Med din food truck på en festival: hvad skal du passe på som cateringfirma?

En festival er for mange food truck-cateringfirmaer den smukkeste og hårdeste dag i sæsonen. Tusinder af gæster kommer forbi din stand på kort tid, og organisationen stiller andre krav end et lukket virksomhedsarrangement. I denne artikel gennemgår vi, hvad du skal passe på: fra tilladelse og standplads til at holde tempoet, når køen ikke stopper.

Hvad gør en festival anderledes end et almindeligt sted

Ved et virksomhedsarrangement kender du ofte gæsteantallet, tiderne og lokalet i detaljer. På en festival arbejder du med meget mere usikkerhed: antallet af besøgende, der kommer til din stand, afhænger af vejret, programmet og den plads du får på området. Du deler derudover arealet med andre stande, og organisationen fastsætter reglerne, ikke dig.

Det kræver en anden forberedelse end et lukket arrangement: mere buffer i dit indkøb, et menukort, du hurtigt kan tilberede, og et team, der er vant til højt tempo, uden at kvaliteten falder.

Ordne tilladelse og standplads i god tid

De fleste festivaler arbejder med deres egen anmeldelsesprocedure for food trucks, adskilt fra tilladelsen som organisatoren selv ordner. Spørg tidligt om standpladsgebyr, de tilgængelige strøm- og vandforsyninger på din plads, og om der er begrænsninger for køkkentypen (friture, åben ild, gas). Større festivaler vælger deres food trucks ofte måneder i forvejen og arbejder med et begrænset antal pladser pr. kategori, så jo tidligere du tilmelder dig, jo større er chancen for en god plads.

Volumen og tempo: at lave mad for en konstant strøm af gæster

Et festivalkort fungerer bedst, hvis det er kort: to eller tre retter, du kan klare hurtigt og konsistent, i stedet for et omfattende kort, der bremser dit team, så snart køen bliver længere. Forbered så meget som muligt uden for topperioderne, så du i de hektiske perioder kun skal afslutte retterne. Regn også med toppe, der ikke ser ud til at høre til programmet: en hovednavn, der slutter, eller pludselig regn, der driver alle mod standene.

Praktiske forhold på stedet

Elektricitet, vand og afløb er sjældent en selvfølge på et festivalområde. Tjek på forhånd, om du må medbringe din egen generator, hvor mange ampere din forbindelse kan klare, og hvor du kan komme af med gråt vand og affald. Sørg for ekstra lager af alt, hvad du har brug for: efterbestilling midt på et festivalområde er sjældent muligt. For hygiejne- og HACCP-siden gælder de samme regler som ved al mobil tilberedning, se også med en madvogn på farten: hvad skal du passe på som cateringfirma? for mere om tilladelser og hygiejne ved frituren.

Ofte stillede spørgsmål

Skal jeg have særlig tilladelse til at stå med min food truck på en festival?

Normalt sker det gennem festivalens egen anmeldelsesprocedure, adskilt fra tilladelsen til arrangementet som organisatoren selv ordner. Spørg organisationen, hvilke vilkår der gælder for standplads, elektricitet og type tilberedning.

Hvor meget lager tager jeg med til en festival?

Regn med mere end du forventer at sælge, med en buffer til uforudsete toppe. Efterbestilling er ofte ikke muligt midt i festivalen, så et underskud koster dig omsætning, du ikke indhenter igen.

Hvordan holder jeg tempoet højt, når køen er lang?

Begræns dit kort til et par retter, du hurtigt og konsistent kan klare, og forbered så meget som muligt uden for topperioderne. Sådan skal dit team kun afslutte retterne i de hektiske perioder.

Kan jeg bruge min egen generator på en festival?

Det varierer per festival. Nogle steder tilbyder elektricitet, andre tillader din egen generator, eller kræver det ligefrem. Spørg altid organisationen om det på forhånd.

Hvor meget personale tager du med din food truck til en festival?

Regn med et par hænder mere end ved et lukket arrangement af samme størrelse. På en festival kan køen nogle gange stå i timevis, og en person, der bare tager imod bestillinger og afregner, holder køkkenet i gang. Planlæg også afløsning ind: en dag på ti timer foran en varm plade holder ingen ud alene.

Hvordan ved jeg om en festival giver mig noget?

Sæt dine standpladsomkostninger, personale, indkøb og kørselstid op mod, hvad du i gennemsnit sælger pr. besøgende, før dagen begynder. Spørg organisationen, hvor mange besøgende der var sidste år, og hvor mange stande der var. En travl festival med tredive andre stande kan give mindre end en mindre festival, hvor du er den eneste med din ret.

Flere festivaler på stribe denne sommer? I Catermonkey står hver festival som sin egen ordre, med sin egen indkøbsliste, personaleplanlægning og omkostninger. Sådan kan du efter hver festival se, hvad den har givet, i stedet for én stor bunke ved slutningen af sommeren.

Prøv gratis