Hvad er cateringsoftware? Den komplette guide til cateringfirmaer

Cateringsoftware er software, der ordner den daglige drift af et cateringfirma: tilbud, planlægning, indkøb, personale og fakturering på ét sted i stedet for spredt ud over Excel, din indbakke og sedler på køkkenbordet.

I denne guide kan du læse, hvad cateringsoftware gør, hvornår det bliver besværet værd, og hvordan du træffer det rigtige valg for din virksomhed.

Hvad er cateringsoftware helt præcis?

Cateringsoftware er et program, der er bygget til den måde et cateringfirma arbejder på, i stedet for generel planlægningssoftware, du selv først skal bygge om.

I praksis betyder det ét sted til at lave tilbud, holde styr på gæster og antal, planlægge indkøb og lagerbeholdning, sætte personale på vagtplan pr. event og fakturere, så snart en ordre er afsluttet. Det, der starter med et tilbud, ender med en faktura, uden at du skal skrive samme oplysninger ind to eller tre gange.

Forskellen fra en kalenderapp eller et regneark ligger i de dele, der allerede står klar: menupriser, der følger med antallet af gæster, indkøbslister, der tilpasser sig planlægningen, og en faktura, der kommer direkte fra tilbuddet.

Hvad kan du bruge det til: de vigtigste funktioner

Kernen i stort set alle cateringpakker består af fem dele: tilbud og forespørgsler, planlægning pr. event, indkøb og lagerbeholdning, personaleplanlægning og fakturering.

Nogle pakker, blandt andet Catermonkey, har også kundestyring, så du finder dine faste kunder og deres præferencer uden at grave i gamle e-mails.

Hvor mange af de dele du har brug for, afhænger af din virksomhed. Et lille cateringfirma, der mest holder private fester, har mest gavn af hurtige tilbud og enkel indkøb. En virksomhed, der kører store firmaevents, har mere gavn af solid personaleplanlægning og tal pr. event.

Kundestyring og kommunikation

En stor del af arbejdet som cateringfirma ligger ikke i tilberedningen, men i kontakten med kunden: at sende et tilbud, følge op, foretage ændringer og spørge bagefter, hvordan det gik.

Cateringsoftware holder styr på den historik pr. kunde. Ved en ny forespørgsel kan du med det samme se, hvad kunden bestilte sidst, og hvilke aftaler der gjaldt.

Det sparer mest tid hos faste kunder, som virksomheder der holder en reception hvert kvartal. Du skal ikke spørge om allergier, præferencer eller fakturaadresse igen.

Lagerbeholdning og indkøb under kontrol

Indkøb fra et separat Excel-ark fungerer fint, til du kører flere events på samme tid. Derefter bliver det svært at se, hvor meget du har brug for i alt, hvad der allerede er bestilt, og hvad der stadig skal bestilles.

Cateringsoftware lægger indkøbet fra alle dine planlagte events sammen, så du bestiller på én gang i stedet for pr. event. Og du kan se med det samme, om din lagerbeholdning dækker et kommende event.

Det sparer penge på to måder: større bestillinger hos den samme leverandør, og færre kasser, der alligevel ender i containeren efter weekenden.

Fakturering uden dobbelt arbejde

Så snart et tilbud er godkendt, skal du ikke bygge en faktura op fra start. God cateringsoftware gør tilbuddet til en faktura, inklusive momsopdeling og de ændringer, der er kommet til under forløbet.

Det sparer tid, og det forhindrer især, at der opstår en forskel mellem det, du har aftalt, og det, du til sidst fakturerer. Den forskel er præcis, hvad kunderne ringer om.

Cateringsoftware versus Excel eller en generel kalender

Excel og en delt kalender koster lidt og er ofte nok til en lille virksomhed med få events pr. måned.

Grænsen viser sig, så snart du planlægger flere events på samme tid. Så skal du i hånden holde styr på, hvilket indkøb der hører til hvilket event, hvem der står hvor på planen, og hvilket tilbud der allerede er fulgt op.

Cateringsoftware overtager det regnearbejde. Det sparer mest på de punkter, hvor et regneark bliver besværligt: at genberegne priser, når antallet af gæster ændrer sig, eller se med ét overblik, hvilken medarbejder der står på hvilket event.

Hvordan vælger du den rigtige cateringsoftware til din virksomhed

Start med dit største tidsspild, ikke med en liste over funktioner. Mister du mest tid på at lave tilbud, så se først på, hvor hurtigt og hvor personligt du kan give et tilbud. Ligger smerten i indkøb og lagerbeholdning, så se på, hvordan systemet lægger flere events sammen.

Spørg også om en prøveperiode. En pakke, der kan det hele på papiret, skal også være god at arbejde med i køkkenet for dig og dit team.

Se også, om det vokser med dig. Software, der passer perfekt til fem events om måneden, kan blive uhåndterlig ved halvtreds. Spørg i tvivlstilfælde, hvordan andre cateringfirmaer af din størrelse bruger pakken, og om du ikke om et år allerede skal skifte igen.

Overgangen: hvad koster det, og hvad giver det

Overgangen til cateringsoftware koster mest tid i starten: du skal overføre kundedata, sætte dine standardpriser op og lade dit team vænne sig til det.

De fleste cateringfirmaer tjener det ind igen inden for få uger, fordi tilbud går hurtigere ud af døren, og indkøb og fakturering ikke længere står løsrevet fra hinanden.

Vil du vide, hvordan Catermonkey er sat sammen? Se løsningerne pr. del, eller priser eller forbind dit eksisterende bogholderiprogram via integrationerne.

Ofte stillede spørgsmål

Er cateringsoftware også velegnet til små virksomheder?

Ja. Også ved få events om måneden sparer det tid på tilbud og indkøb, og det vokser med, når din virksomhed bliver større. De fleste udbydere, blandt andet Catermonkey, stiller ikke krav om et minimumsantal events.

Kan cateringsoftware forbindes med mit bogholderiprogram?

De fleste cateringsoftware forbinder med de kendte bogholderiprogrammer, så en faktura går igennem uden dobbelt arbejde. Spørg udbyderen, hvilke forbindelser der findes til dit bogholderi.

Hvor lang tid tager det at skifte til cateringsoftware?

Regn med nogle dage til et par uger, afhængigt af hvor mange kundedata og standardpriser du skal overføre. De fleste cateringfirmaer sender deres første tilbud fra det nye program inden for en uge.

Hvad koster cateringsoftware cirka?

Næsten alle udbydere opkræver et beløb pr. måned, oftest afhængigt af antallet af brugere eller events. Sammenlign det med de timer, du nu bruger på tilbud og indkøb, for det er den sammenligning, der tæller. De priser af Catermonkey står bare på siden.

Hvad er forskellen mellem cateringsoftware og restaurantsoftware?

Restaurantsoftware er bygget omkring et fast menukort og en fast placering, som et kassesystem og bordstyring. Cateringsoftware er bygget omkring skiftende steder og antal: tilbud pr. event, indkøb der følger planlægningen, og personale, der bliver planlagt pr. sted.

Catermonkey er sådan en cateringpakke: dit tilbud, din indkøbsliste, din planlægning og din faktura kommer fra de samme data, så en ændring i antallet af gæster slår igennem alle steder, uden at du glemmer det nogen steder.

Prøv gratis