Hvilke oplysninger skal være obligatorisk på en cateringfaktura?

En cateringfaktura er mere end blot en regning. Det er et juridisk dokument, som skal overholde strenge krav efter dansk lovgivning. Både små madservicevirksomheder og store eventbureauer skal følge SKATs regler for, hvilke oplysninger der skal være på hver faktura. Fejl i din fakturering kan føre til bøder og problemer med dine regnskaber. I denne artikel forklarer vi nøjagtigt, hvilke obligatoriske fakturaoplysninger er påkrævede og hvordan du sikrer, at dine cateringregnskaber altid er i orden.

Grundlæggende oplysninger, som altid skal være på din faktura

Enhver cateringfaktura skal begynde med de grundlæggende firmaoplysninger. Disse fakturaforskrifter Danmark er juridisk påkrævede og danner grundlaget for en gyldig faktura.

Dit firmanavn skal præcist svare til det navn, der er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Desuden angiver du dit fuldstændige firmaadresse, inkl. postnummer og by. Dit CVR-nummer er også påkrævet, og ved fakturaer til kunder i andre EU-lande angiver du dit momsnummer, DK efterfulgt af CVR-nummeret.

Fakturadatoen og et unikt fakturanummer er afgørende. Fakturanummeret skal være løbende, så du kan ikke bare springe numre over. Dette hjælper SKAT med kontroltjek og holder dine egne regnskaber overskueligt.

Oplysning	Påkrævede	Bemærkning
Firmanavn	Ja	Som registreret hos Erhvervsstyrelsen
Firmaadresse	Ja	Fuldstændig adresse med postnummer
CVR-nummer	Ja	8-cifret nummer
Momsnummer	Ja*	*Hvis du er momspligtig
Fakturanummer	Ja	Unik og løbende
Fakturadato	Ja	Udstedelsesdato

Angiv momsoplysninger korrekt på cateringfakturaer

Moms på cateringfakturaer er enkelt: der findes kun én sats, 25%, og den gælder for stort set alt, du leverer. Den eneste fælde er at glemme at lægge momsen på eller love en kunde en pris uden den.

Det er lige meget, om du kun leverer mad, eller om du også sender personale med til servering eller tilbereder på stedet: momsen er den samme, 25% af hele beløbet. Det gør fakturaen enklere end i lande, hvor fødevarer og service beskattes forskelligt.

På din Momsfaktura for catering skal du angive nettobeløbet, momssatsen, momsbeløbet og bruttobeløbet. Den danske momssats er 25% på alt, alkoholiske drikke såvel som alle former for horeca-service.

Momsen i praksis

• 25% moms: Alt, du leverer til danske kunder: mad, drikke, personale og udstyr
• Ingen reduceret sats: Danmark har ikke en lav momssats for fødevarer, som flere andre lande har
• 0% moms: Eksport til lande uden for EU (med korrekt dokumentation)

Angiv kundeoplysninger og leveringsdetaljer

Dine kundeoplysninger skal være fuldstændige og korrekte. Det betyder det officielle firmanavn (hos erhvervskunder), kundens momsnummer (hvis relevant) og fakturaadressen. Hvis leveringsadressen afviger fra fakturaadressen, skal du angive begge adresser klart.

For events er det praktisk også at angive eventdatoen, lokation og kontaktperson. Det hjælper med at afklare uenigheder senere og skaber klarhed om, hvad der blev leveret og hvornår. Bevar altid den oprindelige anmodning eller den underskrevne kontrakt som dokumentation for din faktura.

Hos private kunder er navn og adresse nok, men sikr, at disse oplysninger stemmer. Forkerte kundeoplysninger kan føre til problemer med indkrævningen af din faktura og mulige kontroltjek.

Beskriv produkter og tjenesteydelser klart

Beskrivelsen af dine produkter og tjenesteydelser skal være så klar, at en udenforstående forstår, hvad der blev leveret. 'Catering bryllup' er for vagt. Bedre er: 'Buffet til 80 personer inkl. service, 3-retters menu, drikkesamling og udstyr'.

Angiv for hver linje antallet, beskrivelsen, prisen pr. enhed og samlet beløb. Hvis du tilbyder forskellige menuer eller pakker, lav så en separat linje for hver del. Det gør din faktura transparent og professionel.

For cateringfakturering er det vigtigt også at angive ekstraydelser som personale, udstyrsleje eller transportomkostninger separat. På den måde undgår du uenigheder senere, og kunden kan præcist se, hvad han betaler for. En automatiseret tilbud system kan hjælpe dig til konsekvent at dokumentere alle detaljer, som senere vises på fakturaen.

Hvad sker der, hvis fakturaoplysningerne er urigtige?

Fejl i din fakturering kan få dyre konsekvenser. SKAT kan give bøder, hvis fakturaerne ikke opfylder de juridiske krav. Disse bøder kan løbe op til tusinder af kroner, afhængig af fejlens alvor og hyppighed.

Meget almindelige fejl er: manglende momsnumre, forkerte momsberegninger, ikke-løbende fakturanumre og uklare beskrivelser. Hvis du opdager en fejl, skal du så hurtigt som muligt sende en kreditnota og en ny, korrekt faktura.

Hvis der opstår systematiske fejl, kan SKAT tage hele dit regnskab under lup. Det koster ikke blot penge, men også meget tid og stress. Det er værd at investere i godt cateringregnskab undgår disse problemer.

Hvordan kan jeg undgå fejl og korrigere dem

• Kontroller hver faktura, før du sender den
• Brug faste skabeloner med alle påkrævede felter
• Automatiser hvor muligt for at undgå stavefejl
• Ved fejl: send kreditnota og ny faktura
• Bevar hele korrespondancen om rettelser

Digital fakturering og opbevaringskrav

Digitale fakturaer er fuldstændig ligestillet med papirfakturaer, forudsat at de opfylder samme krav. Du kan sende fakturaer via e-mail, men sikr, at de er i et læseligt format (normalt PDF) og indeholder alle påkrævede oplysninger.

Ifølge SKATs regler for fakturering skal du mindst gemme alle fakturaer i fem år fra udgangen af regnskabsåret. Dette gælder både sendte og modtagne fakturaer. Digital opbevaring er tilladt, men sikr, at filerne ikke kan ændres, og at du altid har adgang til dataene.

Elektroniske signaturer er ikke påkrævede for fakturaer, men kan være praktiske for kontrakter og tilbud. Hvis du arbejder med digitale arbejdsgange, skal du sørge for gode sikkerhedskopier og sikker opbevaring af alle dine finansielle dokumenter.

Cloudlagring bliver mere og mere populært, fordi det muliggør automatiske sikkerhedskopier og adgang fra hvor som helst. Pas dog på, at din cloudleverandør overholder dansk privatlivsbeskyttelseslovgivning, og at dine data er sikre.

En god cateringfakturering arbejdsgang sparer dig meget tid og sikrer, at du aldrig mere glemmer vigtige oplysninger. Med moderne software kan du automatisk generere fakturaer fra dine tilbud, hvorved alle oplysninger forbliver konsistente, og risikoen for fejl bliver minimal. En professionel cateringplatform kan hjælpe dig med integrerede faktureringsfunktioner.

Vil du helt automatisere dit fakturaproces og altid være sikker på korrekte oplysninger? Hos Catermonkey hjælper vi cateringfirmaer dagligt med at strømline deres regnskab. Fra tilbud til faktura, alt på ét sted med automatisk momsberegning og forbindelser til populære regnskabsprogrammer. For mere information om, hvordan vi kan hjælpe dig, kan du altid kontakt til os.

Ofte stillede spørgsmål

Skal mit CVR-nummer være på den?

Ja, ligesom dit momsnummer. Uden disse to er fakturaen ikke fuldstændig.

Hvor længe skal jeg gemme fakturaer?

Fem år fra udgangen af det regnskabsår, de vedrører. Digitalt er tilladt, hvis de forbliver uændrede og kan findes.