Hvorfor Excel ikke længere holder til din restaurantadministration

Lager, indkøb hos leverandører, foodcost og vagtplanen: i mange restauranter står det i fire løse Excel-filer, som ingen systematisk opdaterer. Så længe det er roligt, er det ikke til at bemærke.

På en travl aften bemærker du med det samme, hvad det koster, hvis ingen længere ved, hvilken fil der er seneste. I denne artikel læser du, hvor Excel bryder sammen i praksis for en restaurant, og hvad der ændrer sig, når disse løse filer kommer sammen.

Hvor det går galt: fire filer, som ikke taler med hinanden

En lagerliste, en skabelon til at bestille hos leverandører, et regneark for foodcost per ret og en vagtplan i en separat fane. I de fleste restauranter er det fire forskellige filer, vedligeholdt af forskellige mennesker på forskellige tidspunkter.

Så længe stedet kører roligt, er det ikke til at bemærke. Først på en travl aften, når kokken vil vide, om der stadig er nok lager, og ejeren samtidig ønsker at afrunde vagtplanen for næste uge, bliver det klart, at ingen længere er sikker på, hvilken fil der er den seneste.

Problemet ligger ikke i Excel selv, det kan regne fint. Problemet er, at løse filer intet ved om hinanden: en ændring i lagerlisten ændrer ikke indkøbslisten, og en tilpasset vagtplan vises ikke af sig selv for dem, du havde planlagt den aften.

Lager og indkøbsliste: to lister, en virkelighed

Hvis du holder styr på dit lager i den ene fil og bestiller fra den anden, skal nogen hele tiden skrive det, der ligger på lager, over i det, der skal bestilles. Glemmer du det én gang, bestiller du for meget af det ene produkt og for lidt af det andet.

Det bemærker du først, når leveringen kommer, og så er det torsdag, og weekenden står for døren. På sådan et øjeblik er forskellen mellem at servere en ret eller tage den af menukortet rent et spørgsmål om, hvilken fil nogen sidst har opdateret.

Foodcost, der først stemmer bagefter

Et regneark for foodcost er præcis så godt som sidste gang, nogen opdaterede indkøbspriserne i det. Ændrer en leverandør priserne i mellemtiden, så regner du stadig med en kostpris, der ikke længere passer.

Din salgspris på menuet forbliver imens den samme. Din margin forsvinder stille og roligt, uden at nogen klokker ringer. Normalt ser du det først ved kvartalets afslutning, når pengene allerede er brugt.

Vagtplanen som en ensom ø

En vagtplan, der står løsrevet fra, hvor travlt du forventer en service bliver, er primært gættearbejde. Du planlægger efter mavefornemmelsen, i stedet for efter hvad der rent faktisk kommer ind af bookinger og forventede gæster den aften.

Og hvis nogen bliver syg i sidste øjeblik, skal man gennem filen manuelt for at få alting til at stemme igen. Det er præcis den time, du ikke har på sådan en dag.

• Lager og indkøbsliste står adskilt fra hinanden, så du skriver de samme tal to gange.
• Foodcost regner med indkøbspriser, som ingen systematisk opdaterer.
• Vagtplanen bliver ændret manuelt ved hver ændring, i stedet for at den bevæger sig med.

Hvad der ændrer sig, når det kommer sammen

Så snart lager, indkøb, foodcost og personale står på ét sted, behøver ingen længere at huske, hvilken fil der er den seneste. En ændring i lageret slår igennem i, hvad du stadig skal bestille.

En tilpasset indkøbspris ændrer med det samme din foodcost per ret, og vagtplanen holder styr på, hvad der rent faktisk er planlagt den dag. Det er ikke et spørgsmål om at arbejde hårdere med Excel, men om at vælge noget, hvor disse fire ting allerede hænger sammen.

Excel er ikke problemet som værktøj. Det bliver et problem, når det er det eneste sted, hele din restaurantadministration læner sig op ad. Så snart lager, indkøb, foodcost og personale løber fra hinanden, koster det dig mere tid hver uge, end det sparer dig.

Hyppigt stillede spørgsmål

Er Excel nødvendigvis dårligt for en restaurant?

Nej, Excel kan regne fint. Problemet opstår, når lager, indkøb, foodcost og personale står i adskilte filer, som ikke opdaterer hinanden, så du skal huske, hvilken fil der stadig holder.

Hvornår bemærker du først, at løse Excel-filer er et problem?

Typisk på en travl service, når flere mennesker på samme tid har brug for noget fra en fil, som en anden netop har ændret. I en stille uge er det næsten ikke til at bemærke.

Hvordan holder jeg min foodcost-beregning aktuel?

Ved at opdatere indkøbspriser på ét sted, så snart en leverandør ændrer dem, i stedet for i en separat fil, som ingen kontrollerer. Sådan regner du ikke i ugevis med en kostpris fra sidste sæson.

Skal jeg overføre alt på en gang fra Excel?

Nej. Start med den del, der nu giver de fleste fejl eller mest dobbeltarbejde, normalt lager og indkøb, og tag derefter foodcost og vagtplanen.

Hvad gør jeg med historien i mine gamle filer?

Lad dem stå, og start forfra med den løbende periode. Du har sjældent brug for tal fra for to år siden, og at genindtaste dem koster flere aftener, end det nogensinde giver dig.

Min kok arbejder ikke gerne på en skærm. Er det et problem?

Så længe han kan krydse sit lager og sin indkøbsliste af på telefonen, typisk ikke. Modstanden ligger næsten altid ved indtastning, ikke ved aflæsning. Sørg for, at køkkenet kun behøver at krydse af, hvad der allerede er klar.

Catermonkey holder lager, indkøb og foodcost sammen, så en ændret indkøbspris med det samme slår igennem i din omkostning per ret i stedet for i en fil, som nogen stadig skal opdatere.

Prøv gratis