Catering til en firmafest: hvad er anderledes end ved privat fest?

Til en firmafest forhandler du ikke med brudeparret selv, men ofte med en HR-ansvarlig eller kontorchef, der får et fastsat budget pr. person. Antallet varierer også anderledes: hvor næsten alle kommer til en privat fest, bliver en del af tilmeldingerne hjemme ved en firmafest, og det koster dig penge, hvis du ikke regner med det. I denne artikel læser du, hvordan du håndterer udeblivelser, hvordan du oversætter et fast budget pr. gæst til et tilbud, og hvilke aftaler du fastlægger, som ikke spiller en rolle ved en privat fest.

Hvorfor en firmafest kræver anden fremgangsmåde

Til bryllup eller fødselsdagsfest taler du med de mennesker, der selv er på festen. Til en firmafest taler du med en HR-ansvarlig eller kontorchef, der arrangerer festen på vegne af hundrede kollegaer, med et budget, der ofte allerede er fastsat, før du laver tilbuddet. Dertil kommer, at festen næsten altid er bygget op omkring et program: taler, en prisoverrækkelse, en præsentation. Det program bestemmer, hvornår du serverer, ikke omvendt.

Udeblivelser: regn ikke med tilmeldingslisten

Til en firmafest melder en større del ofte fra, eller de møder slet ikke op, i forhold til private fester: kalenderne støder sammen, mennesker er syge, eller en deadline holder nogen på kontoret. Regn derfor ikke med tilmeldingsantallet, men med 85-90 procent af det, medmindre virksomheden giver en hård garanti for antallet.

Vær her mere forsigtig med indkøb, du ikke kan omgøre, som kød og fisk, og mere generøs med holdbare eller tørre varer. Sådan undgår du at skulle kassere det, du har købt til en virksomhed, der selv ikke havde opdateret sin tilmeldingsliste.

Et fast budget pr. person oversat til et tilbud

Hvor brudeparret spørger »hvad koster det«, giver en virksomhed dig ofte et beløb pr. person, for eksempel 45 euro inklusiv drikke, og du skal holde dig inden for det. Opdel det budget i dit tilbud i mad, drikke, personale og udstyr, med din avance som separat linje, i stedet for at beregne en pris, der overstiger budgettet og så skal skæres ned bagefter.

Arbejder du oftest for virksomheder, så sammensæt to-tre pakker, der passer inden for efterspurgte budgetter. Så kan ordregiveren vælge uden at du skal genberegne alt hver gang.

Aftaler som ikke spiller en rolle ved privat fest

En virksomhed vil normalt have fakturaen på organisationens navn, ofte med et PO-nummer eller omkostningssted til deres egen regnskabsføring. Spørg om dette i starten, ikke først når du sender fakturaen. Fastlæg desuden, hvem der er ansvarlig for alkoholpolitikken: virksomheder vil i stigende grad aftale kontraktuelt, hvordan du håndterer gæster, der drikker for meget. Og fordi virksomheder ændrer gæsteantallet oftere last-minute end private kunder, aftaler du en klar deadline, hvorefter ændringer ikke længere er gratis.

Vil du undgå at skulle finde ud af disse aftaler hver gang?Prøv Catermonkey gratis og gør din erhvervstilbudsskabelon med disse elementer klar én gang for alle.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor mange udeblivelser regner du med til en firmafest?

Regn med 85-90 procent af tilmeldingslisten, medmindre virksomheden giver en hård garanti for antallet.

Hvordan håndterer du et fast budget pr. person fra en virksomhed?

Opdel budgettet i mad, drik, personale og udstyr, med din avance som separat linje. Hvis du laver det ofte, så sammensæt faste pakker inden for hyppigt efterspurgte budgetter.

Hvad skal stå på fakturaen til en firmafest?

Virksomhedens navn, og ofte et PO-nummer eller omkostningssted. Spørg om dette i starten, ikke først når du sender fakturaen.

Hvem er ansvarlig for alkoholbrug på en firmafest?

Fastlæg dette på forhånd som en kontraktuel aftale med ordregiveren. Flere og flere virksomheder vil have dette eksplicit aftalt.

Hvornår kan en virksomhed stadig ændre gæsteantallet?

Aftal en hård deadline, hvorefter ændringer ikke længere er gratis. Virksomheder ændrer antallet langt oftere last-minute end private kunder.

Vil du lave dine erhvervstilbud hurtigere og mere præcist?

Prøv gratis