Hvordan kan jeg lave mine prisberegninger hurtigt og præcist til forskellige events?

Hurtige og præcise prisberegninger laver du ved at sætte alle dine omkostninger på en række og overlade regnearbejdet til software. Begynd med en klar beregning af ingredienser, personale og overhead, arbejd med faste skabeloner og regn altid en buffer ind for det uventede. Således undgår du at ligge for lavt i pris og holder din margin oppe i hvert tilbud du sender ud.

Hvilke faktorer bestemmer prisen på et event?

Prisen på et event afhænger af seks ting: antal gæster, menuen, lokationen, årstiden, personalet og tilføjelser. Disse seks påvirker hinanden og bestemmer sammen omkostningsberegningen for det catering, du lægger. To events med samme antal gæster kan derfor adskille sig med hundredvis af euro.

Antallet af gæster er grundlaget for din beregning til festcatering. Flere gæster betyder flere ingredienser, mere personale og ofte også højere transportomkostninger. Bemærk, at nogle omkostninger per gæst falder ved større grupper, mens andre stiger.

Menuen har stor indflydelse på din takst til et event. En enkel frokost koster mindre end en udvidet buffet med varme retter. Tænk på tilberedningstid, ingrediensenomkostninger og hvor meget håndværk der er i hver ret. Sæsonprodukter kan hæve dine omkostninger betydeligt.

Lokationen bestemmer dine transportomkostninger og logistik. Et event på første sal uden elevator koster dig en ekstra time på at slæbe sammenlignet med en lokation hvor du kan parkere bilen foran døren. Også hvad der er til rådighed for køkkenet betyder megen for din pris.

Personale er normalt din største omkostningspost efter ingredienserne. Beregn ud over timerne på lokationen også forberedelse, transport og oprydning. Disse personaleomkostninger kan nemt blive en tredjedel af dine samlede omkostninger. Til en kompliceret menu har du brug for erfarne kokke, og det ses i din timeløn.

Hvordan beregner du den rigtige pris per person til catering?

Du beregner prisen per person ved at fire poster lægge sammen: ingredienser, arbejde, overhead og din avancemargin. Hold som retningslinje 30-35% til ingredienser, 35-40% til arbejde, 15-20% til overhead og 10-15% avancemargin.

Start med dine ingredienser per person. Lav en liste over alt hvad der går i, og beregn hvad det koster per gæst. Læg desuden spild og rester til, normalt 5-10% ekstra. Disse omkostninger bliver højere med friske produkter end med holdbare.

Til arbejdet tæller du alle timer sammen: indkøb, forberedelse, kørsel, servering og oprydning. Gang det med din timeløn og divider arbejdsomkostningerne med antallet af gæster. Rejsetid og overtimer hører jo med.

Under overhead falder dine faste udgifter: leje, forsikringer, udstyr og bilen. Beregn hvad disse faste omkostninger koster dig per måned og omregn det til en procentdel af din omsætning. Denne procentdel lægger du til hvert tilbud.

Din avancemargin er din buffer og dit rum for at vokse. Start med 10-15% og skyd det op alt efter hvor kompleks eller risikofyldt ordren er. Faste kunder kan ofte ligge med en lavere marge, engangsordrer kan ikke. Hos velkendte kunder og standardmenuer kan du sidde lavere, ved et nyt koncept højere.

Hvad er den bedste måde at lave tilbud hurtigt til forskellige events?

Hurtige tilbud laver du med faste skabeloner, prislister per menutype og software der udfører regnearbejdet. Således går tiden per tilbud fra timer ned til minutter uden at du opgiver kvalitet. Tre tilbud på en aften kan altså være gangbart.

Lav skabeloner til de events du laver hyppigst: forretningsfrokoster, bryllupper, fødselsdage og firmafester. Sæt standardteksterne, vilkårene og prisopbygningen derinde fra start, så disse blokke kan blive stående. Per kunde tilpasser du kun detaljerne.

Hold per menutype en ajourført prisliste og opdater den månedligt. Notér ud over din salgspris også din kostpris og din marge. Således beregner du på et øjeblik om en ændret menu stadig holder.

Software fremskynder dit tilbudsproces betydeligt. Kundeoplysningerne udfyldes automatisk, systemet beregner prisen fra dine standardmarginer, og dine tilbud går ud med dit eget design.

Sæt også en prisindikation på dit websted. Kunderne sammensætter selv deres ønsker og ser med det samme hvad det cirka koster. Du lægger kun personale- og transportomkostningerne til og sender det endelige tilbud.

Hvordan undgår du at beregne for lidt til et event?

Du undgår at beregne for lidt ved at inkludere alle skjulte omkostninger, arbejde med en buffer og vurdere dine timer ærligt. Lav én liste med alle mulige omkostninger og gennemgå den ved hver kalkulering.

Mange cateringfirmaer glemmer oprydningen bagefter, slitage på udstyr, brændstof og timerne der efter endt event stadig skal bruges på eftearbejde. Sæt disse omkostninger på din liste og tjek dem af per tilbud.

Tag altid en buffer på 10-15% med for det du ikke kan se komme. Tænk på ti ekstra gæster på selve dagen, en oprydning som løber to timer over eller en ovn som giver op. Denne buffer er forskellen mellem gevinst og tab på et event.

Vurdér dine timer ærligt ved at holde styr på hvor meget tid et event virkelig tager dig. Notér forberedelse, transport, service og eftearbejde hver for sig. Disse tal er guld værd for dine næste prisberegninger.

Vær opmærksom på årstiden og dagsprisen på dine ingredienser. Opdater dine priser regelmæssigt, især for produkter som svinger meget. Et tilbud der er gyldigt i en måned kan ellers alligevel koste dig penge.

Hvornår skal du tilpasse dine priser under tilbudsprocessen?

Du tilpasser din pris når ændringer i antal gæster, menuen eller lokationen efter at dit tilbud er sendt ud. Sig bare ærligt hvad forskellen er og hvorfor det er nødvendigt.

Kommer der mere end 10% flere gæster til, tilpasser du altid din pris. Flere gæster betyder ofte ekstra personale, en ekstra tur og nogle gange en anden opsætning, og disse omkostninger kan du ikke tage fra din marge. Vis at du tænker med, men at det har en pris.

Ændres menuen, beregner du på ny. Går en kunde fra en kold frokost til en varm buffet, stiger dit arbejde, dine ingredienser og dit udstyr med. Beregn på ny og lad forskellen se sort på hvidt.

En anden lokation kan ændre dine omkostninger markant. Flyttes et event til et sted længere væk eller med vanskelig adgang, kan dine transportomkostninger og din logistik blive genberegnet.

Vær fleksibel ved småting som et anderledes øl eller to ekstra vegetariske retter. Ved ændringer som påvirker din omkostningspris tilpasser du tilbuddet. Forklar altid hvorfor og lad kunden mærke, at du forstår kundens ønske.

Catermonkey beregner dit tilbud ud fra dine egne opskrifter og timelønsatser, så du ser avancen på et event før du sender det. Omkostningerne til ingredienser, personale og transport ses i én oversigt, og dine tilbud sendes ud med dit eget design. Vil du se hvordan det udspiller sig ved dine events, tag gerne kontakt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor ofte skal jeg opdatere mine standardpriser for at forblive konkurrencedygtig?

Opdater dine priser mindst hver tredje måned, og oftere hvis dine ingredienser svinger hårdt. Hold dagsprisen på dine hovedingredienser uge efter uge og genberegn dine tilbud når der kommer en stigning på mere end 10%. Således taber du ikke penge på et event du kalkulerede for måneder siden.

Hvad gør du hvis en kunde synes dit tilbud er for dyrt men du ikke vil gå under din omkostningspris?

Tilbyd et alternativ i stedet for at lade din pris falde: en simplere menu, mindre service ved at gæsterne selv tager fra buffeten, eller en lokation som koster dig mindre transport. Vis din omkostningspris og forklar hvilke dele der kan ændres. Din marge holder og kunden ser at du ved hvad du taler om.

Hvordan beregner du transportomkostningerne rigtigt ved events på forskellige afstande?

Beregn din transport på rejsetid, brændstof og slitage på din vogn. Hold omkring €0,50-0,70 per kilometer for en varevogn, plus en timeløn for chaufføren. Over 50 km beregner du rejsetiden separat. Lav et par faste zoner så du ikke skal beregne det hver gang.

Hvilke softwarefunktioner er vigtige for automatisk prisberegning?

Søg efter software med en ingrediensliste, automatisk margeberegning, personaleplanlægning og omkostninger per type event, så du ikke skal beregne hver gang fra start. Praktisk er også sæsonpriser, rabatter per kunde og en forbindelse med dit bogholderi. God software sparer dig omkring 70% af den tid du nu bruger på tilbud.

Hvordan håndterer du last-minute ændringer der øger dine omkostninger?

Sæt i dine vilkår hvad der sker ved ændringer inden 48 timer før eventet. Beregn 15-25% tillæg for tilpasninger hvor du skal købe ekstra ind eller skaffe ekstra personale. Nævn disse vilkår forinden i dit tilbud, så din kunde ved hvad han går ind til.

Hvad er en realistisk avancemargin for begyndere versus erfarne caterere?

En nybegynder kan starte på 8-12% avancemargin for at få kunder, men skal inden et år op på 12-15%. Erfarne caterere beregner 15-20% på et standardevent og 20-25% på en kompliceret eller risikabel ordre. Byg langsomt din marge op ved specialisering og faste kunder.

Prøv gratis