Betalingsfrister: sådan undgår du kunder der betaler for sent

Et event som er kørt rundt, er stadig ikke en faktura som er kommet ind. Uden klare betalingsfrister og en fast rytme for opfølgning glider nogle kunders betaling stille og roligt flere uger ud. Det bemærker du som regel først, når dine egne regninger allerede ligger på dørmåtten.

I denne artikel læser du hvordan du fastlægger en betalingsfrist, hvornår du sender en påmindelse og hvad du gør hvis en kunde virkelig ikke betaler.

Fastlæg en klar betalingsfrist

Sæt på hver faktura en rigtig forfaldsdato, med dag og måned på. Så ikke bare en frist som »inden 30 dage«, for en kunde, der selv skal beregne, beregner til sin egen fordel.

Vælg en betalingsfrist som passer til hvornår pengene skal være hos dig, og gå ikke væk fra det pr. kunde. Jo mere fast du er, jo mindre er der at diskutere derefter om hvornår betalingen skulle være kommet.

Nævn den frist også allerede i dit tilbud og i dine generelle vilkår. Så står det ikke for første gang på fakturaen, og kunden ved, hvad han går ind til, før eventet bliver booket.

Påmindelser og rykkere

Vent ikke til en faktura er langt forbi forfaldsdatoen før du høres. Send omkring forfaldsdatoen selv en venlig påmindelse, og hvis der to uger senere stadig ikke er kommet noget, en tydeligere rykker.

Fastlæg den rytme én gang, så skal du ikke tænke over hvornår du taler til nogen hver gang. Det fjerner også det ubehagelige: du følger bare din egen aftale, du presser ikke nogen.

Se også at spørge om forudbetaling som cateringfirma. Der står det hvordan du allerede før eventet får en del af pengene ind, så en sen betaling rammer dig mindre hårdt.

Hvad hvis en kunde virkelig ikke betaler

Giver påmindelsen og rykkeren ikke noget resultat, er et officielt betalingspåkrav næste trin. Derefter må du lovligt opkræve inkassogebyr, på betingelse af at du også har det i dine generelle vilkår.

Overvej ved mindre beløb, hvad et inkassobureau eller et juridisk skridt giver dig i nettogevinst. For et par hundrede euro mister du ofte mere på proceduren end på den faktura, det drejer sig om.

Hvis den samme kunde bliver ved med at gøre det, så skift aftalen i stedet for rykkeren. Arbejd hos sådan en opdragsgiver fra nu af med en forudbetaling, eller bed om hele beløbet på forhånd. Det er mindre irriterende end at skulle jagte betalingen hver gang.

Beskyt din cashflow

Et par sene betalere putter ordentligt pres på din cashflow, især i en måned med meget eget indkøb og en fuld lønningsliste. Pengene er ganske vist tjent, men de står stadig på en andens konto.

Hold derfor styr på hvilke fakturaer der stadig er åbne og hvor længe. Gå gennem den liste ét fast tidspunkt hver uge, så opdager du et problem ikke først den dag, hvor din egen leverandør ringer.

Konsekvent fakturering og opfølgning virker på længere sigt bedre end at håbe på, at kunden selv husker det. De fleste mennesker betaler bare, kun sjældent af sig selv som de første.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er en normal betalingsfrist inden for catering?

Mange cateringfirmaer holder 14 til 30 dage efter fakturadato. Vigtigere end det præcise antal dage er at du bruger den samme frist hos hver kunde og at du er klar med det på forhånd.

Må jeg opkræve inkassogebyr?

Ja, efter et officielt betalingspåkrav må du lovligt opkræve inkassogebyr. Sørg for at det også står i dine generelle vilkår, ellers får du diskussion om det.

Hvor hurtigt skal jeg sende en påmindelse?

Send en venlig påmindelse omkring forfaldsdatoen selv, og en tydeligere rykker omkring to uger efter hvis der stadig intet er kommet. Vent ikke til fakturaen allerede er en måned forfalden, for så er den hos kunden længe røget ned på bunken.

Kan jeg kræve forudbetaling hos kunder som hyppigt betaler for sent?

Ja, det er helt almindeligt. Med en kunde der gør det oftere virker en forudbetaling eller fuldstændig forudbetaling bedre end at skulle jagte betalingen hver gang. Sæt det i tilbuddet, så kommer det ikke som en overraskelse.

Hvad skal jeg præcis sætte på fakturaen så der ikke opstår diskussion?

Datoen for eventet, antal gæster som blev beregnet med, de aftalte beløb og en forfaldsdato i tal. Henvis derudover til det tilbud kunden har underskrevet, så du ikke skal grave i din mailbox hvis der er spørgsmål om et beløb.

Hvordan holder jeg styr på hvilke fakturaer der stadig er åbne?

På én liste som du går gennem hver uge, med for hver faktura forfaldsdatoen og datoen for sidste påmindelse. Så snart det overblik ligger i din mailbox i stedet for ét sted, overser du altid nogen.

Catermonkey sætter betalingsfristen fra dit tilbud automatisk på fakturaen og viser hvilke fakturaer der er forbi forfaldsdatoen, så du med ét blik ser hvem du stadig har penge stående hos.

Prøv gratis