Potencjalni klienci, którzy nie odpowiadają: co robisz z zapytaniami, na które nikt już nie reaguje?

Potencjalni klienci, którzy nie odpowiadają, są w cateringu normalne: wysyłasz wycenę lub propozycję, a potem jest cisza. Uzyskasz więcej odpowiedzi, jeśli będziesz robić follow-upy o stałych czasach, zmieniać między e-mailem a telefonem dla każdego zapytania i rozpoznawać, kiedy lepiej przestać. Chodzi o timing, o mającą coś do powiedzenia i o wytrwanie bez pociągania kogoś za żakiet.

Dlaczego potencjalni klienci nie reagują na Twoje wiadomości?

Potencjalni klienci często nie reagują, ponieważ Twoja wiadomość przychodzi w złym momencie, nie pasuje do tego, co robią, lub utonęła w trzydziestu innych e-mailach. To, że propozycja jest zła, to rzadko powód.Timing odgrywa dużą rolę. Menedżer biura, który właśnie przeprowadził się, nie ma głowy do sylwestra w przyszłym roku.

Powody są zwykle banalne. Twój e-mail wpada w zajęty dzień, linia tematu nic nie mówi, lub zawartość nie pasuje do ich obecnych potrzeb. Do tego dochodzi reszta: budżet nie jest jeszcze ustalony, trzeba przekonać jeszcze kilka osób, lub są już w rozmowach z inną firmą cateringową.

A czasami winny jest Twój komunikat. E-mail, który mógł być wysłany do każdego, który dotyczy głównie Ciebie, lub któremu brakuje tego, czego właściwie od nich chcesz. Nikt nie będzie siedział i rozgryzać, jaki jest sens, więc wtedy leży on.

Jak często możesz wysyłać follow-up do potencjalnego klienta, żeby nie stać się nachalnym?

Skuteczny follow-up to maksymalnie 5-7 momentów kontaktu rozłożone na 3-4 tygodnie. Twój pierwszy follow-up wychodzi po 3-4 dniach, potem obsługujesz go po 1 tygodniu, 2 tygodniach i 3 tygodniach. W ten sposób dajesz komuś przestrzeń do odpowiedzi bez tego, że każdego dnia jesteś w jego polu widzenia.

Czas między dwoma follow-upami jest ważniejszy niż liczba. Za szybki follow-up czuje się jak nacisk, za długie czekanie, i klient zapomni o Tobie. Spójrz na tydzień roboczy i unikaj poniedziałku rano i piątku po południu. W firmach wtorek do czwartku między 10:00 a 16:00 zwykle działa najlepiej.

Zwróć też uwagę, kiedy powinieneś przestać. Jeśli ktoś powie, że nie ma zainteresowania, to jest odpowiedź i pozwalasz temu być. Jeśli po 5-7 follow-upach wciąż nic nie słyszysz, to koniec. Wyślij jeszcze jedną wiadomość mówiącą, że to ostatnia, chyba że się odezwą. To zaskakująco często daje odpowiedź.

Które kanały działają najlepiej do follow-upu z potencjalnym klientem?

E-mail pozostaje najwygodniejszym kanałem do follow-upu, ponieważ nie przeszkadza i ktoś może odpowiedzieć, kiedy ma czas. Możesz łatwo znaleźć, który follow-up wysłałeś i kiedy. Utrzymuj linię tematu jasną i wiadomość krótką.

Dzwonienie działa, jeśli jest pośpiech lub jeśli znasz już tego potencjalnego klienta. Jest bardziej bezpośrednie, ale też się wtrącasz. Użyj więc telefonu celowo, na przykład po 2-3 follow-upach pocztą elektroniczną. Zadzwoń w momencie, kiedy druga osoba prawdopodobnie nie jest na spotkaniu, i trzymaj to krótko.

LinkedIn może działać dobrze w przypadku klientów biznesowych, zwłaszcza jeśli dzielisz się tam czymś użytecznym zamiast promocji. Wiadomość osobista przez LinkedIn często mniej wygląda na sprzedaż. WhatsApp lub SMS używasz tylko, jeśli się umowiłeś: zbyt osobiste na pierwszy kontakt, świetne dla klientów, którym dostarczasz od lat.

Co powinieneś napisać w wiadomości follow-upu, aby została przeczytana?

Zacznij z linia tematu, która wzbudza ciekawość bez przesady. Na przykład: "Pytanie o Twoje potrzeby cateringu na Q1" lub "Pomysł na Twoją następną imprezę firmową". Unikaj linii tematu takich jak "Follow-up" lub "Czy jeszcze interesuje?", bo nic nie mówią.

Trzymaj swój follow-up krótko. Jedno zdanie o twoim poprzednim kontakcie, jedna rzecz, która jest nowa (porada, sugestia sezonowa, coś, co Cię uderzyło), i proste pytanie na dole. Na przykład: "Cześć [imię], widziałem, że właśnie otworzyliście nową filiię. Już coś zorganizowaliście na otwarcie? Mogę wysłać kilka pomysłów, które tam dobrze działają."

Napisz każdy follow-up dla tego jednego potencjalnego klienta. Wspomnij jego firmę, coś, co się dzieje, lub o czym rozmawialiście ostatnio. Potencjalny klient w dwie linijki wyczuje, czy ta wiadomość została wysłana do stu osób, i wtedy zmyka.

Jak rozpoznać, kiedy potencjalny klient naprawdę nie jest zainteresowany?

Czasem jest jasne: mówią, że nie są zainteresowani, proszą, żebyś przestał wysyłać maile, lub mówią, że mają stałą firmę cateringową. Zaakceptuj to natychmiast i podziękuj im, że Cię informują. To oszczędza Ci czasu i utrzymuje drzwi otwarte na przyszłość.

Często jest to subtelniejsze. Cisza po kilku follow-upach, odpowiedzi trzema słowami bez pytania zwrotnego, lub przekierowanie do kolegi bez dalszych wyjaśnień. Także ktoś, kto ciągle odkłada lub pozostaje niejasny w sprawie daty, właściwie grzecznie mówi nie.

Spójrz również na to, co ktoś robi. Czy Twoje e-maile są otwierane, ale nikt nigdy nie odpowiada, czy ktoś jest zajęty na LinkedIn, a Twoja wiadomość czeka, to znak, że zainteresowanie jest niskie. Zaufaj swojemu instynktowi: jeśli czujesz, że naciskasz, to czas na przerwę.

Która strategia follow-upu działa najlepiej dla firm cateringowych?

W cateringu chodzi o kalendarza. O imprezach świątecznych zaczyna się we wrześniu, o letnich przyjęciach w marcu, o wyjazdach pracowników w styczniu. Umieść swoje follow-upy wzdłuż tych momentów, a zadzwonisz do potencjalnego klienta dokładnie wtedy, gdy już o tym myśli.

Nawiąż do tego, co się dzieje u klienta. Przeprowadzka, rocznica, nowa filia lub targi w ich branży to dobre powody. "Widziałem, że obchodzicie 10. rocznicę, gratulacje. Macie już plany na świętowanie?" czyta się zupełnie inaczej niż "wracam do mojego poprzedniego e-maila".

W swoim follow-upie czasami wyślij coś, co może być dla nich przydatne. Ile przekąsek liczysz na osobę na przyjęciu na dwie godziny, co dobrze się sprzedaje w sezonie, lub jak inne firmy organizują swojego sylwestra. Pokazujesz, że znasz się na rzeczy, zamiast tylko chcieć sprzedać. Na przykład: "Oto lista kontrolna do planowania cateringu na imprezę firmową", z łagodnym pytaniem poniżej o ich potrzeby na nadchodzący sezon.

Czy używasz wyceny jako powód do nawiązania kontaktu. Odwołaj się do podobnego festynu, który zrobiłeś, bez ujawniania nazwisk klientów. Potencjalny klient może sobie wyobrazić, co byś u niego postawił.

Potencjalni klienci, którzy nie reagują, są normalni, ale ze stałymi momentami follow-upu wyciągasz więcej niż wysyłając wiele wiadomości. Spójrz na timing i na to, co masz do powiedzenia, nie na liczby. W Catermonkey widzisz dla każdej wyceny, kiedy ją wysłałeś, czy była obejrzana i kiedy przychodzi Twój follow-up, aby zapytanie nie siedziało cicho w Twojej skrzynce odbiorczej. Jeśli chcesz wiedzieć, jak to pasuje do Twojego sposobu pracy, skontaktuj się z nami.

Często zadawane pytania

Jak mogę śledzić, których potencjalnych klientów już kontaktowałem i kiedy?

Notuj dla każdego potencjalnego klienta, kiedy miałeś kontakt, przez jaki kanał i co z tego wynikło. Możesz to robić w Excelu, ale znacznie szybciej, jeśli notujesz to przy samej wycenie. Natychmiast dodaj przypomnienie dla następnego follow-upu, wtedy nikt nie zostanie zapomniany i nie zadzwonisz do nikogo dwa razy w tym samym tygodniu.

Co robię, jeśli potencjalny klient po miesiącach nagle odpowiada na stary follow-up?

To zdarza się częściej niż myślisz. Po prostu odpowiedz radośnie i zawodowo, krótko nawiąż do wcześniejszego kontaktu i zapytaj, jak się mają sprawy. Ich timing może być dokładnie właściwy, na przykład dlatego, że budżet pojawił się. Potraktuj takiego potencjalnego klienta jak nowe zapytanie i zapytaj o jego aktualne potrzeby zamiast powtarzać stare propozycje.

Jak dostosowuję swoje follow-upy dla różnych rodzajów potencjalnych klientów (małe firmy vs. duże organizacje)?

Mali potencjalni klienci decydują się szybciej, możesz się do nich odzywać częściej. W dużych organizacjach decyduje więcej osób, więc tam pracujesz z dłuższymi przerwami. Dla tych większych potencjalnych klientów pomaga wysłanie czegoś o ich potrzebach, na przykład jak rozwiązujesz catering dla 300 osób w dwóch zmianach lub jak dzielisz budżet na oddziały.

Które błędy muszę absolutnie uniknąć w moich wiadomościach follow-upu?

Długie wiadomości, które musisz przeczytać, wiadomości, które mówią tylko o Twojej firmie, i taktyki naciskowe, takie jak "ostatnia szansa" czy "tylko ten tydzień". Wysyłanie tego samego follow-upu do każdego to najczęstszy błąd. Potencjalni klienci to widzą natychmiast i szybciej zamykają e-mail niż wiadomość, która jest wyraźnie dla nich napisana.

Jak radzę sobie z potencjalnymi klientami, którzy mówią "zadzwoń później" i potem nie odbierają?

Spróbuj jeszcze raz o innym czasie i wyślij e-mail, w którym napiszesz, że dzwoniłeś, jak się umówiliście. Podaj dwa momenty, kiedy możesz być dostępny, lub zapytaj, czy lepszy jest e-mail. Czasami "zadzwoń później" to grzeczny sposób na powiedzenie nie. Pozostaw piłkę po ich stronie.

Czy powinienem przestać wysyłać follow-upy, jeśli potencjalny klient otwiera moje e-maile, ale nigdy nie odpowiada?

Nie, otwarcie to dobry znak: jest wystarczająco dużo zainteresowania, aby spojrzeć. Kontynuuj swoje zwykłe follow-upy, ale podejdź do tego z innej strony. Inna linia tematu, pytanie zamiast informacji, lub inny moment. Po 5-7 próbach wyślij ostatnią wiadomość, w której zapytasz, czy jest jeszcze zainteresowanie.

Jak mogę zautomatyzować moje follow-upy bez utraty osobistego kontaktu?

Pozwól przypomnieniom przychodzić automatycznie, nie wiadomościom. Pracuj z kilkoma stałymi otwarciami, które dostosowujesz dla każdego klienta z ich imionami i czymś, co ich dotyczy. W ten sposób follow-up zajmuje Ci dwie minuty zamiast dziesięciu i wciąż czyta się, jakbyś go właśnie napisał.

Spróbuj za darmo