Hvad er et tilbud? Den komplette guide til cateringfirmaer

Et tilbud er dit første indtryk hos en ny kunde og grundlaget for hver cateringordre. I denne guide læs, hvad et tilbud præcist er, hvad der skal være på det, hvor bindende det er, og hvordan du forhindrer, at et godt tilbud ligger og samler støv i din kundes indbakke.

Hvad er et tilbud præcist?

Betydningen af tilbud i en sætning: et skriftligt forslag, der angiver, hvad du leverer, til hvilken pris og under hvilke betingelser. Ordet kommer fra det latinske offerre (ordet for tilbud på latin), at tilbyde. Et tilbud er således bogstaveligt talt et forslag, og det er ensidigt: først når kunden siger ja, opstår der en aftale mellem to parter.

Et tilbud er dit forslag til en kunde: hvad du skal levere, til hvilken pris og under hvilke betingelser. Ved catering betyder det normalt en opdeling af retter eller arrangementer, antal gæster, personale, udstyr og ekstra ting som transport eller serveringer.

Når kunden siger ja, danner tilbuddet grundlaget for ordren: hvad der står i det, er det, du leverer.

Det gør et tilbud anderledes end en prisangivelse, du bare nævner over telefonen. Et tilbud er et konkret, skriftligt forslag, som en kunde kan sige ja til, og som du som cateringfirma kan holdes til, så snart det sker.

Tilbud, pristilbud, faktura eller aftale: forskellene

Disse fire termer bruges i flæng, men de er ikke det samme. Et pristilbud er et ikke-bindende estimat, ofte uden alle detaljer. Et tilbud er mere specifikt og beregnet til at blive underskrevet.

Et aftale opstår først, når kunden accepterer tilbuddet: fra da af er I begge bundet til det, der står i det. En faktura sender du efter, som betaling for det, du har leveret på grundlag af tilbuddet.

Er du usikker på, hvilken af de fire der passer til en specifik forespørgsel? De detaljerede artikler går dybere ind på hver forskel: tilbud versus pristilbud, tilbud versus faktura og tilbud versus aftale.

Er et tilbud bindende eller ikke-bindende?

Det afhænger af, hvad du sætter i det. Et tilbud er i Danmark i princippet bindende, når kunden accepterer det, medmindre du eksplicit har gjort det ikke-bindende.

Hvis du ikke skriver noget om gyldighedstiden eller karakteren af tilbuddet, løber du risiko for, at en kunde måneder senere stadig holder dig til en forældet pris. Hvis ingredienser i mellemtiden er blevet dyrere, betaler du selv forskellen.

Sæt derfor altid klart på tilbuddet, om det er bindende eller ikke-bindende, og hvad der sker, hvis en kunde underskriver. Den fulde forklaring finder du i hvor bindende er et tilbud og hvad er et ikke-bindende tilbud. Hvis en kunde allerede har underskrevet, og du vil vide, hvad det betyder for jer begge, læs hvad sker der, når du underskriver et tilbud.

Hvad skal være obligatorisk på et tilbud?

Et godt tilbud skal mindst indeholde: dine virksomhedsoplysninger og CVR-nummer, en klar beskrivelse af, hvad du leverer, prisen eksklusiv og inklusive moms, betalingsbetingelser, en gyldighedsdato og dine generelle betingelser.

Hvis et af punkterne mangler, er et tilbud ikke straks ugyldigt. Du giver en kunde plads til diskussion senere, og den diskussion fører du altid på det forkerte tidspunkt: når arrangementet allerede er afholdt.

Et fuldt overblik over, hvad der er lovpligtigt og hvad der stærkt anbefales, finder du i hvad der skal være obligatorisk på et tilbud.

Hvor længe er et tilbud gyldigt?

De fleste cateringfirmaer bruger en gyldighedsperiode på to til fire uger. Kort nok til at holde dine priser aktuelle, lang nok til at give kunden tid til at beslutte sig.

Sæt altid denne frist på tilbuddet. Uden en gyldighedsdato kan en kunde i teorien måneder senere stadig hævde en pris, der længe ikke passer mere, for eksempel fordi dine indkøbspriser er steget.

Hvis et tilbud er ved at gå ud på dato uden at få svar? Send så en kort påmindelse i stedet for at lade det gå ud af datoen i det stille. Sådan bestemmer du selv, hvornår en pris igen kan forhandles.

Bestem den rette pris og betingelser

En pris, der er lidt for høj, koster dig ordren. En pris, der er for lav, koster dig marginen. Regn ud over ingredienser og personale også dine faste omkostninger, plus transport og en margin for det uventede.

Hvis du bruger food trucks eller eksterne lokationer, regn også opbygnings- og transporttid med. De to bliver oftest glemt i en første prisberegning, og de sidder begge i dine folks timer.

Mere om prisopbygning læs du i hvordan beregner du priser for et cateringtilbud og transportomkostninger i cateringtilbud. Afviger udførelsen fra det, du havde regnet med, for eksempel på grund af et andet gæsteantal? Så læs hvor meget må et tilbud afvige hvordan du håndterer det uden at overraske kunden.

Afsendelse af tilbud, opfølgning og håndtering af svar

De fleste tilbud, der ikke fører til en ordre, fejler ikke på prisen eller indholdet. De fejler på stilhed. En kunde anmoder om et tilbud, bliver travl, og glemmer at svare.

Følg derfor altid op. En kort påmindelse efter et par dage virker ikke påtrængende, den viser tværtom, at du er seriøs omkring forespørgslen.

Hvordan og hvor ofte du følger op, kan du læse om i hvordan du følger op efter afsendelse af et tilbud. Hvis en kunde finder dit tilbud for dyrt, eller hvis der er noget, der ikke passer mere, efter at du har sendt det? Så hjælper hvad gør du, hvis en kunde finder dit tilbud for dyrt og hvad hvis tilbuddet ikke passer dig videre.

Fremsend tilbud hurtigere og mere personligt

At bygge hele tilbuddet op fra bunden hver gang koster en aften, du hellere vil bruge på selve ordren. Med en skabelon sætter du dine virksomhedsoplysninger, betingelser og layout på plads én gang, og ændrer kun indholdet pr. kunde: gæsteantal, menu, dato og pris.

På den måde går tilbuddet ud samme dag, men læses som et forslag lavet til denne kunde. Det koster mere i ordrer end en skarpere pris, for cateringfirmaet, der sender noget ordentligt først, er først i kundens hoved.

I hvordan du personliggør en tilbudsskabelon læser du, hvordan du griber det an. Og når en ordre er gennemført, er det lige så værdifuldt at bede om feedback som tilbuddet selv: det giver dig de ord, du bruger til det næste, som beskrevet i indsaml kundefeedback til fremtidige tilbud.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad betyder tilbud?

Tilbud betyder forslag. Ordet kommer fra det latinske offerre, at tilbyde. I praksis er det et skriftligt forslag, der angiver, hvad du leverer, til hvilken pris og under hvilke betingelser. Det er ensidigt: først når kunden siger ja, opstår der en aftale.

Er et tilbud det samme som et pristilbud?

Ikke helt. Et pristilbud nævner kun et beløb, mens et tilbud også fastlægger, hvad du præcis leverer og under hvilke betingelser. I daglig tale blandes termerne, men når der opstår en tvist, er forskellen vigtig. Vi har udarbejdet den i forskellen mellem et tilbud og et pristilbud.

Hvornår bliver et tilbud bindende?

Så snart kunden accepterer det, medmindre du eksplicit har gjort det ikke-bindende, eller gyldighedsperioden er udløbet. På det tidspunkt bliver dit forslag til en aftale med gensidige rettigheder og pligter.

Er et tilbud det samme som en kontrakt?

Ikke helt. Et tilbud er dit forslag; først når kunden godkender, opstår der en aftale. Fra da af gælder samme rettigheder og pligter som ved en kontrakt.

Skal jeg nævne moms særskilt på et tilbud?

Ja, angiv altid beløb eksklusiv og inklusive moms. I Danmark er der kun én sats, 25%, men det forhindrer stadig diskussion senere, især hos erhvervskunder, der kan få momsen tilbage.

Kan jeg ændre et tilbud, efter at en kunde har sagt ja?

Kun efter aftale. Når en kunde underskriver, bliver tilbuddet en aftale. Hvis du vil ændre noget, for eksempel på grund af et ændret gæstantal, fastlæg det skriftligt som en tilføjelse i stedet for at ændre det oprindelige tilbud i det stille.

Hvor hurtigt skal jeg svare på en tilbudsforespørgsel?

Inden for en dag eller to har du den bedste chance for en ordre. Cateringfirmaer, der svarer hurtigt og præcist, bliver valgt oftere end billigere firmaer, der reagerer langsomt.

Hvad skriver jeg på et tilbud, hvis antallet af gæster endnu ikke er fastsat?

Nævn en pris pr. gæst og et antal, du regner med, og skriv, til hvilken dato kunden må ændre det antal. Så ved I begge, hvor I står, og du behøver ikke at lave tilbuddet fire gange fra begyndelsen.

Skal jeg anmode om forudbetaling, når et tilbud er underskrevet?

Ved større ordrer er det normalt, især hvis du køber ind på forhånd eller reserverer personale. Skriv beløb og betalingstidspunkt ned i tilbuddet selv, så er det ikke en separat snak, når kunden underskriver.

At lave, følge op på og konvertere tilbud til ordrer hører sammen. Catermonkey bygger dit tilbud op fra dine egne retter og priser, holder styr på, hvilke der er åbne, og konverterer et underskrevet tilbud til ordren og fakturaen uden, at du skal skrive beløbene ind igen.

Prøv gratis