Zalety CRM dla firmy cateringowej

Dane klientów rozproszone na mailach, w arkuszu Excela i w głowie Twojego planisty kosztują Cię zleceń. Nie dlatego, że pracujesz źle, ale dlatego, że nikt nie pamięta, kto co zamawiał rok temu.

CRM gromadzi całą bazę klientów w jednym miejscu: kim jest klient, co wcześniej zamawiał, jaka wycena jest w toku i co uzgodniono. Poniżej przeczytasz, co konkretnie to przynosi firmie cateringowej i na co zwracać uwagę przy wyborze.

Co CRM przynosi firmie cateringowej

CRM oznacza customer relationship management, to duża nazwa na coś prostego: jedno centralne miejsce, gdzie wszystkie dane klientów, poprzednie wyceny, preferencje i rozmowy stoją razem.

Dla firmy cateringowej oznacza to, że nie musisz już szukać starych maili, aby wiedzieć, co klient zamawiał rok temu. I nie przepisujesz danych klientów ponownie w oddzielnym pliku Excela obok oprogramowania do tworzenia wycen.

Ten przegląd bezpośrednio wpływa na Twoje przychody. Parę, która trzy lata temu zamówiła u Ciebie drinki, możesz osobiście zaprosić na ich jubileusz. Firmę, która rezerwuje spotkanie zespołowe co kwartał, od razu rozpoznasz jako stałego klienta, zamiast jako nieznane zapytanie, które musisz ponownie przeanalizować.

Szybsza reakcja na zapytania

Jeśli CRM jest podłączony do wycen, widać natychmiast stan rzeczy: kto nie otrzymał jeszcze odpowiedzi, która wycena wkrótce wygasa, a do kogo jeszcze powinieneś zadzwonić po pierwszej rozmowie.

Bez tego przeglądu w zajętym tygodniu zawsze jakieś zapytanie gdzieś znika. Zwłaszcza w sezonie, gdy wesela, imprezy firmowe i letnie spotkania się mieszają.

Zapytanie, które otrzymuje odpowiedź w kilka godzin, częściej wygrywa zlecenie niż zapytanie, które leży przez trzy dni. Klienci proszą o wyceny u kilku firm cateringowych jednocześnie, a ten, który reaguje jako pierwszy, poważnie i osobiście, wygrywa.

Mniej administracji, więcej czasu na kuchnię

Bez CRM informacje gromadzą się w miejscach, które nikt inny nie może znaleźć: notatnik planisty, oddzielne wiadomości WhatsApp, lub pamięć właściciela.

Gdy ta osoba się rozchoruje lub idzie na wakacje, reszta czeka. Centralna baza klientów dokumentuje umowy, alergie, preferencje płatności i specjalne życzenia w sposób, który każdy w zespole może sprawdzić.

• Jedno miejsce dla danych kontaktowych, zamiast rozproszone na mailu, telefonie i arkuszach kalkulacyjnych.
• Automatyczne przypomnienia o kontakcie z klientem, aby wycena nie leżała bez ruchu.
• Historia dla każdego klienta: poprzednie imprezy, liczby, preferencje dietetyczne i co działo się dobrze lub źle.
• Mniej błędów przy przekazaniu, gdy kolega przejmuje trwającą rozmowę.

Rozpoznawanie i zatrzymywanie stałych klientów

Większość firm cateringowych zarabia dużą część przychodów na klientach, którzy już wcześniej zamawiali. Tę okazję tracisz z głupiego powodu: nikt nie pamięta, kto rezerwował dwa lata temu.

Mając wszystkie dane klientów w jednym CRM, możesz kontaktować się w ukierunkowany sposób. Wyślij pozdrowienia firmom, które rok temu w tym czasie rezerwowały imprezę świąteczną, albo daj klientowi z jubileuszem znać, że jesteś gotowy na kolejną imprezę.

To tańszy przychód niż pozyskiwanie nowych klientów. Istniejący klient już zna Twoją pracę i nie musi być przekonywany o Twojej jakości, więc szansa na rezerwację jest znacznie wyższa niż w stosunku do zimnego zapytania.

Na co zwracać uwagę przy wyborze

Nie każdy CRM jest zbudowany z myślą o cateringu. W ogólnym systemie sprzedażowym zazwyczaj brakuje pól do liczby gości, preferencji dietetycznych czy sezonowych ofert, więc musisz sam coś dołączać. Zwróć uwagę przy wyborze na:

• Połączenie z Twoimi wycenami, abyś nie wpisywał danych klientów podwójnie.
• Miejsce na szczegóły tego fachu: alergie, liczby, wymagania miejsca.
• Prostota dla Twojego zespołu. System, który nikt nie otwiera, nic nie daje.
• Dostępny na telefonie, abyś mógł go sprawdzić nawet na miejscu.

Ktoś, kto gromadzi dane klientów, wyceny i dalszy kontakt z klientem w jednym miejscu, zyskuje czas na to, co liczy się naprawdę: jedzenie i sama impreza.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między CRM a oprogramowaniem do wyceniania?

Oprogramowanie do tworzenia wycen skupia się na tworzeniu i wysyłaniu wycen. CRM idzie o krok dalej i przechowuje wszystkie dane klientów, historię i komunikację w jednym miejscu, również po zaakceptowaniu lub odrzuceniu wyceny. Catermonkey robi obie te rzeczy, abyś nie musiał skakać między dwoma ekranami.

Czy CRM jest również przydatny dla małej firmy cateringowej?

Zwłaszcza w małym zespole informacja szybko znika, gdy ktoś się rozchoruje lub idzie na wakacje. Centralna baza klientów zapewnia, że dane klientów nie zostają w czyichś głowach lub prywatnych telefonach. Mały biznes potrzebuje tego tak samo jak duży.

Czy wprowadzanie danych klientów nie zajmuje dużo dodatkowego czasu?

Jeśli CRM jest podłączony do wycen, dane klientów są automatycznie zapisywane, gdy ktoś złoży zapytanie lub otrzyma wycenę. Więc nic nie wpisujesz podwójnie, po prostu dokumentujesz to, co i tak robiłeś.

Czy CRM pomaga także w planowaniu personelu lub zakupów?

Pośrednio tak. Dobry przegląd rezerwacji i liczby gości u każdego klienta pokazuje, które okresy będą zajęte, abyś mógł wcześniej zaplanować. Planowanie personelu i zakupów zwykle robisz w pozostałej części oprogramowania cateringowego.

Jak uniknąć tego, że CRM stanie się dodatkowym systemem obok mojego obecnego oprogramowania?

Wybierz tę, która już jest w Twoich wycenach i planowaniu, jak w Catermonkey, zamiast oddzielnego systemu sprzedażowego, który musisz sam podłączyć. Inaczej dane klientów przepisujesz z jednego ekranu na drugi.

W Catermonkey baza klientów jest mocno związana z Twoimi wycenami: widzisz przy każdym zapytaniu, co ten klient wcześniej zamawiał, z iloma gośćmi i za jaką cenę. Od tego zaczynasz swoją następną wycenę, zamiast od pustego ekranu.

Wypróbuj za darmo