Fordelene ved et CRM til dit cateringfirma

Kundeoplysninger spredt over mails, et Excel-regneark og i hovedet på din planlægger koster dig ordrer. Ikke fordi du laver dårligt arbejde, men fordi ingen husker mere hvem der bestilte hvad sidste år.

Et CRM-system samler hele din kundebase på ét sted: hvem de er, hvad de tidligere tog, hvilket tilbud der løber og hvad der blev aftalt. Herunder læser du hvad det konkret giver dit cateringfirma, og hvad du skal være opmærksom på ved valget.

Hvad et CRM-system giver dit cateringfirma

CRM står for customer relationship management, og det er et stort ord for noget simpelt: ét centralt sted hvor alle kundeoplysninger, tidligere tilbud, præferencer og samtaler samles.

For et cateringfirma betyder det at du ikke længere skal søge i gamle mails for at huske hvad en kunde bestilte sidste år. Og du skriver ikke kundeoplysninger en gang til ind i et separat Excel-regneark ved siden af din tilbudssoftware.

Det overblik rammer direkte din omsætning. Et brudepar som for tre år siden tog receptionen hos dig, kan du henvende dig personligt til deres jubilæum. En virksomhed som hver kvartal booker et teamarrangement, genkender du med det samme som stamkunde i stedet for som en ukendt forespørgsel som du skal spørge igen.

Hurtigere reaktion på forespørgsler

Hvis dit CRM hænger fast i dine tilbud, ser du øjeblikkeligt status: hvem har ikke reageret endnu, hvilket tilbud er ved at udløbe, og hvem skal du ringe til efter en første snak.

Uden det overblik forsvinder der altid en forespørgsel i en travl uge. Især i sæsonen hvor bryllupper, firmafester og sommerlige receptioner blander sig.

En forespørgsel som får svar inden få timer vinder oftere ordren end en forespørgsel som ligger i tre dage. Kunder spørger flere cateringfirmaer på samme tid om et tilbud, og hvem der svarer først på en seriøs og personlig måde, ligger forrest.

Mindre administrativt arbejde, mere tid til køkkenet

Uden CRM samler information sig på steder som ingen andre kan genfinde: planlægningsnotesbogen, løse WhatsApp-beskeder, eller ejerens hukommelse.

Så snart den person bliver syg eller holder ferie, står resten stille. En central kundebase fastlægger aftaler, allergi, betalingspræferencer og særlige ønsker på en måde som hele holdet kan slå op.

• Ét sted til kontaktoplysninger i stedet for spredt over mail, telefon og regneark.
• Automatiske påmindelser for opfølgning, så et tilbud ikke bare ligger der.
• Historie pr. kunde: tidligere arrangementer, antal, kostønsker og hvad der virkede eller ej.
• Færre fejl ved overdragelse når en kollega overtager en igangværende samtale.

Genkendelse og fastholdelse af gentagelseskunder

De fleste cateringfirmaer tjener en stor del af deres omsætning fra kunder som tidligere har bestilt. Den chance mister du ofte af den dumme grund: ingen husker mere hvem der bookede for to år siden.

Med alle kundeoplysninger i ét CRM kan du målrette opfølgningen. Send en hilsen til de virksomheder som sidste år omkring denne tid bookede julereception, eller lad en jubilæumskunde vide at du er her til næste fest.

Det er billigere omsætning end at finde nye kunder. En eksisterende kunde kender allerede dit arbejde og skal ikke overbevises om kvaliteten, så chancen for en booking er meget højere end ved en kold henvendelse.

Hvad du skal være opmærksom på ved valget

Ikke hvert CRM er bygget med catering in mente. Et generelt salgssystem mangler typisk felter til antal gæster, kostønsker eller sæsontilbud, og så ender du med at lave omveje rundt omkring. Vær opmærksom på disse ting ved valget:

• Forbindelse til dine tilbud, så du ikke skriver kundeoplysninger dobbelt ind.
• Plads til detaljerne i dette arbejde: allergi, antal, lokationskrav.
• Enkelhed for dit team. Et system som ingen åbner giver intet udbytte.
• Tilgængelig på din telefon, så du også kan slå det op på lokationen.

Hvem der samler kundeoplysninger, tilbud og opfølgning på ét sted, vinder tid tilbage til hvad det handler om: maden og arrangementet selv.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvad er forskellen mellem CRM og tilbudssoftware?

Tilbudssoftware fokuserer på at lave og sende tilbud. Et CRM går et skridt videre og gemmer alle kundeoplysninger, historie og kommunikation på ét sted, også efter et tilbud er accepteret eller afslået. Catermonkey gør begge, så du ikke hopper mellem to skærme.

Er et CRM-system også brugbart for et lille cateringfirma?

Især med et lille hold forsvinder information hurtigt når nogen bliver syg eller holder ferie. En central kundebase sikrer at kundeoplysninger ikke sidder i et hjørne af nogen hjerne eller privat telefon. Det har et lille firma lige så meget brug for som et stort firma.

Koster det ikke meget ekstra tid at indtaste kundeoplysninger?

Hvis dit CRM hænger fast i dine tilbud, gemmes kundeoplysninger automatisk når nogen stiller en forespørgsel eller modtager et tilbud. Du skriver derfor ikke noget dobbelt ind, du fastlægger det som du alligevel var ved at gøre.

Hjælper et CRM-system også med at planlægge personale eller indkøb?

Indirekte ja. Et godt overblik over bookinger og antal pr. kunde viser hvilke perioder som bliver travle, så du kan planlægge tidligere. Selve personaleplanlægningen og indkøbet gør du typisk i catering-softwaren rundt omkring.

Hvordan undgår jeg at et CRM-system bliver et ekstra system ved siden af min nuværende software?

Vælg en der allerede sidder i dine tilbud og planlægning, som hos Catermonkey, i stedet for et separat salgssystem som du selv skal forbinde. Ellers sidder du og skriver kundeoplysninger over fra ét skærmbillede til det næste.

I Catermonkey sidder kundebasen fast på dine tilbud: du ser ved hver forespørgsel straks hvad den kunde tidligere bestilte, med hvor mange gæster og til hvilken pris. Det begynder du dit næste tilbud med, i stedet for med en blank skærm.

Prøv gratis