Radzenie sobie z nieobecnościami i zmianami w ostatniej chwili

Klient, który zmienia liczbę gości w ostatniej chwili lub goście, którzy po prostu się nie pojawią, to część zawodu. Bez jasnej polityki zmian płacisz rachunek za zakupy i personel, które już zostały zaplanowane. W tym artykule dowiesz się, jak ustawić termin, do którego liczby są ustalone, co jeszcze możesz bez dodatkowych kosztów dostosować, i jak rozliczyć no-show i zmiany w ostatniej chwili bez szkody dla relacji z klientem.

No-show i zmiany w ostatniej chwili to część zawodu, ale nie bez polityki

Do czasu rozpoczęcia imprezy już kupiłeś i zaplanowałeś personel na podstawie liczby gości, którą podał klient. Jeśli ktoś zmieni liczbę dzień wcześniej, lub część gości po prostu się nie pojawi, to Ty płacisz rachunek, a nie klient, chyba że wcześniej umówiliście się inaczej.

Ustaw termin, po którym liczby są ustalone

Ustaw stały termin, na przykład 3 do 5 dni roboczych przed imprezą, po którym podana liczba staje się liczbą gwarantowaną. Przed tym terminem klient może bez dodatkowych kosztów dostosować liczbę, po nim rozliczasz liczbę gwarantowaną, nawet jeśli w dniu samej imprezy pojawi się mniej osób. Umieść ten termin w wycenie, a nie tylko w drobnym druku Twoich warunków, wtedy nie będzie zaskoczeniem dla klienta.

Co możesz i nie możesz dostosować bez dodatkowych kosztów

Odchylenie jednego lub dwóch gości zwykle nie jest warte rozpatrywania, zachowaj na to mały margines. Większe odchylenia po terminie rozliczysz według liczby gwarantowanej. Rozróżniaj przy tym między dostosowaniem w górę a w dół: dodatkowych gości możesz często wcisnąć, jeśli zakupy na to pozwalają, mniej gości po terminie nie zmienia tego, co już kupiłeś i zaplanowałeś.

Rozliczanie bez szkody dla relacji

Wyjaśnij swoją politykę przy wysyłaniu wyceny, a nie dopiero w momencie, gdy coś pójdzie nie tak. W komunikacji bądź rzeczowy, ale nie sztywny: wyjaśnij, że zakupy i personel były już zaplanowane, zamiast tylko odwołań do artykułu w Twoich warunkach. Umieść termin w ogólnych warunkach i przypomnij klientowi krótko przed imprezą, wtedy rozliczenie będzie logiczną konsekwencją zamiast niespodzianki.

Nie chcesz już śledzić tych terminów i liczb osobno? Spróbuj Catermonkey bezpłatnie i ustaw swoją liczbę gwarantowaną automatycznie po upływie terminu.

Często zadawane pytania

Kiedy ustalić termin dla gwarantowanej liczby gości?

Zwykle 3 do 5 dni roboczych przed imprezą, w zależności od czasu potrzebnego na zakupy i planowanie personelu.

Czy zawsze rozliczasz pełną liczbę w przypadku no-show?

Po terminie rozliczasz gwarantowaną liczbę, nawet jeśli tego samego dnia pojawi się mniej gości.

Czy klient może po terminie jeszcze dostosować się w górę?

Często tak, o ile zakupy i personel na to pozwalają. Dostosowywanie w dół po terminie nie jest już bezpłatne.

Jak ustalić termin, aby nie stało się to wiecznym sporem?

Umieść termin w wycenie i ogólnych warunkach, i przypomnij klientowi krótko przed imprezą.

Jak komunikować rozliczanie bez szkody dla relacji?

Wyjaśnij, że zakupy i personel były już zaplanowane, zamiast tylko odwołań do artykułu w Twoich warunkach.

Chcesz wyraźnie ustalić swoją politykę zmian dla każdego wydarzenia?

Spróbuj bezpłatnie