Håndter no-shows og ændringer i sidste øjeblik

En kunde, der på dagen selv ændrer antal gæster nedad, eller gæster, der bare ikke møder op, hører til arbejdet. Uden en klar ændringspolitik betaler du regningen for indkøb og personale, som allerede var fastsat. I denne artikel læser du, hvordan du sætter en tidsfrist, efter hvilken antal er fastsat, hvad du kan og ikke kan ændre gratis, og hvordan du håndterer no-shows og sene ændringer uden at skade forholdet til kunden.

No-shows og sene ændringer hører til arbejdet, men ikke uden politik

Når et event skal begynde, har du allerede købt ind og planlagt personale baseret på det antal gæster, som kunden har opgivet. Aflyser nogen en dag i forvejen, eller dukker en del af gæsterne simpelthen ikke op, betaler du regningen, ikke kunden, medmindre I har aftalt andet på forhånd.

Sæt en tidsfrist, efter hvilken antal er fastsat

Aftal én fast tidsfrist, for eksempel 3 til 5 arbejdsdage før selskabet, efter hvilken det opgivne antal bliver det garanterede antal. Før tidsfristen kan kunden ændre gratis, efter beregner du det garanterede antal, selv hvis færre mennesker møder op på dagen selv. Sæt denne tidsfrist i tilbuddet, og ikke først i det med småt i dine betingelser, så det ikke er en overraskelse for kunden.

Hvad du kan og ikke kan ændre uden ekstra betaling

En afvigelse på en eller to gæster er sædvanligvis ikke værd at diskutere over, hold en lille margin til det. Større afvigelser efter tidsfristen beregner du igennem mod det garanterede antal. Gør skel mellem at justere opad og nedad: ekstra gæster kan du ofte stadig få plads til, hvis indkøbet tillader det, færre gæster efter tidsfristen ændrer intet ved, hvad du allerede har købt og planlagt.

Opkræv uden at skade relationen

Præsenter din politik, når du sender tilbuddet, ikke først når noget går galt. Vær i kommunikationen forretningsagtig, men ikke rigid: forklar, at indkøbet og personalet allerede var fastsat, i stedet for blot at henvise til en artikel i dine betingelser. Sæt tidsfristen i dine almindelige betingelser, og mind kunden om det kort før selskabet, så det føles som en logisk følge i stedet for en overraskelse.

Vil du ikke længere holde løst styr på disse tidsfrister og antal? Prøv Catermonkey gratis og sætter dit garanterede antal automatisk fast, når tidsfristen er udløbet.

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår sætter du tidsfristen for det garanterede antal gæster?

Oftest 3 til 5 arbejdsdage før selskabet, afhængigt af hvor lang tid du har brug for til indkøb og personaleplanlægning.

Beregner du altid det fulde antal igennem ved en no-show?

Efter tidsfristen beregner du det garanterede antal igennem, selv hvis færre gæster møder op på dagen selv.

Må en kunde efter tidsfristen stadig justere opad?

Ofte, så længe indkøbet og personalet tillader det. At justere nedad efter tidsfristen er ikke længere gratis.

Hvordan fastlægger du tidsfristen, så det ikke ender i vrøvl?

Sæt tidsfristen i tilbuddet og i dine almindelige betingelser, og mind kunden om det kort før selskabet.

Hvordan kommunikerer du opkrævningen, uden at det skader forholdet til kunden?

Forklar, at indkøbet og personalet var allerede fastsat, i stedet for blot at henvise til en artikel i dine betingelser.

Vil du gerne holde din ændringspolitik overskueligt fastlagt pr. selskab?

Prøv gratis