Hvad er avancen på en eventlokation?

En eventlokation tjener på to måder: på leje af rummet og på mad og drikke. De to har helt forskellige avancer. Blander du dem i én bunke, kan du ved slutningen af måneden se, hvad der ligger under stregen, men ikke hvor det kom fra.

Herunder læser du hvad en sund avance er for en eventlokation, hvilke omkostninger der bestemmer den og hvordan du selv beregner den.

Hvad er en sund avance for en eventlokation?

En sund nettoavance for en eventlokation ligger normalt mellem 10% og 20%. Det er højere end for et cateringfirma uden eget lokale, fordi en stor del af din omsætning kommer fra lokaleudlejning. Når lokalet først er der, koster en ekstra booking ikke meget mere.

Mad og drikke ovenpå ligger tættere på avancen for en restaurant eller et cateringfirma. Der går først ingredienser, køkkenpersonale og servering fra, før noget bliver til avance.

Hvis du holder lokalet fyldt også uden for højsæsonen, når du ofte toppen af det interval. Et lokale som kun kan trække indtægter fra en håndfuld travle måneder, falder til bunden.

Hvilke omkostninger bestemmer avancen på din eventlokation?

Leje eller realkreditlån og lokalevedligeholdelse er typisk dine største faste udgifter, ofte 15-25% af din omsætning. Den regning løber bare videre de dage hvor ingen er derinde.

Personale er det andet store udgiftspunkt. Servering, rengøring og sikkerhed ved større events kommer normalt til omkring 20-30% oven i.

Hvis du selv laver cateringen, tæller ingredienserne separat: normalt 25-35% af omsætningen fra mad og drikke, det samme som for et cateringfirma. Derudover betaler du marketing- og bookingsomkostninger, tænk på provisioner til bryllupsplatforme eller eventbureauer (3-8%). Og så har du stadig forsikring og tilladelser til større sammenkomster.

Hvordan beregner du avancen på din eventlokation?

Formlen er den samme som for ethvert andet cateringfirma: (omsætning − samlede omkostninger) ÷ omsætning × 100 = nettoavance i procent.

Regn altid med beløb eksklusiv moms. Momsprocenten på leje og mad og drikke adskiller sig pr. land, og kan endda inden for ét land være forskellig mellem lokaleudlejning og catering.

Et beregningseksempel. Dit lokale kører 40.000 € omsætning (ekskl. moms) på en måned, hvoraf 15.000 € er ren lokaleudlejning og 25.000 € er catering og drikke. Dine omkostninger er 9.000 € på lokale og vedligeholdelse, 10.000 € på personale, 8.000 € på ingredienser og drikke, 2.000 € på marketing og bookingsprovisioner, og 1.500 € på forsikring og øvrigt. Samlede omkostninger: 30.500 €. Avance: 9.500 €.

Avance: (40.000 € − 30.500 €) ÷ 40.000 € × 100 = omkring 24% brutto. Træk så din egen løn eller ejervederlag fra, og du kommer normalt ud på 12-18% netto.

Beregn avancen på lokaleudlejningen og på cateringen hver for sig. Så ser du straks om det er værd at lave mad selv, eller om du bedre kan arbejde med en ekstern cateraar. Den afvejning er skrevet ud i eget catering eller ekstern cateraar ved en eventlokation.

Hvilke faktorer påvirker din avance?

Sæsonen spiller den største rolle. Bryllupper og sommerlige firmaevents topper i for- og eftersæsonen, mens vintermånederne ofte er stille medmindre du er fokuseret på helligdagscatering.

En lokation som spreder sine bookinger over hele året, holder en meget mere stabil avance end en lokation som kun er fuld i højsæsonen. To tomme uger i februar koster dig lige så meget lokale og faste udgifter som to fulde uger i juni.

Eventtypen betyder også noget. Firmaevents bliver booket kortere på forhånd og giver mindre pr. gæst end bryllupper, hvor folk normalt bruger mere penge på mad, drikke og pynt.

Og valget mellem at lave mad selv eller tillade eksterne cateringfirmaer skifter hvor din avance kommer fra. Eget catering giver mere omsætning pr. event, men medbringer også mere risiko og faste personaleomkostninger.

Hvordan forbedrer du avancen på din eventlokation?

Start med din belægning uden for højsæsonen. En firmareception på en hverdag eller en lukket vinteraften fylder en dag, som ellers ville stå tom, mens lokalet stadig koster penge. Sådan nogle dage behøver ikke at give topavance for at være værd besværet.

Arbejd med klare pakkepriser pr. eventtype. Så ved du allerede når du sender tilbuddet hvad en booking giver, i stedet for at beregne det derefter og blive skræmt.

Beregn lokaleudlejning og catering pr. event hver for sig. Ofte viser det sig, at salen tjener pengene, mens køkkenet mest er optaget, eller præcis det modsatte. Det er den slags, du justerer dine priser efter, og også det, du retter dit salg mod: hvis salen tjener avancen, er en ekstra bookingdag mere værd end en dyrere menu.

Ofte stillede spørgsmål

Er lokaleudlejning mere lukrativ end catering?

Normalt ja, fordi der er få variable omkostninger når først lokalet står der. Catering sidder tættere på en restaurants avance pga. ingredienser og timer som følger med.

Kan du bedre selv lave catering eller tillade en ekstern cateraar?

Det afhænger af din belægning og dit team. Eget catering giver mere omsætning pr. event, men også mere risiko og faste personaleomkostninger. Læs afvejningen i eget catering eller ekstern cateraar ved en eventlokation.

Beregner jeg min avance inklusiv eller eksklusiv moms?

Eksklusiv moms, ellers sammenligner du æbler og pærer. Momsprocenten på lokaleudlejning er ofte forskellig fra moms på mad og drikke, så med moms i virker den ene omsætning tungere end den anden.

Hvordan undgår jeg tomme måneder uden for højsæsonen?

Spred dit tilbud. Firmaevents, lukkede middage og mindre sammenkomster fylder hverdage og vinterdatoer, som er mindre populære til bryllupper. En mere stabil belægning giver en mere stabil avance end at stole på tre topmåneder.

Hvor ofte skal jeg kontrollere min avance?

Mindst en gang om måneden, og efter en travl sæson også pr. event. Så ser du hurtigt hvilken type booking som faktisk forbedrer din avance, og hvilken som mest fylder din kalender og dine folk op.

Catermonkey holder styr på, pr. event, hvad lokaleudlejningen og hvad mad og drikke giver, og beregner dit tilbud ud fra dine egne priser. Så ser du avancen på en booking før du bekræfter den, i stedet for at skulle finde den derefter.

Prøv gratis