Afbestillingsvilkår, der beskytter dig som cateringfirma

En booket event, der aflyses to uger før, koster dig mere end blot omsætningen. Indkøbet er ofte allerede gjort, og personalet er allerede planlagt. Gode afbestillingsvilkår sikrer, at du ikke selv skal bære alle disse omkostninger.

Læs her om, hvordan du opbygger en skala, hvad du nøjagtigt beregner, og hvor du fastlægger det.

Hvorfor du har brug for afbestillingsvilkår

Så snart en booking er endelig, begynder du at bruge penge. Du reserverer personale, du bestiller ingredienser, og du afslår sandsynligvis andre forespørgsler til samme dato.

En sen aflysning koster dig derfor to gange: omsætningen, som du mister, plus de omkostninger, som du allerede har pådraget dig, og som du ikke længere kan tilbagerulle. Mange caterere glemmer den anden halvdel, indtil leverandøren alligevel kommer med kassen.

Uden klare afbestillingsvilkår står du med tomme hænder ved en aflysning, selvom du ikke gjorde noget forkert. Og du kan normalt ikke sælge datoen igen.

Opbygning af en skala efter dato

De fleste caterere arbejder med en skala: jo tættere aflysningen ligger på eventdatoen, desto højere procent tager du. En almindeligt brugt opbygning ser sådan ud.

• Mere end to måneder før: ingen omkostninger.
• Inden for fire uger: halvtreds procent af tilbuddet.
• Inden for en uge: det fulde beløb.

Koordiner de nøjagtige procenter og perioder med det tidspunkt, hvor du selv pådrager dig uigenkaldelige omkostninger. Bestiller du frisk kød tre dage før og ansætter du personale to uger i forvejen, så skal din skala ligge omkring det og ikke omkring en periode, du har kopieret fra en kollega.

Hold antallet af trin begrænset. Tre eller fire niveauer kan du forklare en kunde på telefonen på én sætning, otte niveauer kan du ikke.

Hvad tager du for ved aflysning

Beregn helst ikke blindt en fast procent, men se på hvad du faktisk allerede har brugt eller låst fast: bestilte ingredienser, du ikke længere kan returnere, personale, du allerede havde bekræftet, lejet udstyr med en booking, der ikke længere kan aflyses.

Det er også nemmere at forklare. En kunde, der ser en liste over hvad der allerede var bestilt, diskuterer sjældent regningen. Et nakent procenttal uden dokumentation mødes oftere med modstand.

En depositum hjælper med dette, fordi det allerede dækker en del af dine omkostninger, før afbestillingsskalaen træder i kraft. Ekstra fordel: den, der har betalt, aflyser sjældnere.

Fastlæg afbestillingsvilkår i dit tilbud

Sæt skalaen enkelt i tilbuddet eller i dine almene betingelser, ikke gemt i småskriftet nederst på et separat dokument, som ingen åbner.

Navngiv konkret perioderne, procenterne og om der er undtagelser, for eksempel ved force majeure. Skriv også ned fra hvilket tidspunkt en aflysning tæller: det tidspunkt, hvor kunden ringer, eller det tidspunkt, hvor du har det skriftligt.

En kunde, der ser dette på forhånd sort på hvidt, opfatter en aflysning senere som mere retfærdig end når du først bringer det op på det tidspunkt, hvor det går galt. Det sparer dig en ubehagelig samtale i en uge, hvor du alligevel skal udfylde et hul i din planlægning.

Ofte stillede spørgsmål

Må jeg tage omkostninger for hver aflysning?

Kun hvis du på forhånd har fastlagt dette klart i dit tilbud eller almene betingelser. Uden aftale på forhånd har du juridisk lidt grundlag for at beregne omkostninger.

Hvor mange niveauer bruger jeg bedst?

Tre til fire niveauer fungerer normalt godt: ingen omkostninger længe fra, en stigende procent, efterhånden som datoen kommer tættere, og det fulde beløb i den sidste periode før eventet.

Hvad hvis en kunde aflyser på grund af force majeure?

Mange caterere inkluderer en separat force majeure-klausul, for eksempel for ekstreme vejrforhold eller myndighedsindgreb. Fastlæg på forhånd, hvad der falder under dette, så du ikke skal beslutte på stedet, hvad der er rimeligt.

Skal en aflysning bekræftes skriftligt?

Spørg i det mindste om det, og bekræft selv også per mail, hvad du har aftalt. Ved en telefonisk aflysning står dine ord ellers over for kundens, når det senere handler om regningen.

Hjælper et depositum sammen med afbestillingsvilkår?

Ja. Et depositum dækker allerede en del af dine omkostninger, før afbestillingsskalaen træder i kraft, og gør bookingen mere definitiv for kunden.

Catermonkey sætter dine afbestillingsvilkår og depositum automatisk under hvert tilbud, så du ikke skal tænke på det pr. kunde. Hvis der aflyses, ser du straks, hvilken skala der gælder, og hvad der allerede var bestilt.

Prøv gratis