O ile może odbiegać wycena?

Każde odchylenie wyceny w gastronomii i branży eventowej to różnica między wyceną, którą wysłałeś, a ceną, która ostatecznie znalazła się na fakturze. Małe odchylenia 5-10% klienci zwykle akceptują bez problemów, ale przy większych różnicach musisz dzwonić wcześniej i robić umowy. (źródło: Eventcreators)

Co dokładnie oznacza odchylenie wyceny?

Odchylenie wyceny to różnica między ceną którą podałeś a kwotą którą ostatecznie masz na koncie. W cateringu i na imprezach to dzieje się ciągle, bo między pierwszą rozmową a dniem samym wiele się zmienia.

Dla Ciebie jako dostawcy odchylenie ceny wyceny oznacza, że musisz wyjaśnić, dlaczego koszty się zmieniły. Dla Twojego klienta wyższa faktura bez wyjaśnienia wygląda jak sztuczka, nawet jeśli kwota się zgadza. (Źródło: WeFact)

Częste przyczyny to:

• Zmiany w liczbie gości
• Dodatkowe usługi dodane podczas planowania
• Nieprzewidziane koszty takie jak dodatkowy personel lub materiał
• Wahania cen składników

O ile procent może odbiegać wycena od ceny końcowej?

Nie ma procentu w prawie dla różnicy ceny wyceny, ale w praktyce przedsiębiorcy w gastronomii utrzymują rezerwę 5-10% na nieprzewidziane koszty. Jeśli jesteś powyżej tego, dzwonisz wcześniej.

Dla wyceny cateringowej klient głównie chce wiedzieć, gdzie stoi. Dokładny procent go mniej obchodzi niż pytanie, czy będzie zaskoczony. Wbuduj więc rezerwę i powiedz, że ją wbudowałeś.

Co jest zwyczajne przy wycenie na imprezy:

• Do 5%: Często akceptowalne bez wcześniejszego powiadomienia
• 5-10%: Komunikuj wcześniej o możliwych dodatkowych kosztach
• Powyżej 10%: Zawsze prosisz o pozwolenie na dodatkowe koszty

Kiedy możesz zmienić wycenę po zaakceptowaniu?

Możesz zmienić zaakceptowaną wycenę, jeśli chodzi o istotne zmiany w zleceniu, lub o okoliczności, na które sam nie masz wpływu. Zawsze rób to w porozumieniu z klientem i pytaj przy większych zmianach o wcześniejszą zgodę. To unika dyskusji potem.

Ważne powody by zmienić wycenę:

• Klient zmienia liczbę gości znacznie
• Dodanie dodatkowych usług lub pozycji menu
• Zmiany lokalizacji które przynoszą dodatkowe koszty
• Ekstremalne wzrosty cen składników
• Nieprzewidziane regulacje lub środki bezpieczeństwa

Zgłoś te zmiany w momencie, gdy się pojawiają, nie przy końcowej fakturze. Klient, który w trzecim tygodniu słyszy, że pięćdziesiąt dodatkowych gości kosztuje €900, mówi tak lub nie. Ten sam klient, który to widzi najpierw na fakturze, dzwoni do swojego księgowego. (źródło: Baak Juristen)

Jak uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek przy końcowej fakturze?

Niespodzianek unikasz dzięki jasnym umowom o możliwych dodatkowych kosztach i zgłaszaniu zmian podczas planowania od razu.

Praktyczne wskazówki na przejrzyste ceny horeca:

• Wymień w wycenie które koszty są zmienne
• Wysyłaj aktualizacje w trakcie gdy zmiany się pojawiają
• Robić umowy o tym kto może zatwierdzić dodatki
• Niech Twoja wycena pokazuje zakres, aby klient miał realistyczne oczekiwania
• Udokumentuj wszystkie zmiany na piśmie

Dobry system przechowuje wszystkie zmiany i przelicza je od razu, dzięki czemu możesz je przesłać. Tak unikasz tego, że dziesięć małych zmian razem staje się niespodzianką €1.200. (źródło: WeFact)

Co robisz jeśli cena końcowa jest wyższa niż wycena?

Jeśli sam jesteś po stronie odbierającej, na przykład od wynajmującego lub podwykonawcy, możesz po prostu zapytać o kalkulacja kosztów na imprezy. Masz prawo do wyjaśnienia, skąd pochodzą dodatkowe koszty.

Kroki które możesz podjąć:

• Poproś szczegółową specyfikację kosztów
• Sprawdź czy zmiany były komunikowane wcześniej
• Negocjuj nad nieuzasadnionymi dodatkowymi kosztami
• Szukaj kompromisów dla przyszłej współpracy
• Udokumentuj wszystko na wypadek gdyby stało się to prawnie

Większość kłótni wynika z braku komunikacji, nie z oszustwa. Zadzwoń najpierw, połóż wycenę i fakturę obok siebie i poszukaj razem z klientem czegoś, z czym oboje możecie ruszyć dalej. Na odwrót działa tak samo: jeśli Twój klient dostaje wyższą fakturę, daj mu takie wyjaśnienie, jakie Ty sam chciałbyś otrzymać.

Jak jako przedsiębiorca tworzyć realistyczne wyceny?

Realistyczneceny w cateringu robisz przez dokładne liczenie i wbudowanie rezerwy na nieprzewidziane koszty. Patrz przy tym na to, co podobne zlecenia naprawdę kosztowały Cię w ubiegłym roku.

Ważne kroki do dokładnego ustalania cen:

• Oblicz wszystkie koszty włącznie z personelem, transportem i materiałem
• Wbuduj rezerwę 5-10% na nieprzewidziane wydatki
• Użyj stałych formatów dla zleceń które się powtarzają
• Połącz składniki z potrawami, dzięki czemu Twoje zakupy liczą się automatycznie
• Sprawdź per potrawy i per event jaką masz marżę

Ze stałym sposobem liczenia tworzysz spójne i realistycznewyceny. Jeśli Twój system liczy wszystkie koszty sam, jak w Catermonkey, nie zapomnisz autobusu, naczyń albo godzin zmywania.

Odchylenia wyceny są częścią tego biznesu. Różnica między klientem, który wraca, a tym, który się wycofuje, leży w komunikacji wokół tego. Jasne umowy wcześniej i komunikacja przy każdej zmianie oszczędzają dyskusji przy końcowej fakturze. Chcesz wiedzieć, jak pomagamy przedsiębiorcom horeca, nawiąż kontaktz nami.

Czytaj: ➡️ Więcej czasu, dodatkowe zapytania i lepszy przegląd w sali eventowej Bloemfabriek

Często zadawane pytania

Jak wyjaśnić klientom że cena końcowa jest wyższa niż wycena?

Wymień dokładnie jakie zmiany spowodowały dodatkowe koszty i odnosimy się do tego co wcześniej ustaliliśmy na temat zmiennych kosztów. Wyślij specyfikację gdzie klient widzi dodatkowe pozycje. Następnie ustal jak następnym razem wcześniej sygnalizujesz.

Czy jako dostawca muszę prosić o pozwolenie na każdą zmianę kosztów?

Poniżej 5% zwykle nie, chyba że wcześniej to ustaliłeś. Od 5-10% rozsądnie jest poinformować klienta. Przy odchyleniu powyżej 10% zawsze proś o wcześniejszą zgodę, inaczej w sporze będziesz stał na słabszej pozycji i stracisz zaufanie klienta.

Jakie klauzule powinienem wpisać w moją wycenę aby się chronić?

Wpisz postanowienia dotyczące wzrostu cen składników, zmian w liczbie gości, dodatkowych usług i nieprzewidzianych okoliczności. Dodaj też jaką rezerwę używasz i kiedy możesz zmienić wycenę. Sformułuj krótko i rozsądnie bo niezrozumiały kawał tekstu nie wytrzyma przy sprzeczce.

Jak obliczyć realistyczną rezerwę na nieprzewidziane koszty?

Spójrz na podobne imprezy z ubiegłego roku i policz co tam każdorazowo się pojawiło. Rezerwa 5-10% jest standardowa, ale zwiększ ją przy skomplikowanej imprezie, przy sezonowych zakupach czy jeśli klient ciągle się waha nad liczbami. Notuj dlaczego używasz określonej rezerwy.

Co robię jeśli klient odmówi zapłacenia za uzasadnione dodatkowe koszty?

Pokaż, że dodatkowe koszty wpadają pod warunki, które wcześniej ustaliłeś, i ułóż całą komunikację na stole. Spróbuj najpierw rozwiązać to razem, na przykład biorąc część kosztów na siebie. Jeśli to nie działa, zaangażuj pomoc prawną z uporządkowanymi dowodami.

Jak uniknąć tego, że małe zmiany się nawarstwiają w duże odchylenia kosztów?

Pracuj z systemem, który dokumentuje wszystkie zmiany i przelicza koszty od razu. Wysyłaj klientowi tygodniowy przegląd tego, co się zmieniło i co to robi z całością. Ustal dodatkowo kwotę dla całkowitych zmian, powyżej której najpierw chcesz zielonego światła, dzięki czemu dziesięć małych zmian nie staje się odchyleniem dwudziestu procent.

Jakie narzędzia software pomagają w zarządzaniu zmianami wycen?

Software cateringowy jak Catermonkey aktualizuje Twoją kalkulację kosztów, gdy tylko coś się zmieni w liczbach lub menu. Dla większych firm są cięższe pakiety z monitorowaniem budżetu. Chodzi o to: musisz natychmiast widzieć, co kosztuje zmiana, i móc wysłać ten wynik do klienta jednym kliknięciem.

Catermonkey przelicza każdą zmianę w liczbach lub menu natychmiast w Twojej wycenie, dzięki czemu możesz powiedzieć klientowi tego samego dnia, jaki jest koszt, zamiast przy końcowej fakturze.

Wypróbuj za darmo