Byg en kundedatabase som cateringfirma: sådan holder du kontrol over dine kunder

Hvert tilbud, som du sender, og hvert event, som du arrangerer, leverer kundeoplysninger. Hos mange cateringfirmaer forsvinder denne viden i løse e-mails og i ejerens hoved.

En kundedatabase, som du vedligeholder, sikrer, at du genkender returkunder, husker præferencer og sender et passende tilbud hurtigere. Det handler ikke om, hvilken software du vælger, men om hvad du holder fast i, og hvordan du holder det opdateret. I denne artikel læser du, hvordan du med et par faste vaner opbygger en kundedatabase, som du reelt har noget ud af.

Hvorfor løse e-mails på sigt koster dig penge

En kunde, som bookede et bryllup hos dig for to år siden og nu ringer for en virksomhedsfest, forventer, at du stadig husker, hvad der foregik dengang. Hvilket menukort de var glade for, om der var allergier, hvordan samarbejdet fungerede.

Hvis denne information kun er i hukommelsen hos én medarbejder, eller er gemt et sted i en gammel e-mailkorrespondance, hvor den ikke kan findes, starter du fra nul ved hver ny kontakt. Det koster dig tid, og kunden har følelsen af, at han henvender sig til en fremmed, mens han allerede var kunde.

At opbygge en kundedatabase behøver ikke at være en stor omstrukturering. Det starter med at aftale hvad du holder fast i, og derefter overholde det.

Hvad du minimalt ønsker at notere

Jo mere omfattende din database, jo hurtigere bliver den uoverskuelig. Begræns dig til de ting, som du virkelig kan bruge ved næste kontakt:

• Kontaktoplysninger, og hvem inden for organisationen, der træffer beslutningen.
• Tidligere arrangementer: type, antal gæster, dato og det valgte menukort.
• Allergener, kosttyper eller andre aftaler, som spiller en rolle igen ved næste arrangement.
• Hvad der gik godt og hvad der gik mindre godt, så du gentager det næste gang eller helt undgår det.

At notere mere end dette koster som regel mere tid end værdi. Målet er, at du ved en ny kontakt inden for ti sekunder ved, hvem du har at gøre med, ikke at du holder et komplet dossier pr. kunde.

Ét sted i stedet for tre

Det er ikke dårligt at begynde med et enkelt regneark, så længe det bare er det eneste sted, hvor denne information er. Det løber af sporet, når samme kunde samtidig er i en mailboks, i en løs Excel-fil og i ejerens hoved.

Så arbejder ingen med de samme oplysninger, og ingen retter heller en fejl, som dukker op der. Vælg bevidst ét sted, et regneark eller en CRM, og aftal med dit hold, at nye kundeoplysninger går dertil og ikke til en løs note.

Hold databasen opdateret

En kundedatabase, som du sætter op én gang og derefter lader ligge, er inden for et år lige så upålidelig som slet ingen database. Byg opdateringen ind på et tidspunkt, hvor du alligevel arbejder med denne kunde.

Gør det direkte efter et arrangement, når detaljerne stadig er friske, og ikke først ved næste kontakt, når du allerede skal grave efter, hvad der var aftalt. Udpeg ét fast tidspunkt, for eksempel direkte efter slutafregningen, hvor opdatering bare hører til.

En kundedatabase er ikke et mål i sig selv. Det er den måde, hvorpå du lader dine kunder mærke, at du husker dem. Med et par aftaler om, hvad du noterer, hvor det står, og hvornår du opdaterer det, opbygger du det uden at det bliver en separat administrativ opgave.

Ofte stillede spørgsmål

Har jeg brug for en CRM til at opbygge en kundedatabase?

Ikke nødvendigvis. Et velvedligeholdt regneark virker fint for et lille firma. Vigtigere end hvilken software du vælger, er det, at det er det eneste sted, hvor kundeoplysninger kommer, og at dit hold ved det.

Hvor meget historie skal jeg holde fast i pr. kunde?

Nok til hurtigt at vide ved en ny kontakt, hvad du taler om: hvilken type arrangementer, hvilket menukort og særligheder såsom allergener. Udførlige noter til hver samtale giver som regel mere arbejde end værdi.

Hvem i holdet skal have adgang til kundedatabasen?

Alle, der har kundekontakt: salg, planlægning og ofte også køkkenet, når det handler om kosttyper. Hold det begrænset til dem, der virkelig bruger informationen, så det forbliver overskueligt.

Hvordan håndterer jeg kundedata og privatlivsbeskyttelse?

Notér kun, hvad du har brug for til at arrangere et event godt, og vær åben over for kunden om, hvad du gemmer. Slet data fra kunder, som ikke længere booker, og som du ikke længere bruger.

Hvordan får jeg alligevel gamle kunder ind i min kundedatabase?

Gå gennem fakturaerne fra de seneste to år, og find de kunder, der har booket mere end én gang. Det er normalt en aftens arbejde og giver dig straks den liste, du kan hente nye forespørgsler fra.

Hvornår kontakter jeg en kunde fra min database igen?

Omkring det tidspunkt, hvor han bookede sidste år. En virksomhed, som bestilte en julefrokost i november, er i september den rigtige at ringe til. Sæt det som en påmindelse ved kunden selv, så behøver du ikke tænke på det.

Catermonkey gemmer pr. kunde de tidligere arrangementer, menukortet og kosttyper ved selve tilbuddet, så du ved en ny forespørgsel ser, hvad du leverede sidste gang uden at søge i din mailboks.

Prøv gratis