezy (20-25%): wysoka konkurencja, klienci szybko porównują. Grasz na wolumenie.
• Catering ślubny i gale (28-35%): bardziej indywidualne podejście, wyższe oczekiwania. Klienci płacą za jakość i spokój głowy.
• Festiwale i duże imprezy publiczne (25-30%): korzyści skali, ale też więcej zagrożeń logistycznych.

Użyj wzoru: cena sprzedaży = cena kosztowa podzielona przez (1 minus żądana marża). Przy cenie kosztowej €25 i żądanej marży 30% będzie to €25 / 0,70 = €35,71 na osobę.

Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoja marża jest w zgodzie z resztą branży, porównaj ją z marża firmy cateringowej.

Jak radzić sobie z dodatkowymi kosztami i nieoczekiwanymi sytuacjami?

Niektóre koszty są zmienne i trudne do przewidzenia wcześniej. Oblicz je oddzielnie w wycenie, aby klient rozumiał, za co płaci:

• Dopłata weekendowa i wieczorowa: pracownicy pracujący w sobotę wieczorem zwykle zarabiają więcej. Przelicz to bezpośrednio.
• Bufor na nieprzewidziane sytuacje: zarezerwuj 5-10% całkowitych kosztów na nieoczekiwane wydatki, takie jak zepsuty sprzęt do wynajęcia lub więcej gości niż oczekiwano.
• Koszty anulowania: określ w wycenie, co się dzieje w przypadku późnego anulowania, aby Twoje już poniesione koszty były pokryte.
• Koszty podróży poza Twoim standardowym zasięgiem: imprezy daleko od Twojej bazy kosztują więcej. Oblicz stałą kilometrówkę lub stawkę dzienną dla kierowcy.

Sprawdź swoją wycenę po zleceniu

Najlepszą kalkulacją ceny jest ta z poprzedniego razu, o ile ją sprawdziłeś. Po zleceniu postaw swoje szacunkowe koszty obok tego, co naprawdę wydałeś: na zakupy, na godziny i na wszystko, co po drodze dodatkowo kupiłeś.

Po pięciu lub sześciu zleceniach widzisz wzór. Zwykle różnica jest w godzinach i w ostatnich zakupach dnia. Tę różnicę uwzględniasz w następnej wycenie, i wtedy Twoja cena kosztowa będzie naprawdę prawidłowa.

Często zadawane pytania

Jaka jest normalna marża dla firmy cateringowej?

To się różni w zależności od segmentu. Dla cateringu firmowego normalna marża netto to 20-25%. Dla cateringu ślubnego i gal powinieneś stosować 28-35%. Gdy prawidłowo uwzględnisz koszty ogólne, wiesz na pewno, że ta marża rzeczywiście pozostanie po wszystkich kosztach.

Jak dokładnie liczyć koszty składników?

Oblicz dla każdego dania, ile gramów każdego składnika Ci potrzeba na osobę, pomnóż przez cenę zakupu na kilogram i dodaj margines bezpieczeństwa 5-10% na marnowanie i odpad. W złożonych menu to szybko się powiększa, więc użyj arkusza kalkulacyjnego lub oprogramowania, które to automatycznie oblicza na podstawie Twoich przepisów.

Czy muszę oddzielnie podawać VAT w mojej wycenie?

Tak, chyba że masz wyłącznie klientów indywidualnych. Dla klientów B2B zwyczajowe jest podawanie cen bez VAT i oddzielne wyspecyfikowanie VAT. Dla osób indywidualnych podajesz cenę z VAT. W wycenie zawsze wyraźnie określ, czy kwota jest bez czy z VAT i jaka stawka ma zastosowanie.

Jak uniknąć zbyt niskiej wyceny?

Najczęściej robiony błąd to patrzenie tylko na koszty składników. Upewnij się, że masz stały format, w którym przechodzisz przez wszystkie pozycje kosztów: personel, transport, koszty ogólne i bufor na nieprzewidziane. Zawsze porównaj swoją ostateczną cenę kosztową ze średnią dla podobnych imprez z przeszłości. Jeśli nowe zlecenie jest tam znacznie poniżej, przejdź jeszcze raz przez obliczenia.

Jak liczyć cenę kosztową, gdy liczba gości jest jeszcze niepewna?

Zrób wycenę na podstawie scenariusza minimalnego i maksymalnego. Oblicz koszty stałe, takie jak transport i montaż, oddzielnie od kosztów zmiennych na osobę. W ten sposób możesz podać w wycenie cenę na osobę i jasno pokazać, że koszty stałe obowiązują niezależnie od dokładnej liczby gości.

Ile godzin liczyć na montaż i demontaż?

To zależy od lokalizacji, ale przy bufecie dla 80 osób licz na około dwie godziny montażu i godzinę demontażu, plus czas jazdy tam i z powrotem. Jeśli to lokalizacja bez windy lub bez kuchni, dodaj do tego godzinę. Napisz po zleceniu, ile to rzeczywiście było, wtedy Twoja następna wycena będzie lepsza.

Catermonkey automatycznie oblicza Twoją cenę kosztową na osobę na podstawie Twoich przepisów i ilości, aby zawsze wiedziałeś, czy Twoja wycena się zgadza.

Wypróbuj za darmo