Jaka jest różnica między wyceną a fakturą?

Różnica między wyceną a fakturą jest w momencie i w tym, o co nią prosisz. Wycena to propozycja ceny, którą wysyłasz klientowi wcześnie. Faktura to prośba o płatność, która idzie po tym, jak dostarczyłeś usługę.

Co do zasady Twoja wycena, jeśli zawiera wszystkie istotne warunki, jest ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego: wiąże Cię jako wystawcę w okresie jej ważności. Gdy klient ją zaakceptuje w tym czasie, dochodzi do zawarcia umowy, a wraz z nią powstaje obowiązek płatności. Faktura to formalny dokument, który wynika z tej umowy i którym żądasz od klienta zapłaty.

W gastronomii i na imprezach to dzieje się prawie zawsze tak: najpierw wysyłasz wycenę na przykład dla zlecenia cateringu albo imprezy. Po zgodzeniu i wykonaniu zlecenia wysyłasz fakturę.

Różnica między wyceną a fakturą wyjaśniona

Wycena to pisemna propozycja, w której pokazujesz, jakie usługi dostarczasz i ile kosztują. Faktura wysyłasz właśnie po tym, jak dostarczysz usługę, jako prośba o płatność.

W gastronomii i na imprezach to przebiega bardzo konkretnie. Robisz na przykład wycenę dla cateringu na weselu, łącznie z daniami, personelem i sprzętem. Zaraz jak klient się zgadza, wykonujesz zlecenie. Potem wysyłasz fakturę.

Prawna różnica między wyceną a fakturą jest ważna, i w Polsce działa inaczej niż mogłoby się wydawać: wycena, która zawiera wszystkie istotne warunki, jest ofertą w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego i wiąże Cię jako wystawcę w okresie jej ważności, nie tylko klienta. Jeśli klient ją zaakceptuje w tym czasie, powstaje umowa. Faktura wynika z tej umowy i przynosi bezpośredni obowiązek płatności. Jeśli chcesz zachować swobodę zmiany ceny, zaznacz wyraźnie, że to wycena niewiążąca i nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 KC. Trzymanie tego rozróżnienia jasnym sprawia też, że rozmawiasz z klientem wyraźniej o tym, co i kiedy zostało uzgodnione.

Co dokładnie jest wyceną?

Wycena to pisemna propozycja, w której pokazujesz, jakie usługi dostarczasz i ile kosztują. Dla firm gastronomicznych i cateringowych to często punkt startu nowego zlecenia.

Wycena robi trzy rzeczy naraz: pokazuje, że masz porządek w swoich sprawach, czyni Twoją ofertę konkretną i daje klientowi jasność co do kosztów. Dobra wycenie cateringu zawiera menu, liczbę osób, lokację, plan i wszystkie dodatkowe koszty.

Jasna wycena robi różnicę w praktyce. Klienci prawie zawsze pytają kilku dostawców, i ten, który najlepiej wyjaśni, co dostajesz za pieniądze, zwykle wygrywa. Oprócz tego unikasz późniejszej dyskusji o tym, co było w cenie, a co nie.

Co to jest faktura i kiedy ją wysyłasz?

Faktura to oficjalny dokument którym żądasz od klienta płatności za dostarczone usługi. Wysyłasz fakturę po tym jak zrobiłeś catering albo imprezę.

W Polsce jesteś zobowiązany wysłać fakturę, jeśli dostarczasz usługi innym firmom. Fakturę VAT musisz wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po wykonaniu usługi (art. 106i ustawy o VAT). Dla wielu firm cateringowych to znaczy: faktura wychodzi krótko po imprezie, zwykle w ciągu kilku dni.

Faktura ma skutki prawne. Zaraz jak faktura jest wysłana i termin płatności biegnie, oczekuje się od klienta, że płaci zgodnie z umówionymi warunkami. Dlatego Twoja faktura musi być kompletna i prawidłowa, inaczej dostaniesz kłopoty z płatnością albo z Urzędem Skarbowym.

Jakie informacje muszą być na wycenie?

Dobra wycena zawiera wszystko, co klient potrzebuje, żeby zdecydować. Pomyśl o danych firmy, danych klienta, jasnym opisie usług, cenach i o tym, jak długo wycena jest ważna. Dla firm gastronomicznych i eventowych przychodzi tam jeszcze kilka rzeczy.

Na wycenie nie ma obowiązkowych danych prawnie, ale w praktyce są części które prawie zawsze tam są. Nazwa firmy i dane kontaktowe, dane klienta, data wyceny i unikatowy numer wyceny dla Twojej własnej administracji.

Na wycenie cateringowej chcesz być szczególnie jasny. Wymień szczegółowy opis menu, liczbę osób, lokację i datę i godzinę imprezy. Dodaj też, ile personelu zabierzesz, jaki sprzęt bierzesz i jakie są warunki dostawy i płatności. Na końcu nie zapomnij o specyfikacji VAT i ewentualnych dodatkowych kosztach, jak koszt dojazdu czy opłata serwisowa.

Jakie dane są obowiązkowe na fakturze?

Według polskiego prawa faktura musi spełniać parę obowiązkowych wymagań. Te zasady VAT dotyczą też firm gastronomicznych i cateringowych.

Na fakturze muszą być między innymi takie dane: pełna nazwa Twojej firmy i adres, Twój numer identyfikacyjny NIP, data faktury i unikatowy numer faktury. Oprócz tego wymień jasny opis dostarczonego usługi albo produktów, datę dostawy (jeśli odbiegała od daty faktury), kwotę bez VAT, zastosowany procent VAT, kwotę VAT i całkowitą kwotę z VAT.

Dane klienta nie zawsze są obowiązkowe, ale w praktyce prawie wszyscy je wpisują. Czyta się wyraźniej i to trzyma Twoją administrację w porządku.

Dla firm cateringowych ważna jest prawidłowa stawka VAT: usługa gastronomiczna i cateringowa to 8%, ale napoje alkoholowe i niektóre napoje bezalkoholowe zawsze 23%. Jeśli dobrze to uwzględnisz na fakturze, unikasz kłopotów z Urzędem Skarbowym. Dla dokładnych wymagań i wyjątków dotyczących fakturowania możesz Urząd Skarbowy pytać wytycznych. Tak wiesz na pewno że Twoje faktury się zgadzają z tegorocznymi zasadami.

Czy wycena może automatycznie stać się fakturą?

Wycena nie staje się automatycznie fakturą. Zawsze jest kilka kroków między nimi, nawet jeśli dwa dokumenty wyglądają podobnie.

W praktyce to przebiega tak: klient zaakceptuje wycenę, Ty dostarczasz catering albo usługę, i potem robisz fakturę na podstawie co naprawdę zostało dostarczone. Prawie zawsze zmienia się coś, liczba osób albo danie które wylatuje. Dlatego faktura może odbiegać od oryginalnej wyceny.

Dobra administracja oszczędza tu wiele przepisywania. Większość systemów bierze dane z wyceny i wstawia je w fakturę. Jeśli chcesz całkowicie oddać ten krok, przeczytaj, jak faktury automatycznie możesz robić zaraz po zatwierdzeniu wyceny.

Jeśli Twoja wycena jest ofertą w rozumieniu art. 66 KC, wiąże Cię od chwili wysłania, w okresie jej ważności. Gdy klient ją zaakceptuje w tym okresie, powstaje umowa.

Jak długo jest ważna wycena?

Okres ważności wyceny określasz zasadniczo sam, ale w branży cateringu 30 dni to powszechnie używany termin. Jest ważne, żeby zawsze wyraźnie wymienić na swojej wycenie.

Dodaj też, że ceny po wygaśnięciu mogą się zmienić. Pomyśl o składnikach, które są droższe sezonowo, albo o personelu, który kosztuje więcej niż rok temu. Na imprezę zaplanowaną z dużym wyprzedzeniem możesz zastosować dłuższy okres ważności albo dodać do tego dodatkowe ustalenia.

Po wygaśnięciu zrobisz nową wycenę albo przedłużysz starą. Niektóre firmy cateringowe pracują z klauzulą, w której jest napisane, że ceny po pewnym okresie dostosowują się do aktualnych cen zakupu. To unika późniejszej dyskusji i klient wie, na czym stoi.

Główne różnice na jednym liście

Różnica między wyceną a fakturą jest w terminie, celu i konsekwencjach prawnych. Wycena to propozycja ceny przed usługą, faktura to prośba o płatność po usłudze.

Aspekt	Wycena	Faktura
Termin	Przed usługą	Po usłudze
Status prawny	Wiąże wystawcę (oferta, art. 66 KC)	Obowiązek płatności
Cel	Przekonaj klienta	Pytaj o płatność
Wymienienie VAT	Rekomendowany	Obowiązkowy

Dla przedsiębiorców gastronomicznych jest ważne że obydwa dokumenty wyglądają dobrze. Jeden styl firmy, dane które się zgadzają i jasny język. To buduje zaufanie, i klienci płacą fakturę którą od razu rozumieją szybciej.

Co jeśli faktura odbiega od wyceny?

Że faktura odbiega od wyceny dzieje się dość często. Przychodzą dziesięć dodatkowych gości, klient chce jednak buffet deserów, albo lokacja okazuje się bez kuchni więc musisz wynająć dodatkowy sprzęt.

Najważniejsze to: czego klient nie zatwierdził wcześniej, nie chcesz pokazywać po raz pierwszy na fakturze. Potwierdź każdą zmianę mejlem, z kwotą. Wtedy faktura później to tylko wycena plus dodawanie rzeczy na które klient już powiedział tak.

Jeśli faktura wychodzi niżej niż wycena, na przykład bo przyszło mniej gości, to też powiedz. Klient który sam odkryje że mało płacił, będzie Ci ufać dalej.

Jeśli jeszcze pracujesz z osobnymi dokumentami w teczce, warto przenieść Twoje wyceny i faktury do jednego systemu na komputerze. To oszczędza przepisywanie i zmniejsza szansę, że kwota zmieni się po drodze. Masz pytania albo chcesz się wspólnie zastanowić, jak to zrobić, skontaktuj się z nami.

Najczęściej zadawane pytania

Co się dzieje jeśli klient zaakceptuje wycenę ale potem chce zmian?

Zrób wtedy nową wycenę dla zmienionego zlecenia. Powiedz wyraźnie, że cena się zmienia razem z menu, liczbą osób czy godzinami. Potwierdź każdą zmianę mejlem, wtedy wiesz potem dokładnie, na czym się zgoda opierała.

Jak zapobiegam że klienci biorą moją wycenę żeby wymusić niższą cenę u konkurencji?

Wstaw rzeczy, których inny nie skopiuje tak łatwo: danie, które jest Twoje, szefa kuchni, który jedzie z Tobą na miejsce, stałą osobę kontaktową dostępną w dniu imprezy. Wymień też, przy jakich podobnych imprezach już pracowałeś i co myśleli o tym klienci. Klient, który wybiera tylko po cenie, rzadko jest klientem, którego chcesz zatrzymać.

Czy mogę wysłać fakturę jeśli klient nie był zadowolony z mojego cateringu?

Tak, za dostarczone usługi możesz wysłać fakturę, nawet jeśli jest niezadowolenie. Najpierw zadzwoń i spróbuj to rozwiązać. Jeśli jest uzasadniona reklamacja możesz dać zniżkę na część faktury. Zanotuj wszystkie umowy, na wypadek jeśli później będzie dyskusja.

Jaki termin płatności mogę stosować na moich fakturach?

W Polsce termin płatności ustalasz w umowie z klientem, ale prawo ogranicza transakcje między firmami do maksymalnie 60 dni od dostarczenia faktury. W cateringu 14 dni to częsty wybór, bo Ty już zapłaciłeś za zakupy. Zawsze wyraźnie podaj termin płatności na fakturze, a u nowych klientów trzymaj krótszy termin albo proś o przedpłatę.

Jak postępujesz z klientami, którzy nie pojawiają się na zarezerwowanej imprezie?

Wstaw określenie no-show do Twojej wyceny i do ogólnych warunków, gdzie pisze że przy anulowaniu w dniu samym liczysz pełną kwotę. Pytaj przy dużych imprezach przedpłatę. Powiedz te warunki przy umowie, nie dopiero w małym druku.

Czy mogę wycofać wycenę po tym jak ją wysłałem?

Tak, dopóki klient nie zaakceptował. Wyślij krótkie pisemne wycofanie i wyjaśnij dlaczego, na przykład błąd rachunkowy albo dostawca, który podniósł cenę. Zrób to jak najszybciej, wtedy utrzymasz dobrą relację.

Czy powinienem liczyć VAT od opłat za anulowanie czy opłat za nieobecność?

Tak, od opłat za anulowanie i opłat za nieobecność liczysz VAT na tym samym poziomie co normalnie, bo to część Twojej usługi cateringowej. Wymień to jako osobną linię na fakturze, wtedy klient widzi, skąd się wzięła kwota, i Twoje deklaracje się zgadzają.

W Catermonkey zrobisz z zaakceptowanej wyceny jednym kliknięciem fakturę, z tymi samymi liniami i kwotami które klient już widział, żeby nic nie przepisywał i nic nie zapomniał.

Spróbuj za darmo