Firmacatering: hvad kontorer forventer af et cateringfirma

En kontorkunde køber anderledes end et brudepar. De har ikke en engangsbegivenhed for øje, men månedlige luncher, teamarrangementer og møder, som bare skal fungere. Det, som virksomheder søger hos et cateringfirma, er ikke nødvendigvis den smukkeste præsentation eller det mest overraskende menu. De søger nogen, som er pålidelig, fakturerer tydeligt og ikke giver ekstra arbejde. Sådan positionerer du dit tilbud.

Hvad en virksomhedskunde virkelig søger

Virksomheder, der køber catering, tænker i processer. De vil vide: hvad koster det, hvornår kommer det, og hvad skal vi selv klare? Hvis disse tre spørgsmål bliver besvaret hurtigt og klart, er chancen stor for, at du får ordren. Og går det godt, kommer du igen.

Hvad virksomheder er følsomme over for:

• Punktlighed. En mødelunch, som er fem minutter forsinket, er allerede et problem. Virksomhedskunder planlægger stramt. Det gør du også.
• Forudsigelighed. De ønsker ikke at forhandle om pris eller indhold hver gang. Et fast tilbud eller rammeaftale fungerer bedre end specialtilretning til hver ordre.
• Problemfri fakturering. Mange virksomheder arbejder med en indkøbsordre (PO-nummer) og et obligatorisk format for fakturaer. Hvis du kan opfylde det sparer det deres bogholderi arbejde. Og så bliver du hurtigere genbestilt.
• Én kontaktperson. Virksomheder kan ikke lide at forklare hver gang hvem de er og hvad de ønsker. En fast kontaktperson på din side gør underværker for forholdet.

Tilbuddet til en virksomhedskunde

Et tilbud til en virksomhed ser lidt anderledes ud end et til et privat fest. Et par ting som gør en forskel:

• Netto priser og moms adskilt. Virksomheder afregner moms og ønsker det tydeligt opdelt. En samlet pris inkl. moms uden specifikation fungerer kun for private.
• Reference til deres indkøbsordrenummer. Hvis de sender dig et PO-nummer sæt det på hver faktura. Uden den kode kan en faktura ofte ikke behandles.
• Klare betalingsfrister. Virksomheder betaler sjældent samme dag. Fjorten eller tredive dage er normalt. Angiv det eksplicit i tilbuddet så du ikke behøver at spørge bagefter.
• En aflysningsordning. Møder bliver aflyst, budgetter låses. Fastslå hvad der sker ved aflysning og hvornår du beregner omkostninger.

Tilbagevendende ordrer og rammeaftaler

Det bedste ved en fast virksomhedskunde er at akquisitionen stort set forsvinder efter den første ordre. Hvis du gør det rigtigt sender de bare en besked til den næste. Det kræver dog en arbejdsmetode som gør gentagelse let.

En rammeaftale eller årskontrakt fastlægger de grundlæggende aftaler: hvad du leverer, til hvilken takst, hvor langt i forvejen de bestiller, og hvad standardbetingelserne for aflysning er. Du behøver ikke at afgive tilbud hver gang. Kunden sender en ordrebekræftelse, du leverer, og du fakturerer efter de faste aftaler.

Det fungerer også godt for dig: du kan planlægge bedre, du ved, hvad der venter, og du kan ordne indkøb på forhånd. Foreslå sådan en aftale efter to eller tre vellykkede ordrer. De fleste kunder finder det behageligt, hvis du tager initiativet.

Hvad er anderledes end ved et privat event

Firmacatering har en anden dynamik end bryllupper eller fødselsdagsarrangementer. Et par praktiske forskelle:

• Mindre følelse, mere logistik. Der er ingen vært som er nervøs eller en brud som stadig vil justere blomsterne. Kontaktpersonen ønsker bare at vide om alt klares til tiden.
• Kortere varslinger. En virksomhedslunch til næste tirsdag er normalt. Sørg for at du kan reagere hurtigt på kortere varslinger også selvom det sommetider er ubelejligt.
• Allergener er ikke en detalje. Virksomheder har medarbejdere med varierende kosttyper. Tag det seriøst og spørg altid efter det. En oversigt over tilstedeværende allergener ved hver ret forhindrer problemer.
• Oprydning og aflevering. På et kontor ønsker ingen selv at rydde op bagefter. Klargør præcist hvad du tager med og hvad kunden selv skal gøre så der ikke bliver diskussion bagefter.

Sådan positionerer du dig som cateringfirma for virksomheder

Virksomheder som bestiller catering for første gang søger efter tillid. Anbefalinger fra andre virksomheder vejer tungere end smukke billeder af fester. Hvis du har nogle virksomhedskunder, kan du spørge, om du må nævne dem. En kort anbefaling på din hjemmeside eller i et tilbud gør mere end en side produktbeskrivelser.

Andre ting, der giver virksomhedskunder ro: en CVR-registrering og momsnummer på dit tilbud, bevis for at du overholder hygiejnereglerne, og en klar hjemmeside, som viser, hvad du leverer, og hvordan du bestiller. Jo mindre de skal søge, jo større er chancen for, at du får den første ordre.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem firmacatering og almindelig eventcatering?

Med firmacatering drejer det sig om virksomhedskunder: kontorer, organisationer, virksomheder. De bestiller oftere, forventer mere struktur i tilbud og fakturering, og værdsætter pålidelighed over overraskelseseffekt. Med eventcatering for private vejer oplevelsen tungere end administrationen.

Skal jeg tage lavere priser for tilbagekerende virksomhedskundler?

Ikke nødvendigvis. Det, som virksomheder ønsker, er forudsigelighed, ikke nødvendigvis den laveste pris. En fast pris pr. person eller pr. arrangement fungerer godt. Du kan give en beskeden volumenrabat for større eller faste ordrer, men giv aldrig så meget rabat, at din avance forsvinder.

Hvordan håndterer jeg hasteordrer fra virksomhedskunder?

Virksomhedskunder ringer sommetider to dage før. Beslut på forhånd til hvornår du accepterer det og hvad det mindste varsel er. Fastslå det i dit tilbud og gentag det ved den første ordre. Klarhed om hvad du kan og ikke kan, forhindrer skuffelse bagefter.

Hvad skal jeg skrive på fakturaen hvis en virksomhed giver et indkøbsordrenummer?

Angiv PO-nummeret altid på fakturaen, helst tydeligt synligt øverst eller i referencefeltet. Mange virksomheder kan ikke behandle en faktura uden deres indkøbsordrenummer i deres system. Spørg altid efter PO-nummeret, før du leverer, ikke bagefter.

Hvordan opbygger jeg et fast kundeforhold med en virksomhed?

Lever den første ordre fejlfrit og send efter en kort opfølgningsmail. Spørg om alt var tilfredsstillende, og angiv at du gerne laver faste aftaler, hvis de har regelmæssig brug for catering. Foreslå en rammeaftale efter to eller tre ordrer. Virksomheder, som er tilfredse, bliver hos et cateringfirma, som gør det nemt.

Alle dine virksomhedsordrer, tilbud og arbejdslister overskueligt på ét sted? Det gør du med Catermonkey.

Prøv gratis