Przejście na oprogramowanie dla cateringu: dlaczego się zacina i jak to naprawić

Wiesz zapewne już, że przejście na oprogramowanie dla cateringu oszczędza Ci czasu, zapobiega błędom i daje większy przegląd. Tymczasem w praktyce często nic się nie zmienia.

Rzadko jest to wina oprogramowania. Chodzi o pęd dnia, który nie daje miejsca na zadomowienie się w systemie. Bez tego miejsca nowe oprogramowanie nigdy nie staje się nawykiem, niezależnie od tego, co obiecuje. W tym artykule przeczytasz, dlaczego ta bariera jest tak znana i co z nią zrobić.

Dlaczego adopcja oprogramowania się zacina

Rzadko to brak zainteresowania powoduje, że nowe oprogramowanie stoi bez ruchu. W większości firm cateringowych dzień obraca się wokół następnej wyceny, szczytu jutro lub klienta, który teraz dzwoni.

Uwaga do czegoś nowego prawie zawsze przegrywa z tym, co trzeba zrobić teraz, jakkolwiek pożyteczne to byłoby. Problem nie jest taki, że tego nie chcesz. Problem jest taki, że nigdy nie zarezerwujesz sobie czasu na to bez przeszkód, a bez tego czasu nowy system nigdy nie staje się nawykiem.

Dwie znane sytuacje

W firmach, które z tym walczą, widzimy często jedną z dwóch sytuacji. W pierwszej nie masz jeszcze ustalonego systemu, a krok, żeby gdzieś zacząć, czuje się większy niż jest. Odkładasz to na spokojny tydzień, a ten rzadko przychodzi.

W drugiej już pracujesz z czymś, plikiem Excel lub na przykład Teamleader, co nie jest idealne, ale wystarczająco dobre, żeby nic nie zmieniać. Wiesz, że można to zrobić mądrzej, ale dopóki działa, nie ma powodu, żeby poświęcać na to popołudnie.

Adopcja to nawyk, nie projekt

Adopcja oprogramowania rzadko zawiedzie z powodu samego oprogramowania. Zawiedzie, bo nikt nie zmienia tego w codziennym rytmie: nowe informacje i tak lądują w e-mailu, bo to na zatłoczony dzień czuje się szybsze.

Włączenie tego przełącznika to prawdziwa praca, a nie robisz tego czytając więcej o oprogramowaniu. To, co działa dla jednego zespołu, na przykład wpisywanie wszystkiego od razu przy rezerwacji, nie działa dla innego. Lepiej widzieć tę różnicę wcześniej niż później, więc pracuj razem z ludźmi, którzy z tym pracują codziennie.

Zrób z tego stały moment

U tych caterów, którym się udaje, rzadko widzimy coś więcej niż jedną rzecz inaczej: planują strukturalnie na to czas zamiast czekać, aż się pojawi. Blokuj każdego tygodnia tę samą godzinę, najlepiej na spokojny moment, i traktuj to spotkanie tak poważnie, jak spotkanie z klientem.

W tej godzinie pracujesz nad jedną małą częścią. Na przykład przeniesienie istniejących wycen, skonfigurowanie szablonu, lub zarejestrowanie jednego powtarzającego się zadania.

• Wybierz stały, powtarzający się moment w tygodniu, nie "gdy będzie okazja".
• Pracuj w tej godzinie nad jedną małą częścią, nie nad wszystkim na raz.
• Zaplanuj to w kalendarzu jak spotkanie z klientem, żeby nie poległo jako pierwsze w zatłoczony dzień.

Trzymając to małe i wracając do tego każdego tygodnia, szybciej staje się nawykiem niż gdy chcesz wszystko zrobić w jeden weekend. Ten weekend i tak się nie pojawi, a jeśli się pojawi, będziesz na to zbyt zmęczony.

Co robimy w tym

Oprócz zarezerwowania czasu możesz też oddać część pracy. Nasza sztuczna inteligencja przygotowuje dla Ciebie istniejące dane, więc nie musisz ręcznie przepisywać każdej wyceny i każdego klienta z Excela lub starego systemu.

A na pytania, które pozostają, stoimy obok Ciebie, jak księgowy robi to przy Twojej księgowości. Nie jednorazowa pomoc, ale stały punkt kontaktu, który myśli razem aż system będzie pasować do Twojego sposobu pracy.

Przejście rzadko następuje automatycznie, nawet przy dobrze przemyślanym systemie. Co to ułatwia: uznaj, że pęd dnia jest rzeczywisty, świadomie zarezerwuj na to czas i zaakceptuj pomoc w części, którą chciałbyś zrobić razem. W ten sposób będzie to raczej kilka małych kroków, które rzeczywiście będą Cię ciągnąć do przodu, niż skok w przepaść.

Często zadawane pytania

Ile czasu zajmuje przejście na oprogramowanie dla cateringu?

To zależy, ile przenosisz i jak zapełniony jest Twój kalendarz, ale większość caterów idzie bardzo daleko z jedną stałą godziną tygodniowo. Małe, powtarzające się kroki działają lepiej niż próba wszystko zrobić w jeden weekend.

Co jeśli już pracujemy z Excelem lub Teamleaderem?

To dobry punkt wyjścia. Nie musisz przenosić wszystkiego na raz: zacznij od tego, czego teraz brakuje Ci najbardziej, takiego jak przegląd Twojego planu lub wyceny, które się robią same, a następnie rozwiń.

Czy musimy sami przepisać wszystkie dane?

Nie. Nasza sztuczna inteligencja przygotowuje dla Ciebie istniejące dane z Excela lub innego systemu, więc nie musisz ręcznie wszystkiego przepisywać.

Co masz na myśli mówiąc "asystent księgowy"?

Stajemy obok Ciebie jak księgowy robi to przy Twojej księgowości: nie jednorazowa pomoc, ale stały punkt kontaktu, który myśli razem, aż system będzie pasować do tego, jak Twoja firma działa.

Dlaczego adopcja oprogramowania tak często zawiedzie w gastronomii?

Ponieważ dzień zawsze ma priorytet. Nauka systemu przynosi rezultaty dopiero za miesiąc, a wycena, która jest teraz otwarta, przynosi coś dzisiaj. Bez stale zarezerwowanej godziny wycena wygrywa za każdym razem.

Skąd wiem, że przejście się powiodło?

Gdy Twoi pracownicy przy nowej rezerwacji automatycznie otwierają system zamiast wysyłać e-mail. To jest punkt, w którym adopcja się powiodła, a nie moment, w którym oprogramowanie zostało zakupione.

Catermonkey pomaga Ci przenieść Twoje istniejące wyceny i klientów, dzięki czemu przejście nie zaczyna się od wieczoru przepisywania.

Spróbuj za darmo