Jak zaplanować imprezę i listę prac dla firmy cateringowej?

Plan imprezy i listę prac dla firmy cateringowej tworzy się poprzez zebranie wszystkich danych klienta i życzeń, następnie stworzenie harmonogramu i na koniec stworzenie konkretnej listy prac dla każdego pracownika. Dobry plan imprezy zaczyna się 4-6 tygodni przed imprezą i zawiera jasne zadania, czasy i odpowiedzialność dla każdego w Twoim zespole.

Jakie są główne kroki przy tworzeniu planu imprezy do cateringu?

Działający plan imprezy składa się z ośmiu głównych kroków które przechodzisz krok po kroku, od pierwszego telefonu do rozliczenia. Zacznij od zapisania wszystkich danych klienta i życzeń, a następnie stwórz szczegółową wycenę i harmonogram.

Zacznij swój plan 4-6 tygodni wcześniej od spisu wszystkiego czego potrzebujesz. Stwórz przegląd menu, liczby gości, lokalizacji i specjalnych życzeń. Następnie zdecyduj jakie materiały, jaki personel i jaki transport potrzebujesz. Zaplanuj zakupy i przygotowanie tak aby dwa dni przed imprezą miałeś wszystkie składniki.

Następnym krokiem jest plan produkcji dla Twojej kuchni. Rozłóż zadania gotowania na kilka dni i upewnij się, że wszystko co można przygotować wcześniej, naprawdę jest przygotowywane wcześniej. To zmniejsza stres w samym dniu i poprawia jakość.

Zakończ swój plan ostatnią kontrolą 24 godziny przed imprezą. Sprawdź czy wszystkie składniki są, czy Twój zespół jest poinformowany i czy transport jest zorganizowany. Dobry plan oznacza, że w samym dniu tylko wykonujesz to co już czeka.

Jak stworzysz praktyczną listę prac, którą mogą śledzić wszyscy pracownicy?

Praktyczna lista prac zawiera konkretne zadania z czasami i jasną odpowiedzialnością dla pracownika. Stwórz osobne listy prac dla kuchni, obsługi i transportu, aby każdy wiedział co się od niego oczekuje i kiedy.

Zacznij każdą listę prac od nagłówka o imprezie: liczba gości, lokalizacja, czas przyjazdu i specjalne uwagi. Następnie rozłóż wszystkie zadania na bloki 30-minutowe. Dla każdego zadania zanotuj co trzeba zrobić, ile to zajmie i jakie materiały są potrzebne.

Ustaw też jasne umowy dotyczące konsultacji w Twojej liście prac. Zdecyduj kto ma ostateczną odpowiedzialność, jak Cię mogą osiągnąć jeśli pojawią się problemy i w jakich momentach się spotkacie. Dodaj numery wszystkich ważnych osób: klienta, lokalizacji i liderów zespołu.

Sprawdź swoje listy prac z doświadczonym pracownikiem. Widzi on praktyczne rzeczy, które przeoczysz. Dobra lista prac jest tak jasna, że nawet ktoś, kto po raz pierwszy je czyta, może się nią posługiwać.

Wydrukuj swoje listy prac i umieść je w telefonie swoich liderów zespołu. W lokalizacji bez zasięgu czasem papier jest jedyną rzeczą, która działa.

Jeśli robisz często ten sam rodzaj imprezy, stwórz jedną stałą listę prac na typ imprezy. Wesele, spotkanie biznesowe i pogrzeb mają każde swoje tempo, i tę listę musisz przy każdym zleceniu tylko dostosować pod liczby i czasy.

Jakie informacje potrzebujesz od klientów, zanim zaczniesz planować?

Dla dobrego planu cateringu potrzebujesz co najmniej osiem rodzajów informacji od Twojego klienta: liczby gości, daty i czasu, lokalizacji, preferencji menu, budżetu, specjalnych życzeń, tego co będzie na miejscu i numerów wszystkich zaangażowanych.

Zacznij od podstaw: dokładna data, czas startu, czas końca i liczba gości. Pytaj też jaki to rodzaj imprezy, bo biznesowy lunch to coś innego niż urodziny. Notuj czy liczba gości jest ostateczna czy jeszcze może się zmienić.

Następnie pobierz informacje o lokalizacji. Zapytaj o adres, przestrzeń kuchenną, chłodzenie, zastawę i parking. Zapytaj też czy Twój zespół może tam być i czy jest miejsce do rozładunku.

Zapisz wszystkie specjalne życzenia: opcje wegetariańskie, alergie, przepisy religijne i jaki napój ma być. Pytaj też jaką formę obsługi klient wyobraża sobie: buffet, kolację spacerującą czy przy stole. To określa Twój personel i materiał.

Upewnij się że masz wszystkie osoby kontaktowe: klienta, zarządcę lokalizacji i ewentualnie planistę wesel lub menedżera imprez. Poproś ich numery komórkowe, bo w samym dniu nie dzwonisz na linię stacjonarną.

Jak planujesz timing i transport dla różnych rodzajów imprez?

Timing bardzo się różni w zależności od rodzaju imprezy. Imprezy biznesowe mają ściśle określone czasy i wymagają punktualności, podczas gdy rodzinne przyjęcia dają więcej przestrzeni. Zaplanuj dla biznesowego lunchu 2 godziny przygotowania, dla wesela co najmniej 4 godziny. Dla wieczornej imprezy cały Twój plan dnia się przesuwa.

Na małe spotkania do 25 osób zwykle planujesz 1-2 godziny przygotowania. Zacznij od ustawienia zastawy i napojów, potem ciepłych potraw. Upewnij się że jesteś gotowy 15 minut przed czasem startu imprezy na ostatnie pytania gospodarza.

Duże imprezy od 100 osób wymagają innego podejścia. Zaplanuj co najmniej 3-4 godziny czasu przygotowania i pracuj ze stałym zespołem, który przygotowuje elementy obok siebie. Podziel swoich ludzi: jedna grupa na zimne potrawy, jedna na ciepłe jedzenie i jedna na napoje i zastawę.

Na zewnętrznych lokalizacjach zwróć uwagę na transport. Zaplanuj dodatkowy czas na dostawy, sprawdź czy jest prąd i woda i zawsze zabierz zapasowy materiał. Pogoda może zmienić Twój plan, więc miej plan B na deszczowy dzień.

Co robisz jeśli na ostatnią chwilę pojawią się zmiany w Twoim planie?

Zmiany w ostatniej chwili to część cateringu. Elastyczność i dobra komunikacja są Twoim ratunkiem. Zawsze wcześniej ustalaj umowy dotyczące zmian: do kiedy mogą być, i ile kosztują dodatkowo.

Ustaw jasne terminy dla różnych rodzajów zmian. Menu zwykle może się zmienić aż do 48 godzin przed, ale zmiany liczby gości dotyczą Twojego zakupu i personelu. Powiedz te terminy wprost swojemu klientowi i umieść je w wycenie.

Zawsze miej bufor w swoim planie. Kup 5-10% dodatkowych składników i upewnij się że masz kilka osób, które mogą wskakiwać. Zaplanuj też dodatkowy czas w swoim dniu na co się pojawia w drodze.

Jeśli zmiany pojawią się w dniu imprezy, powiedz to od razu całemu zespołowi. Używaj grupowej aplikacji lub przenośnych urządzeń, aby wszyscy słyszeli jednocześnie. Pozostań spokojny: Twój zespół patrzy na Ciebie, a goście natychmiast widzą stres.

Zapisz wszystkie zmiany na piśmie, nawet te z ostatniej chwili. To zapobiega bałaganom później i pomaga przy fakturze. Poproś klienta aby potwierdził ważne zmiany e-mailem lub WhatsAppem.

Jak upewnisz się, że nic nie będzie zapomniane w dniu imprezy?

Solidna lista kontrolna cateringu zapobiega błędom w dniu imprezy. Pracuj z trzema punktami kontrolnymi: gdy opuszczasz własną kuchnię, gdy przychodzisz na salę i 30 minut przed startem. Każdym razem przejrzyj wszystkie elementy.

Stwórz listę ładowania ze wszystkim co musi pojechać: jedzenie, zastawa, sprzęt kuchenny, dekoracje i artykuły czystościowe. Zaznacz każdy element, gdy go ładujesz, i pozwól komuś obserwować. Materiały, których brakuje na lokalizacji, kosztują Cię godzinę i masę stresu.

Kiedy dojeżdżasz do sali imprezy, najpierw sprawdź co tam jest. Przetestuj piekarniki, lodówki i resztę sprzętu zanim zaczniesz przygotowywać. Spójrz też na przestrzeń i dostosuj swoje rozstawienie jeśli będzie inaczej niż myślałeś.

Zaplanuj końcową kontrolę 30 minut przed startem imprezy. Przejrzyj wszystko z liderem zespołu: jedzenie ma prawidłową temperaturę, wszystko czeka, każdy zna swoją rolę i wszystkie osoby są osiągalne? Ta ostatnia kontrola daje spokój.

Miej pod ręką zestaw awaryjny z dodatkowymi serwetkami, sztućcami, zapalniczką, bateriami i apteczką. Małe rzeczy rozwiążesz wtedy tak, że nikt tego nie zauważy. Dobre przygotowanie to połowa pracy w cateringu.

Tworzenie planu imprezy i listy prac to przede wszystkim kwestia powtarzania i udoskonalania. Po każdej imprezie zanotuj co poszło nie tak i dostosuj swoją standardową listę, wtedy następna impreza będzie łatwiejsza. Jeśli masz pytania dotyczące Twojego planu, śmiało kontakt z naszym zespołem lub zaplanuj spotkanie.

Catermonkey tworzy Twój plan imprezy i listę prac na podstawie wyceny zatwierdzonej przez klienta: liczba gości, potrawy i czasy są już tam, więc lista prac sama się układa, a nie musisz jej przepisywać.

Pytania, na które najczęściej szukamy odpowiedzi

Jak obliczasz ile personelu potrzebujesz na cateringowe wydarzenie?

Na personel obsługujący licz średnio 1 pracownika na 15-20 gości przy obsłudze przy stole, i 1 na 25-30 gości na bufecie. Na kuchnię planuj 1 szefa kuchni na 50 porcji, w zależności od tego jak skomplikowane jest menu. Na wiele dań lub trudne przygotowania potrzebujesz więcej ludzi.

Jakie są najczęstsze błędy w planowaniu cateringu i jak je uniknąć?

Największe błędy to: niedocenianie czasu przygotowania, zbyt mało pytań do lokalizacji o co tam jest, i nie uwzględnianie pogody dla zewnętrznych sal. Zawsze pójdź raz popatrzeć, zaplanuj 25% dodatkowego czasu i dla krytycznych elementów miej plan B.

Jak radzić sobie ze specjalnymi dietnymi życzeniami i alergiami podczas planowania?

Stwórz osobny przegląd wszystkich specjalnych diet i alergii na gościa i wyraźnie oznacz wszystkie potrawy. W przypadku alergenów pracuj z osobną przestrzenią roboczą i osobnym sprzętem kuchennym, i naucz swój zespół, jak wygląda reakcja alergiczna. Trzymaj numer najbliższej przychodni pod ręką.

Jakie oprogramowanie i narzędzia pomagają w tworzeniu planów imprez?

Dla zadań i list wiele firm cateringowych używa Trello lub Asana, dla list prac Google Sheets i dla zespołu WhatsApp Business. Oprogramowanie cateringowe takie jak Catermonkey umieszcza Twoje wyceny, plany i listy prac w jednym systemie, więc wpisujesz dane tylko raz. Wybierz coś z czym Twój zespół od razu się dogada.

Jak określiasz właściwą ilość jedzenia na osobę?

Na główne danie licz 200-250 gramów na osobę, a na koktajl 6-8 przekąsek na godzinę na osobę. Na bufecie planuj 20% więcej, bo ludzie chcą wszystko spróbować. Zwracaj uwagę na czas: na lunchu ludzie jedzą mniej niż na obiedzie, a na długich imprezach (4+ godzin) przechodzi więcej.

Co robisz jeśli podczas imprezy zauważysz, że jedzenie nie będzie gotowe na czas?

Powiedz to od razu i szczerze swojemu klientowi i podaj nowy czas który możesz dotrzymać. Ustaw swój zespół na potrawy które muszą wyjść jako pierwsze i rozważ zmianę kolejności dań. Tymczasem oferuj chleb, amuse lub napój aby przejść przez czas oczekiwania.

Jak upewnisz dobrą współpracę między kuchnią i obsługą podczas imprez?

Zawsze miej briefing 30 minut przed startem imprezy gdzie przejdziesz plan, specjalne rzeczy i umowy dotyczące komunikacji. Wyznacz lidera zespołu dla kuchni i lidera dla obsługi, i ustal jeden kanał komunikacji, jak przenośne urządzenia lub grupowa aplikacja. Na długich imprezach zaplanuj też stałe momenty spotkań.

Wypróbuj za darmo