Jak szybciej reagować na zmiany na rynku w firmie cateringowej?

Szybsze reagowanie na zmiany na rynku wymaga procesów, które łatwo dostosować, oprogramowania, które robi obliczenia i zespołu, który potrafi się przemieniać. Firmy cateringowe, które mają procesy w porządku, wdrażają nową koncepcję w kilka dni zamiast w tygodnie, gdy rynek się zmienia. Ten artykuł omawia pytania, które się z tym wiążą: jak sprawisz, że Twoja elastyczność w cateringu rośnie i jakie narzędzia cyfrowe Ci w tym pomogą.

Dlaczego firmy cateringowe mają trudności ze szybkim reagowaniem na zmiany na rynku?

Firma cateringowa utknęła na zmianach rynkowych, ponieważ większość pracy jest wykonywana ręcznie. Od wycen do planowania personelu: wiele firm pracuje z arkuszem kalkulacyjnym, skrzynką pocztową i stosem kartek. Wtedy każda zmiana to wieczór pracy.

Największe wąskie gardła tkwią w codziennej pracy. Sezon określa Twoje menu, personel i zakupy, a to zmienia się co kwartał. Bez oprogramowania każda zmiana zajmuje dni. Dodanie nowego dania oznacza ręczne przejrzenie wszystkich składników i aktualizację list zakupów.

Kontakt z klientami przebiega równolegle na czterech kanałach. SMS tutaj, e-mail tam i rozmowa telefoniczna, którą nikt nie zanotował. Gdy rynek wymaga szybszych odpowiedzi, stare procesy pracy stanowią dla Ciebie przeszkodę i nie możesz dostosować się do zmian rynkowych wokół Ciebie.

Jakie sygnały wskazują na zmianę na rynku?

Zmiany na rynku zapowiadają się w tym, o co proszą Twoi klienci. Zwróć uwagę, kiedy więcej osób pyta o nowe koncepcje, inną klasę cenową lub menu, które nie oferujesz. Timing też się zmienia: więcej zapytań w ostatniej chwili lub rezerwacje rok naprzód.

Spójrz też na to, co robią inni firmy cateringowe. Gdy kolega z regionu wypuszcza coś nowego, zmienia ceny lub nagle wszędzie się reklamuje, rynek się porusza. Media społecznościowe i wizyta na targach przynoszą Ci w ciągu jednego dnia więcej niż czytanie raportów przez kwartał, bo tam najpierw widzisz zmiany rynkowe.

Trendy sezonowe są mniej przewidywalne niż kiedyś. Tygodnie szczytu przesuwają się, nowe święta stają się popularne, a imprezy firmowe rezerwuje się w innych czasach. Również Twoi dostawcy zauważają zmiany jako pierwsi: nowe produkty, zmiany cen lub coś, co nagle nie jest dostępne.

Twoi klienci przynosią ze sobą swoje nawyki spoza cateringu. Zamawianie online, płacenie telefonem i natychmiastowa odpowiedź to już nie życzenia, ale norma. To trendy, które Cię dotyczą najmocniej.

Jak sprawisz, że Twoja firma cateringowa będzie bardziej elastyczna na nieoczekiwane zmiany?

Elastyczność zaczyna się od procesów pracy, które możesz dostosować w luźnych częściach. Buduj swoje menu z elementów, które możesz łączyć, wtedy nową koncepcję zmontuj bez przewracania całej karty.

Planowanie personelu staje się bardziej elastyczne, gdy wcześnie zbierasz dostępność i prowadzisz listę pracowników na wezwanie. Zadbaj, aby Twoi stali pracownicy byli wszechstronni: ktoś, kto może pracować zarówno w kuchni, jak i w obsłudze, daje Ci przestrzeń, gdy ktoś się rozchoruje.

Pracuj z wieloma dostawcami na grupę produktów. Wtedy masz alternatywę, gdy cena podskakuje lub coś nie przychodzi, i nie musisz zmienić menu w ostatniej chwili.

Trzymaj pieniądze w rezerwie. Nowy wóz, dodatkowy pracownik lub reklama musi być możliwa do opłacenia w momencie, gdy pojawi się szansa. Elastyczność w cateringu to w dużej mierze zwykła przestrzeń finansowa.

Na koniec przenieś kontakt z klientami na jedno miejsce. Gdy musisz szybko reagować na zmianę, nie chcesz najpierw przeszukiwać trzy skrzynki pocztowe i dwa telefony. Zebranie wszystkiego w jedno miejsce zajmuje Ci dzień i oszczędza Ci potencjalnie wiele godzin każdego tygodnia.

Jakie oprogramowanie pomaga firmom cateringowym w szybkim dostosowaniu się do trendów rynkowych?

Oprogramowanie cateringowe przejmuje pracę powtarzającą się i sprawia, że dostosowywanie jest tanie. Wyceny podłączone do list roboczych, Twoje zakupy wynikają z nich na dostawcę i gdy zmienisz danie, reszta też się zmienia. To jest różnica między popołudniem liczenia a dwoma minutami pisania.

Na swojej stronie internetowej możesz pozwolić klientom samym liczyć. Wskaźnik ceny, za pomocą którego ktoś włącza i wyłącza opcje, pokazuje Ci, które menu się sprawdzają, zanim Twoi koledzy to zauważą. Formularz zapytania, który gromadzi odpowiednie dane, oszczędza Ci rundy telefoniczne. Takie małe interwencje cyfrowe na Twojej stronie kosztują mało i przynoszą natychmiast.

Oprogramowanie dla obsługi klienta w cateringu przechowuje wszystkie rozmowy w jednym miejscu. Przypomnienia dla wycen czekających na zatwierdzenie, dane klienta, które się zgadzają, i harmonogram, który wszyscy widzą: dzięki temu możesz szybko reagować, gdy klient zmieni swoje życzenia.

Liczby z Twojej własnej administracji pokazują wzorce: które dania rosną, które miesiące się zmieniają, którzy klienci wracają. Dzięki temu widzisz trendy, zanim je zauważysz. Cyfrowe przeglądy z Twojej własnej firmy mówią więcej niż jakikolwiek raport trendów.

Narzędzia cyfrowe do cateringu, takie jak listy robocze, które powstają automatycznie, usuwają ponowne wpisywanie. Gdy tylko wycena zostanie zatwierdzona, lista kuchenna i lista magazynowa czekają. Twój zespół zaczyna natychmiast, bez czekania na wydruk.

Jak sprawdzisz, że Twój zespół porusza się wraz ze zmianami?

Powiedz na czas, co się zmienia i dlaczego. Ludzie znacznie łatwiej przejmują nowe procesy pracy, gdy rozumieją, do czego to służy i jaka jest ich rola.

Inwestuj w szerokie umiejętności. Ludzie, którzy potrafią wykonywać wiele zadań, dają Ci przestrzeń, gdy rynek prosi o coś nowego. Wtedy nie musisz od razu zatrudniać kogoś.

Pozwól swoim ludziom myśleć o tym, jak przebiega praca. Twoi kucharze dokładnie wiedzą, gdzie się zatrzymuje, i zwykle mają już rozwiązanie. Ponadto są bardziej skłonni do zmiany czegoś, co sami wymyślili.

Oprogramowanie czyni zmiany mniej stresującymi. Gdy nowe umowy przebiegają przez ekran, który wszyscy już znają, nikt nie musi uczyć się nowych zwyczajów. Organizacja Twoich eventów staje się łatwiejsza, gdy wszyscy patrzą na ten sam system. Cyfrowy harmonogram, który wszyscy widzą na swoim telefonie, działa lepiej niż tablica korkowa, bo nikt nie musi szukać najnowszej wersji.

Powiedz, gdy ktoś dobrze się porusza. Kucharz, który sam przelicza nowe menu, zasługuje na to, abyś to zaznaczył. To działa lepiej niż jakiekolwiek wyjaśnienie na temat elastyczności.

Przejdź krótko przez procesy, które dostosowałeś co kwartał. Co działa, co nie, co musi wrócić jak było. W ten sposób będziesz ciągle dostosowywać bez tworzenia dużego projektu.

Jakie są największe korzyści z szybkiego reagowania na zmiany na rynku?

Wygrywasz zlecenia od firm cateringowych, które są wolniejsze. Klienci wybierają firmę cateringową, która może natychmiast spełnić ich nową prośbę, a to zauważysz w swoim harmonogramie i ocenach.

Zarabiasz więcej, ponieważ praca zajmuje mniej czasu i Twoja marża jest bardziej widoczna. Oprogramowanie oszczędza godziny i błędy. Szybsze wyceny oznaczają więcej podpisanych zleceń. Ostre zakupy i prawidłowe planowanie utrzymują Twoje koszty w ryzach, podczas gdy przychody rosną.

Klienci zostają dłużej, gdy dostarczasz to, czego wymaga rynek. Firmy, które poruszają się wraz z nowymi trendami, utrzymują stałych klientów i częściej się rozpowszechniają. Stałe procesy biznesowe zapewniają, że osiągasz tę jakość za każdym razem, nawet w zajętych tygodniach.

Wzrost jest łatwiejszy. Gdy Twoje procesy pracy poruszają się, możesz obsłużyć więcej zleceń bez spadku jakości. Nowe osoby są szybciej wdrażane, bo uczą się jednego sposobu pracy zamiast dziesięciu wyjątków.

I sam masz z tego spokój. Gdy Twoje systemy nadążają za zmianami, spędzasz mniej czasu na administracji i masz czas dla swoich klientów i kuchni.

Twoja firma zyskuje na wartości. Firma, w której procesy są ustalone i nie tylko w głowie właściciela, jest dla kupca znacznie bardziej interesująca.

Szybkie reagowanie na zmiany czyni Cię firmą cateringową, która chwyta szanse zamiast biegać za faktami. Catermonkey oblicza Twoją wycenę na podstawie Twoich receptur, tworzy listy robocze i zakupy na dostawcę po zatwierdzeniu, i pokazuje Ci w jednym ekranie za każdą zmianę, co to robi z Twoją marżą. Chcesz wiedzieć, jak to wygląda z Twoimi menu, skontaktuj się z nami.

Często zadawane pytania

Jak długo trwa przejście mojej firmy cateringowej na procesy zautomatyzowane?

Licz na 2-4 tygodnie, w zależności od tego, jak duża jest Twoja firma i ile wyjątków teraz masz. Zacznij od pracy, która zajmuje Ci najwięcej czasu, zwykle wyceny i zakupy. Dzięki dobrym wskazówkom Twój zespół w ciągu miesiąca pracuje w nowy sposób i od razu widzisz oszczędność czasu.

Jakie koszty wiążą się z narzędziami cyfrowymi dla cateringu?

Oprogramowanie cateringowe kosztuje zwykle między €50-200 miesięcznie, w zależności od tego, co z nim robisz i z iloma osobami pracujesz. Te koszty zwykle odzyskujesz w ciągu 3 miesięcy w godzinach i błędach, których już nie robisz. Poza tym licz na jednorazowe koszty szkolenia i transferu danych, chociaż przy prostym systemie to niewiele.

Jak skłonić mój personel do współpracy ze zmianami cyfrowymi?

Zacznij od tego, co im się opłaca: mniej papierkowej roboty i więcej czasu na pracę, w której są dobrzy. Pozwól im sam raz spróbować na rzeczywistym zleceniu, bo wyjaśnienia na papierze nikogo nie przekonają. Wybierz kogoś z Twojego zespołu, komu się to podoba, i pozwól mu innym się udzielić.

Co robię, jeśli moi dostawcy jeszcze nie pracują cyfrowo?

Zacznij od dostawców, którzy już potrafią, i użyj tego jako przykład dla reszty. Wielu dostawców dołącza, gdy widzi, że to oszczędza im również pracy. Dla tych, którzy zostają przy papierze, sam wpisujesz dane do systemu. To i tak szybsze niż wszystko ręcznie prowadzić.

Jak zmierzę, czy moja elastyczność rzeczywiście się poprawiła?

Prowadź kilka liczb: czas między zapytaniem a Twoją wyceną (celuj w czas poniżej 24 godzin), ile Twoich wycen jest podpisywanych i jak szybko możesz poradzić sobie ze zmianą w ostatniej chwili. Policz również, ile nowych dań lub usług możesz wprowadzić co kwartał. Elastyczna firma wprowadza nową koncepcję w tydzień zamiast w miesiąc.

Które trendy rynkowe powinienem uwzględnić jako pierwsze?

Zacznij od trendów, które dotyczą Twoich obecnych klientów: inne diety, przesunięte sezony i nowe typy imprez. Spójrz w swoją własną statystykę sprzedaży, które dania lub usługi rosną najszybciej. To, co Twoi konkurenci już z powodzeniem robią, również powinno być na tej liście, bo wtedy wiesz, że jest na to zapotrzebowanie.

Jakie narzędzia potrzebuje co najmniej, aby szybciej się przemieniać?

Trzy rzeczy: jedno miejsce, gdzie wszystkie zapytania przychodzą, receptury z cenami zakupu w nich i listy robocze, które wynikają z Twojej zatwierdzonej wyceny. Masz je, wtedy nowe danie lub zmienioną liczbę gości zajmuje Ci minuty zamiast wieczoru. Reszta jest miła, ale nie jest potrzebna, aby zacząć.

Spróbuj bezpłatnie