Bryllupscatering: hvorfor et bryllup kører anderledes end et almindeligt event

Et bryllup er ikke et firmaevent med et andet dug. Parret planlægger kun én gang i deres liv en fest af denne størrelse, og alt er personligt: menuen, timingen, gæsterne som de har kendt i årevis. Det gør bryllupscatering samtidig givende og vanskelig. Du arbejder med høje forventninger, meget skræddersyet arbejde og en dato som ikke kan flyttes. I denne blog sætter vi på en liste hvad et bryllup gør anderledes end en almindelig ordre, og hvordan du tackler tilbuddet, smageprøven og planlægningen så brudepar ikke skal bekymre sig.

Én chance, ingen generalprøve

Ved en firmafest eller en messelunch hører ofte en fortsættelse til. Hvis der går noget galt, gør du det bedre næste gang. Ved et bryllup har du ikke den næste gang. Datoen er fastsat, scenariet kører fra morgen til sent på natten, og brudeparret husker præcis hvad der gik galt. Den ene dag vejer tungt, og det ændrer hvordan du håndterer hvert trin.

Det begynder ved det første møde. En forretningskunde vil vide, hvad det koster og hvornår det er der. Et brudepar vil primært føle, at de er i gode hænder. Du sælger ikke retter, du sælger ro.

Tilbuddet: skræddersyet fra første linje

En standardpakke med tre menu-valg virker sjældent for et bryllup. Det ene par ønsker en walking dinner med retter fra området hvor de mødte hinanden, det andet ønsker farmors yndlingsdessert på menuen. Dit tilbud skal kunne følge disse ønsker uden at du hver gang starter fra nul.

Hvad hjælper dig til at holde styr:

• Arbejd med opbygningsblokke (modtagelse, middag, natmad, drikke) som du på hver bryllup kombinerer anderledes.
• Gør antallet af gæster og prisen pr. person umiddelbar synlig, så en ændring i gæstelisten straks genregnes.
• Fastsæt kosttyper og allergener i tilbuddet, ikke først en uge før.
• Sæt tydeligt på papir hvad der sker ved aflysning eller en senere gæsteliste. Ved et bryllup skubber det antal næsten altid endnu.

Et tilbud som ser pænt ud og stemmer helt ned til sidste linje, betyder mere for et brudepar end for nogen anden kunde. Det er deres første bevis på at du tager det alvorligt.

Smageprøven tæller dobbelt

Med få ordrer kommer kunden på forhånd til smageprøve. Ved et bryllup er smageprøven ofte det øjeblik hvor beslutningen falder. Parret tager nogle gange forældrene med, der tages foto, og retterne de smager den aften skal præcis sådan ud på tallerkenen måneder senere.

Behandl smageprøven derfor som en mini-udførelse, ikke som en uforpligtende præsentation. Notér hvad de valgte, hvilke tilpasninger de ville og hvad de lod være. Disse noter er din hukommelse til dagen selv, og de forhindrer at du i den travle opbygning falder tilbage til antagelser.

Timing som ikke kan flyttes

En bryllupsdag kører på minuttalet. Ceremonien trækker ud, fotografen vil have det gyldne lys, middagen skal være varm netop når gæsterne sætter sig. Du står midt i det scenarie, og du er sjældent den eneste leverandør. Der er en lokation, ofte en DJ eller band, nogle gange en weddingplanner der binder det hele sammen.

Sørg for at dine arbejdslister og tidsplan den dag stemmer med brudeparrets scenarie. Hvem sætter hvornår klart, hvor meget personale står i køkkenet og i salen, og hvornår går natmaden rundt. Jo bedre det er fastsat på forhånd, jo mindre skal du improvisere dagen selv, netop når der ikke er plads til at improvisere.

Arbejder du sammen med en lokation eller som diner transportable

Mange bryllupper klarer du ikke alene. Hvis du arbejder fast sammen med en selskabslokale, skal jeres aftaler om køkken, levering og personale passe perfekt sammen. Gør du det som diner transportable på lokationen hos kunden derhjemme eller i en festsal, så bærer du selv hele logistikken fra indkøb til afvask. I begge tilfælde gælder: jo klarere du har fastsat ordren, jo lettere ved alle hvad de forventes at gøre.

Til slut

Bryllupscatering kræver mere opmærksomhed end en almindelig ordre, men det giver dig også de mest tilfredse kunder du kan få. Forskellen ligger ikke i bedre retter, den ligger i forberedelsen: et tilbud som følger ønskerne, en smageprøve du fastlægger godt, og en plan som stemmer helt ned til minuttet. Hvis det står fast, kan du fokusere på det som betyder noget dagen selv, og det kan brudeparret også.

Ønsker du at holde dine tilbud, smageprøve-noter og arbejdslister til hvert bryllup på ét sted? Prøv Catermonkey gratis og se hvordan det virker til dit firma.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor lang tid før boeker et brudepar cateringen?

Normalt seks måneder til et år i forvejen, og til populære datoer i højsæsonen endnu tidligere. Det giver dig tid til smageprøve og tilpasninger, men betyder også at du fastsætter priser længe i forvejen. Aftal hvordan du håndterer prisændringer hvis indkøbet bliver dyrere på det tidspunkt.

Spørger du om et depositum ved bryllupscatering?

Det er normalt. Et depositum dækker dit indkøb og reservation, og giver brudeparret et klart øjeblik hvor bookingen bliver endelig. Sæt beløbet og tidsfristen i dit tilbud, sammen med hvad der sker ved aflysning.

Hvordan håndterer du en gæsteliste som stadig ændrer sig?

Regn med at få et endeligt antal først et par uger før ved et bryllup. Aftal en sidste dato hvor antallet bliver endeligt, og fastlæg hvor længe ændringer kan ske uden omkostning. Hvis du arbejder med en pris pr. person, genregnes en ændring i antal straks.

Hvem er dit kontaktpunkt på selve dagen?

Ofte ikke brudeparret selv, de har nok at lave den dag. Aftal på forhånd hvem der taler for dem: en vidne, et familiemedlem eller weddingplanneren. Ét klart kontaktpunkt forhindrer at du under middagen skal lede efter svar.

Hvor meget personale skal du bruge til et bryllup?

Det afhænger af formen: en udserveret middag kræver mere betjening end en buffet eller walking dinner. En hyppigt brugt regel er én medarbejder per ti til femten gæster ved udservering. Tænk også på, at en bryllupsdag er lang, så regn med afløsning eller tilstrækkelig plads i dit skema.

Ønsker du at organisere din bryllupscatering bedre? Så prøv det via knappen herunder.

Start gratis