Hvad skal der obligatorisk stå på et tilbud?

Et tilbud, som du sender til en kunde, skal indeholde et antal obligatoriske oplysninger. Dine virksomhedsoplysninger som navn, adresse, CVR-nummer og momsregistreringsnummer er lovligt påkrævet, ligesom korrekte kundeoplysninger, dato og gyldighedsperiode. Momsangivelsen skal også være korrekt. Hvis du sætter alle tilbudsdele korrekt på, står du juridisk stærkt og undgår misforståelser med kunder.

Hvad er de lovlige krav til et tilbud?

I Danmark er der klare juridiske krav til tilbud, især for virksomheder i restaurant- og arrangementsbranchen. Disse regler står i aftaleloven og momsloven.

Den vigtigste juridiske grund finder du i aftaleloven. Loven siger, at et tilbud binder dig, når kunden accepterer det inden acceptfristen, og at det bør indeholde al relevant information, som kunden har brug for for at træffe en beslutning. For cateringtilbud og arrangementtilbud betyder det: at være klar over priser, tjenesteydelser og betingelser.

Der gælder også oplysningspligten fra markedsføringsloven. Den forpligter dig til at angive visse virksomhedsoplysninger, så kunderne ved, hvem de samarbejder med.

Hvis du er momspligtig, gælder der regler fra momslovgivningen. Du skal tydeligt angive, om priserne inkluderer eller ekskluderer moms, og angive dit momsregistreringsnummer.

Hvilke virksomhedsoplysninger skal du altid angive på et tilbud?

Dine virksomhedsoplysninger danner grundlaget for hvert juridisk korrekt tilbud. De er lovligt påkrævet og viser din kunde, hvem han samarbejder med.

Obligatoriske virksomhedsoplysninger på hvert tilbud:

• Fuldt virksomhedsnavn (som registreret)
• Fuldstændig adresse på din virksomhed
• CVR-nummer (Det Centrale Virksomhedsregister)
• Momsregistreringsnummer (hvis momspligtig)
• Telefonnummer og e-mailadresse
• Hjemmeside (hvis relevant)

For enkeltmandsvirksomheder angiver du dit navn og eventuelt dit handelsnavn. For et ApS eller A/S bruger du det officielle virksomhedsnavn inklusiv virksomhedsformen.

Du sætter disse oplysninger normalt i tilbuddets hoved eller fod. Så er de altid synlige og opfylder de juridiske krav, når du laver et tilbud.

Hvordan angiver du moms korrekt på et cateringtilbud?

Momsangivelsen på cateringtilbud kræver særlig opmærksomhed, for selvom Danmark kun har én momssats, er det let at glemme at lægge den til, eller at love en kunde en pris uden at fortælle, om momsen er regnet med.

I Danmark er der kun én momssats, 25%, og den gælder for alt cateringarbejdet, for eksempel:

• Levering af mad og drikkevarer
• Catering på lokation
• Takeaway-måltider

Den samme sats på 25% gælder også for det, man nemt glemmer at lægge moms på:

• Alkoholholdige drikkevarer (over 1,2% alkohol)
• Serviceomkostninger og personale
• Udlejning af materiel
• Eventorganisering

Tjenesteydelse	Momssats	Eksempel
Cateringsmad	25%	Buffet, frokost, middag
Alkoholholdige drikkevarer	25%	Vin, øl, spirituosa
Personale/betjening	25%	Betjening, kokke
Materialeudlejning	25%	Borde, stole, servering

Angiv altid tydeligt, om dine priser inkluderer eller ekskluderer moms. Skriv det helt ud, for eksempel "Alle priser ekskl. 25% moms" eller "€ 25,00 inkl. moms".

Hvilke kundeoplysninger skal stå på et professionelt tilbud?

Korrekte kundeoplysninger afgør, om dit tilbud juridisk holder. Det gælder for et cateringtilbud på samme måde som for et arrangementtilbud.

Minimumsoplysninger for kunder:

• Fuldt navn på kunden eller kontaktpersonen
• Virksomhedsnavn (ved erhvervskunder)
• Fuldstændig adresse
• Telefonnummer
• E-mailadresse

For erhvervskunder er det klogt også at angive CVR-nummer og momsregistreringsnummer. Det sparer dig søgning ved fakturering og holder din bogføring ren.

Ved arrangementer angiver du også:

• Arrangementets lokation (hvis det afviger fra kundeadressen)
• Dato og tid for arrangementet
• Antal gæster
• Kontaktperson på dagen selv

Tjek, at alt er staveret korrekt. Et virksomhedsnavn staveret forkert eller en adresse på en gammel lokation giver senere diskussion om, hvem der egentlig underskrev.

Hvilke dato- og gyldighedsoplysninger er obligatoriske?

Dato- og gyldighedsoplysninger giver klarhed om tidslinjen for dit tilbud, og de hører til på et korrekt tilbud.

Obligatoriske dato- og tidsoplysninger:

• Tilbudsdato (hvornår du laver tilbuddet)
• Gyldighedsperiode (for eksempel "Dette tilbud er gyldig i 30 dage fra dato")
• Ønsket leveringsdato/udførelses-dato
• Eventuelle tidsfrister for bekræftelse

En gyldighedsperiode på 30 dage er sædvanligt for cateringtilbud, men du bestemmer selv. For et arrangement med en fast dato holder du tilbuddet ofte gyldigt til et par uger før den dag.

Nævn også tidspunkterne for, hvad du skal have fra kunden:

• "Bekræftelse ønsket senest 2 uger før arrangementet"
• "Endelige antal skal oplyses 3 dage før"
• "Aflysning mulig til 48 timer før start"

Disse regler beskytter dig mod ændringer i sidste øjeblik. Og kunden ved, hvad han skal forvente.

Hvordan sikrer du, at dit tilbud er fuldstændigt og juridisk korrekt?

En komplet tjekliste hjælper dig med at gennemgå alle juridiske krav, før du sender tilbuddet.

Tjek altid disse punkter:

• Alle virksomhedsoplysninger fuldstændige og korrekte
• Kundeoplysninger fuldstændige og korrekt stavede
• Momsregistreringsnummer og CVR-nummer angivet
• Momsangivelse korrekt pr. tjenesteydelse
• Klar beskrivelse af tjenesteydelser
• Priser angivet med eller uden moms
• Gyldighedsperiode angivet
• Leveringsbetingelser inkluderet

Almindelige fejl, du skal undgå:

• Glemme at angive momsregistreringsnummeret
• Uklarhed om inkl./ekskl. moms
• Glemme gyldighedsperiode
• Glemme at lægge moms på hele beløbet
• Ufuldstændige kundeoplysninger

Gå listen igennem på samme måde hver gang. Så har du altid alle obligatoriske tilbudsdele med, og du virker desuden mere professionel. Hvis du har en særlig situation, for eksempel en udenlandsk klient eller et arrangement hvor mad og drikke har forskellige satser, skal du rådføre dig med din revisor eller tag kontakt med os.

Hvad sker der, hvis der mangler oplysninger på dit tilbud?

Et tilbud med huller er ikke straks juridisk ugyldigt, men det koster dig alligevel. Hvis der ikke er en gyldighedsperiode, kan en kunde tre måneder senere stadig komme tilbage med "du havde jo tilbudt det", mens dine indkøbspriser siden er steget.

Hvis dit CVR-nummer eller momsregistreringsnummer mangler, vil kunden spørge efter det ved første faktura. Erhvervskunder har brug for disse oplysninger til deres egen bogføring, og et tilbud uden disse numre virker uambitiøst.

Det værste er et tilbud, hvor det ikke står, om prisen er med eller uden moms. En kunde, der regnede med en pris inklusive moms og bagefter får en faktura 25% højere, vil forhandle om et beløb, du aldrig får i lommen. Du forhindrer den samtale med én linje tekst under totalen.

Ofte stillede spørgsmål

Er et tilbud lovligt påkrævet?

Nej, du skal ikke sende et tilbud. Hvis du gør det, er der regler for, hvad der skal stå: dine virksomhedsoplysninger, dit CVR-nummer og dit momsregistreringsnummer, hvis du er momspligtig. I catering er et skriftligt tilbud i praksis uundværligt, fordi uden papir diskuterer du bagefter om antal og ekstraarbejde.

Skal mit CVR-nummer stå på et tilbud?

Ja. Dit CVR-nummer hører til de oplysninger, som viser, med hvilken virksomhed kunden samarbejder. Sæt det ved siden af din adresse i hoved eller fod, så ligger det på hvert tilbud, som går ud af døren, uden at du skal tænke på det.

Skal jeg angive, om priserne er med eller uden moms?

Ja, og det er fejlen, der laves oftest. Til private kunder nævner du normalt beløb med moms inkluderet, til erhvervskunder uden. Skriv det begge steder eksplicit, for eksempel "Alle priser ekskl. 25% moms".

Hvor længe er et tilbud gyldigt, hvis der ikke står en gyldighedsperiode?

Så gælder en "rimelig frist", og hvad der er rimeligt, bestemmer til sidst en dommer. Det vil du ikke. Angiv derfor altid en gyldighedsperiode, 30 dage er sædvanligt for catering. For et arrangement, der planlægges langt i forvejen, kan du holde tilbuddet gyldigt længere og tilføje en prisstigningsklausul.

Hvilken momssats gælder for catering i Danmark?

I Danmark er der kun én momssats: 25%, på alt, mad, drikkevarer, alkohol, betjening, personale, materialeudlejning og arrangering af et event. Et cateringtilbud rummer det hele, men du skal ikke dele linjerne op efter forskellige satser, bare lægge momsen til på hver linje.

Kan jeg trække et tilbud tilbage, efter jeg har sendt det?

Så længe kunden ikke har godkendt, kan du trække et tilbud tilbage. Send det skriftligt og forklad kort hvorfor, for eksempel en regnefejl eller en leverandør, der hævede prisen. Hvis kunden allerede har underskrevet, er der en aftale, og du skal have hans samtykke.

Catermonkey sætter du dine virksomhedsoplysninger, CVR-nummer, momsregistreringsnummer og gyldighedstid automatisk på hvert tilbud, og beregner den rigtige momssats pr. linje, så du ikke skal checke noget før sending.

Prøv gratis