Hvordan laver jeg automatisk et tilbud baseret på den bestilte mængde produkter?

Et automatisk tilbud baseret på bestilte mængder laver du ved at indtaste dine produktpriser, rabattrapper og variable omkostninger en gang i din kalkulationssoftware. Fra det punkt regner systemet totalprisen ud når du indtaster mængderne. Det sparer dig en aften med at tælle efter, fjerner fejlene fra dine beregninger og holder dine priser ens i alle dine tilbud.

Hvad er automatisk prisberegning og hvorfor sparer det så meget tid?

Automatisk prisberegning er software der regner dit tilbudsbeløb ud når du indtaster mængden af produkter. I stedet for at multiplicere hver vare og lægge det sammen kommer beløbet med det samme ud.

For cateringfirmaer og eventprofessionelle sparer det timer hver uge. Hvor du før sad og regnede en time på et omfattende tilbud, er du nu færdig på et par minutter. Ingen lommeregner ved siden, intet Excel-ark fuldt med formler som kun du forstår.

Den største gevinst ligger i færre fejl og større hastighed. Manuelle beregninger fører til stavefejl, glemte rabatter og beløb der ikke passer. Et system der gør det for dig fjerner de fejl, så priserne du sender til kunder altid stemmer.

Hertil kommer at du kan svare hurtigere på en forespørgsel. Mens catereren længere væk stadig sidder og regner, ligger dit tilbud allerede i kundens mailboks. De to timers forskel afgør oftere over en ordre end du tror.

Hvilke data har du brug for til en korrekt automatisk prisberegning?

For pålidelig automatisk prisberegning har du brug for en håndfuld grunddata, som du kun indtaster én gang. De vigtigste er dine produktpriser pr. enhed, dine rabattrapper og alle variable omkostninger der bestemmer slutprisen.

Produktpriser er dit grundlag. Det er dine omkostninger pr. ret, pr. drink eller pr. tjeneste, inklusiv det fortjenestemargen du ønsker at bevare. Sørg for at de priser er aktuelle og opdater dem regelmæssigt.

Derudover har du brug for dine personalomkostninger. Hvad koster en kok, en tjener eller en bartender pr. time eller pr. event? Taksterne varierer efter eventtype og lokation.

Transportomkostninger er næste punkt. Regn pr. kilometer eller arbejd med faste takster pr. zone. Glem ikke tiden til at læsse og losse da de timer tæller lige så meget.

Derudover har du udstyrsomkostninger (borde, stole, service), et tillæg for steder hvor du dårligt kan komme til og prisforskellene pr. sæson. Jo fuldstændige disse data er som du indskriver, desto bedre stemmer dine automatiske tilbud.

Hvordan sætter du rabatter på mængde op for forskellige produkter?

At sætte rabatter på mængde begynder med at bestemme dine trin pr. produktgruppe. Ikke hvert produkt fortjener den samme rabat, så tænk over hvor rabat giver mening.

Til rabat på store mængder arbejder du med trin. For eksempel: ved 50 til 100 personer 5% rabat, ved 100 til 200 personer 10% rabat og over 200 personer 15% rabat. De procenter sætter du pr. produktgruppe klart.

Den ene produktgruppe kan have mere end den anden. På drikke kan du gå længere, fordi din indkøbsfordel er større der. Ved retter med meget håndværk har du kun lidt plads tilbage, fordi din kok ikke bliver billigere ved 200 gæster.

Nogle cateringfirmaer arbejder hellere med faste rabatter end med procenter. Ved store mængder giver du for eksempel 2 € rabat pr. person. Det holder din margin bedre end en procentdel over hele tilbuddet.

Hold dine rabatter realistiske. Hvis du går for langt ved store mængder, æder det din margin op, for lidt rabat motiverer ikke kunden til at bestille mere. Prøv et par trin og se hvad der sker med dit gennemsnitlige ordrebeløb.

Hvad er fordelene ved software i forhold til manuelle beregninger?

Tilbudssoftware vinder på alle punkter mod manuelle beregninger. Forskellen ligger i præcision, hastighed, udseende og plads til at vokse.

Præcision er den største forskel. Software regner ikke forkert, glemmer momsen ikke og bruger rabatterne ens alle steder. Manuelle beregninger går netop galt ved de tilbud der betyder noget: dem med fyrretyve linjer hvor en forkert tastet mængde vælter hele prisen.

Hvad hastighed angår er der ikke meget at sammenligne. Det, der tager en time i hånden, har du automatisk klar på et par sekunder. Du kan sætte tre varianter af samme tilbud ved siden af hinanden uden at skulle regne alt om.

Dine tilbud ser også bedre ud. Et system leverer pæne, ensartede dokumenter som en kunde får tillid til. Et tilbud i Excel eller rettet for hånd ser nu engang ikke så fint ud.

For en virksomhed der vokser bliver software nødvendig. Går du fra ti til fyrretyve tilbud pr. måned, går manuelle beregninger i stå. Software vokser bare med uden at der kommer timer til.

Systemet holder desuden styr på din prishistorie og din margin pr. kunde. Der kan du se hvilke kunder du tjener penge på og hvilke du skal være skarpere på prisen med.

Hvordan holder du dine automatiske priser aktuelle?

At holde priserne aktuelle kræver en fast rytme: du gennemgår dine prislister regelmæssigt og opdaterer dem. Sæt faste tidspunkter for det på din kalender, for eksempel hver måned eller hvert kvartal.

Prisændringer hos leverandører er normalt den største årsag. Hold kontakt med dine leverandører og spørg om de giver prisændringer i tide. Den ene sender en ny liste af sig selv, den anden skal du selv ringe efter.

Tilpasninger pr. sæson kan du klargøre på forhånd. Nogle produkter er dyrere i højsæsonen eller omkring højtiderne. Indfør disse forskelle på forhånd, så bevæger dine priser sig automatisk med.

Se også regelmæssigt hvad konkurrence gør. Hvis du ligger langt fra, mister du ordrer eller lader penge ligge. Saml et par tilbud fra andre cateringfirmaer og læg dem ved siden af dine egne takster.

Medregn også inflationen og stigende omkostninger: brændstof, energi, lønninger. De sniger sig ind langsomt og æder din margin op, hvis du ikke medregner dem i dine priser.

Skriv ned hvorfor du ændrer en pris. Om et år kan du så se tilbage på hvilke omkostninger der virkelig bestemmer dine priser og kan vurdere næste gangs ændringer bedre.

Hvilke fejl skal du undgå ved automatisk prisberegning?

Den dyreste fejl er en omkostningslinje du glemmer i din grundberegning. Tænk på transport, udstyr, opsætning og afmontering og de ting der altid går forkert. Hvis det ikke ligger i dit system, mister du penge på hver ordre.

Rabatter der bliver regnet dobbelt forekommer ofte, for eksempel en rabattrappe ud over en fast kunderabat. Sørg for at dit system viser hvordan rabatterne er anvendt og regn et par eksempler efter.

At glemme moms er klassikeren der virkelig koster penge. Kontroller at dit system tilføjer momsen automatisk og at det fungerer rigtigt pr. produktgruppe. Ikke alt falder under samme sats.

En anden faldgrube er, at du ikke gennemregner sæsonomkostningerne. Tænk på højere personaleomkostninger omkring højtiderne eller ingredienser der om vinteren koster det dobbelte. Dit system skal kunne håndtere de tilpasninger.

Forældede priser i dit system tærer ubemærket på din fortjeneste. Sæt et signal der advarer dig når en pris har været uændret for længe. Sådan arbejder du aldrig med takster fra for to år siden og behøver ikke at lave beregninger om bagefter.

Regn dine beregninger til sidst af og til efter med et tilbud du kender. Lav et par standard-tilbud med manuelle beregninger og se om du får samme beløb ud. Så ved du sikkert at priserne stemmer.

Catermonkey regner dit tilbud igennem ud fra dine egne produkter og trin så du ser margenen før du sender det. Indsæt dine priser og rabatter en gang og næste tilbud står klar på et par minutter, inklusiv moms og transport.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan starter jeg med at sætte automatisk prisberegning op hvis jeg stadig gør alt manuelt?

Sæt først dine nuværende prislister og omkostninger sammen i et overblik. Vælg derefter software som du selv kan betjene og start med at indtaste dine bedst sælgende produkter. Start småt med ti til tyve varer og udvid når du kan se det stemmer.

Hvad hvis mine kunder ønsker særlige tilpasninger der ikke passer ind i min standard prisberegning?

God kalkulationssoftware lader dig med hånden justere noget ud over den automatiske beregning. Du tilføjer en omkostningslinje, giver en særlig rabat eller ændrer en pris manuelt for en kunde mens resten bare kører automatisk videre.

Hvor tit skal jeg opdatere mine priser og hvordan ved jeg hvornår det er nødvendigt?

Sæt hver måned en prisgennemgang på din kalender og få advarsler ved store omkostningsændringer som brændstof eller kød. Pas på din margin pr. ordre: falder den konstant, er det tid til at justere dine priser. Sæsonændringer kan du klargøre på forhånd.

Kan jeg bruge forskellige priser til forskellige kundetyper (privat vs. erhverv)?

Ja, de fleste systemer arbejder med separate prislister eller rabatter pr. kunde. Du sætter for eksempel et tillæg på sidste-minuts bookinger, en lavere takst til faste kunder og en egen takst til forretningsordrer. Beregningen kører netop automatisk videre.

Hvad gør jeg hvis min automatiske beregning giver en urimeligt høj eller lav pris?

Se først dine indtastede data efter for dobbelte omkostninger eller forkerte enheder, for det er som regel der, fejlen ligger. Læg derefter en manuel beregning ved siden af, og kontroller om rabatterne er anvendt rigtigt. En minimums- og maksimumspris pr. produkt fanger udsvingene.

Hvordan håndterer jeg komplekse events med flere lokationer eller forskellige serviceniveauer?

Regn pr. del: mad, betjening, transport og udstyr hver for sig og læg det sammen til sidst. Sæt et eget tillæg pr. lokation klar og lav to eller tre servicepakker med egen pris. Sådan bliver en stor event overskuelig og beløbet til sidst stemmer.

Kan jeg forbinde mine eksisterende tilbudsskabeloner med automatisk prisberegning?

De fleste systemer lader dig bruge din egen skabelon eller har selv pæne varianter. Du beholder din stil og dit layout mens priserne automatisk indsættes. Dit tilbud ser derfor ud som du er vant til, kun regnearbejdet stemmer nu.

Prøv gratis