Oprogramowanie do gastronomii vs. długopis i papier: co Ci to daje?

Paragony na notatniku, zapasy, które śledzisz w głowie, tablica z harmonogramem tego tygodnia: wiele gastronomicznych firm działa wciąż głównie na papierze i pamięci. To działa świetnie, aż przestanie działać. Zatłoczony piątkowy wieczór, pracownik, który dzwoni na L4, dostawca, który podnosi ceny bez Twojej wiedzy.

W tym artykule porównujemy oprogramowanie do gastronomii z długopisem i papierem. Nie teoretycznie, ale na podstawie momentów, kiedy naprawdę czujesz różnicę.

Dlaczego długopis i papier długo wystarczają, aż już nie wystarczają

Notatnik na zamówienia, zeszyt na zapasy, tablica na harmonogram: w spokojny dzień to działa świetnie. Znasz swoją firmę, znasz swoich stałych gości, i nie musisz nikomu wyjaśniać, gdzie coś jest.

Problem nie leży w spokojnym dniu. Leży w zatłoczonych momentach, dokładnie wtedy, gdy Twój sposób pracy jest testowany najbardziej.

W zatłoczony piątkowy wieczór wszyscy piszą szybciej i dlatego mniej starannie. Zamówienie, które nie jest dobrze czytelne, zostaje w kuchni zrobione źle. Pracownik, który dzwoni, że jest chory, oznacza, że ręcznie regulujesz tablicę, i nie wszyscy to widzą na czas. Dostawca, który podnosi ceny, zauważysz dopiero gdy rachunek przyjdzie, a miesiąc już się skończył.

Co się zmienia, gdy wszystko jest na jednym miejscu

Oprogramowanie do gastronomii nie rozwiązuje tego przez robienie więcej, ale przez mniej rzeczy osobno. Zamówienie, które przychodzi na ekran, idzie prosto na właściwe miejsce w kuchni, bez tego, aby ktoś musiał przepisywać lub odcyfrować notatkę.

Zapasy, które samodzielnie się zmniejszają zaraz po sprzedaniu czegoś, pokazują Ci, kiedy musisz zamówić. Nie zauważysz tego dopiero w momencie, gdy danie musi zniknąć z karty.

I harmonogram, który każdy widzi na swoim telefonie, jest aktualizowany zaraz, gdy coś się zmieni, bez tego, aby ktoś musiał podejść do tablicy.

• Zamówienia przychodzą czytelne i na właściwym miejscu, nawet w najgorszy piątkowy wieczór.
• Zapasy i ceny zakupu są ustalone, więc nie musisz już ich wyciągać z głowy ani z listy dostawcy.
• Zmiana harmonogramu jest natychmiast widoczna dla wszystkich, nie dopiero przy następnej zmianie.
• Widzisz na koniec tygodnia, co się sprzedało, bez tego, by cały wieczór liczyć paragony.

Co nie musisz od razu tracić

Przejście nie oznacza, że tracisz osobistą stronę swojej firmy. Znasz swoich stałych gości wciąż najlepiej sam, a żaden system tego nie przejmie.

Co się zmienia, to fakt, że rzeczy, które teraz są w Twojej głowie lub na papierze, są dostępne dla Twojego zespołu. Wtedy nie zależy to od Twojej pamięci w dniu, gdy Ciebie nie ma.

Gdzie większość firm napotyka trudności przy przejściu

Największą przeszkodą jest rzadko samo oprogramowanie. To myśl, że przejście to duży projekt, do którego nie zabierasz się między zmianami.

Nie musi być. Zacznij od części, która Cię teraz boli, na przykład zapasy czy harmonogram, i potem się rozszerzaj. Tak Twój zespół się przyzwyczaja krok po kroku, zamiast tego, aby wszystko było nagle inne.

Spodziewaj się tygodnia lub dwóch, w których masz wrażenie podwójnej pracy, bo wciąż piszesz na papierze. To normalne, a po tych dwóch tygodniach nikt już nie bierze notatnika.

Długopis i papier czuje się znane, bo nigdy nie musisz nic uczyć. Ale cena za to płacisz w momentach, które się liczą: zatłoczony piątkowy wieczór, chory pracownik, dostawca, który potajemnie drożeje. Oprogramowanie do gastronomii nie usuwa całkowicie tego ryzyka, ale sprawia, że nie zależy to od Twojej pamięci lub Twojego pisma.

Często zadawane pytania

Czy muszę wszystko od razu przenieść z papieru na oprogramowanie?

Nie. Zacznij od części, która Cię teraz boli, na przykład zapasy czy harmonogram, a potem powoli rozwiń. Tak Twój zespół się przyzwyczaja bez tego, żeby wszystko się nagle zmieniło.

Czy oprogramowanie do gastronomii to rozsądne tylko dla większych firm?

Nie, mniejsze firmy szybko widzą różnicę, bo tam zwykle jedna czy dwie osoby wszystko robią z głowy. Gdy tej osoby nie ma, papier i pamięć jako sposób pracy się zatrzymują.

Czy tracę osobistą stronę mojej firmy, jeśli się przerzucę?

Nie. Znasz swoich stałych gości wciąż najlepiej sam. To, co się zmienia, to fakt, że informacje, które teraz są tylko w Twojej głowie, są dostępne dla Twojego zespołu, więc nie wszystko zależy od Ciebie.

Ile czasu mi to zajmie na przejście?

To zależy od tego, ile chcesz przenieść naraz. Małymi, powtarzającymi się krokami posuwasz się dalej niż, gdy spróbujesz wszystko ustawić w jeden weekend. Spodziewaj się kilka tygodni, w którym wciąż piszesz na papierze.

Co, jeśli mój zespół nie jest dobry z komputerem?

Wybierz coś, z czym możesz sobie radzić na telefonie i pozwól zespołowi uczyć się jedno naraz, na przykład najpierw tylko patrz na harmonogram. Większość ludzi potrzebuje na to zmiany lub dwóch. Jeśli to nie działa po tygodniu, to zwykle wina oprogramowania, nie Twojego zespołu.

Czy mogę przenieść moją starą listę zapasów i ceny?

Przeważnie tak, przez plik Excel lub gotową listę od dostawcy. Ale sprawdź tę listę zanim ją przenosisz: w prawie każdej starej liście zapasów są produkty, które nie kupujesz od roku.

Catermonkey trzyma Twoje zamówienia, zapasy i listy pracy na jednym miejscu i przelicza Twoje ceny od Twoich własnych zakupów. Gdy zmieni się cena zakupu, widzisz od razu, które dania są przez to za tanie na karcie.

Spróbuj za darmo