Hvad sker der, når du skriver under på et tilbud?

Så snart et tilbud er underskrevet, ligger der en juridisk aftale. Alle betingelser, priser og aftaler, som står i tilbuddet, gælder fra det øjeblik for begge parter. Cateringfirmaet skal levere det, der står, og kunden skal betale det, der står. Et underskrevet tilbud er således ikke mere et uforpligtende forslag, men en kontrakt med juridiske konsekvenser for begge.

Hvad sker der præcis, når du skriver under på et tilbud?

Når en kunde underskriver dit cateringtilbud, opstår der en bindende aftale mellem jer. Fra det øjeblik er I begge forpligtet. Du leverer den aftalte catering på den aftalte dato og tid, og din kunde betaler den aftalte pris.

Med den lille underskrift accepterer kunden alt, som står i det: menuen, antallet af personer, lokationen, datoen og alle omkostninger, der hører til. Dine generelle betingelser, som ofte medfølger som bilag, bliver også en del af kontrakten. Det gælder lige sådan for et tilbud, som er accepteret digitalt, som for et, der er underskrevet på papir.

Inden for catering er det praktisk at vide, at et underskrevet tilbud normalt tæller som en fuldbyrdet kontrakt med det samme. Du behøver ikke at sende en separat kontrakt bagefter: at skrive under på tilbuddet er nok til at fastslå aftalen.

Hvilke betingelser står der normalt i et cateringtilbud?

I et cateringtilbud står et antal betingelser som din kunde skal læse godt før underskrivning, og som du derfor skal skrive ned klart. De vigtigste handler om betaling, aflysning og ændringer.

Betalingsbetingelser siger, hvornår og hvordan der betales. Mange cateringfirmaer beder om et depositum på 25 til 50 % ved underskrivning af tilbuddet, med resten før eller på arrangementsdagen. Sæt også omkostningerne ved, som kommer separat, som omkostninger til personale, servering eller transport.

Aflysningsbetingelser er vigtigst at have sort på hvidt. De bestemmer, til hvornår der kan aflyses gratis, og hvilke omkostninger du regner efter det. Reglen er næsten overalt: jo tættere på datoen, jo højere aflysningsomkostninger.

Desuden sætter du aftaler om ændringer i antallet af gæster, levering, ansvar og hvad der sker ved force majeure. Allergener, særlige kosttyper og krav fra stedet hører ind under tilbud hjemme. Det sparer dig diskussioner bagefter.

Hvor længe er et underskrevet tilbud gyldigt?

Et underskrevet cateringtilbud kører indtil dagen for arrangementet, medmindre noget andet står. Et tilbud, som du sender, men som endnu ikke er underskrevet, holder du normalt gyldigt i 30 dage. Når der er en underskrift under, kører aftalen gennem, til du har leveret.

Om dine priser står fast hele tiden, afhænger af hvad du har aftalt. Ved et arrangement om nogle få måneder ligger priserne normalt fast. For et arrangement langt ude i fremtiden tager cateringfirmaer ofte en klausul med, som giver dem mulighed for at tilpasse prisen, hvis indkøbene stiger kraftigt.

Sæt sådan nogle aftaler klart i dit tilbud, især ved et arrangement, som ligger mere end seks måneder ud i fremtiden. En kunde kan bede om en prisgaranti til en bestemt dato, og så ved I begge hvor I står, hvis kødfriserne stiger 15 % i mellemtiden.

Kan du stadig foretage ændringer, efter du har skrevet under?

Ændringer efter underskrivning af et cateringtilbud er muligt, men ikke altid gratis. Små ting, som få flere eller færre gæster, kan du normalt håndtere indtil en aftalt dato før arrangementet.

Du kan normalt tilpasse menuen op til en eller to uger før datoen, alt afhængig af, hvor kompliceret ændringen er. At bytte en ret koster ofte ikke ekstra, men en helt ny menu bringer ekstra omkostninger med sig: du har måske allerede bestilt eller aftalt det med dine leverandører.

Store ændringer, såsom et andet sted, en anden dato eller et stort spring i antallet af gæster, kræver normalt et nyt tilbud med en ny omkostningsoversigt. Drøft da med din kunde, om du tilpasser den oprindelige aftale, eller om I starter forfra.

Fastlæg ændringer altid skriftligt, selv hvis du allerede har sagt ja i telefonen. En e-mail med, hvad I har aftalt, er nok, og det forhindrer besvær på selve dagen.

Hvad hvis du angrer på et underskrevet cateringtilbud?

Angrer på et underskrevet cateringtilbud kan blive dyrt, fordi det er en juridisk bindende aftale. Der er ingen fortrydelsesret som ved et onlinekøb, så aflysning betyder normalt at betale aflysningsomkostninger.

Hvor meget det er, afhænger af hvornår der aflyses, og hvad der står i tilbuddet. Det stiger normalt: inden for 24 timer efter underskrivning koster det eksempelvis 25 % af totalprisen, inden for en uge 50 %, og inden for 48 timer før arrangementet den fulde pris.

Sommetider bliver I enige. Ved force majeure vil mange cateringfirmaer gerne hjælpe med at tænke, eller flytte datoen i stedet for at aflyse. Det er goodwill, ikke en ret, og du bestemmer selv som cateringfirma, hvor langt du går.

Hvis en kunde vil ud af et underskrevet tilbud, skal han eller hun kontakt optage det. Jo tidligere det sker, jo mere plads er der til, at I kan blive enige, og jo lavere omkostninger for din kunde.

At skrive under på et cateringtilbud er ikke en formalitet, det har juridiske konsekvenser. Sørg således for, at der i dit tilbud står hvad du leverer, hvilke omkostninger, der er med, og hvad der sker, hvis noget ændres. Så behøver ingen at lede efter, hvad der stod i tilbuddet.

Hvad det betyder for dine tilbud

Hvis du sætter dine betingelser standardmæssigt under hvert tilbud, er de også der ved forespørgslen, som du sender ud fredag aften i al hastighed. Aflysningsbetingelser, depositum og datoen, til hvornår antallet af gæster kan ændres: disse tre forhindrer de fleste diskussioner.

Et cateringfirma, som sætter sine aflysningsbetingelser pænt op i tilbuddet, behøver ikke at forhandle om det senere. Du peger blot på hvad der blev underskrevet.

I Catermonkey skriver din kunde under på tilbuddet digitalt, og signaturen står med dato og tid ved ordren. Du kan således altid se tilbage, hvilken version der blev underskrevet, og hvad der stod i den. Hvis du ændrer noget senere, sendes en ny version ud, som kunden skal bekræfte igen.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvor længe har jeg tid til at læse et tilbud grundigt, før jeg skriver under?

Der er ingen frist efter loven, men tag dig tid til at gennemgå alle betingelser. Føler du pres for at skrive under med det samme, skal du bare bede om 24-48 timer. Et cateringfirma, som har tingene i orden, synes det er fint og vil ikke skynde dig.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg finder fejl i tilbuddet efter jeg har skrevet under?

Ring straks til cateringfirmaet for at drøfte det. Rigtige fejl, såsom en forkert dato eller et forkert antal personer, bliver næsten altid rettet gratis. Få det ændrede tilbud sendt igen, eller fastlæg ændringen pr. e-mail, så har du det sort på hvidt.

Kan et cateringfirma stadig hæve prisen, efter du har underskrevet tilbuddet?

I princippet ikke. I et underskrevet tilbud står faste priser, som cateringfirmaet skal overholde. Undtagelsen er et arrangement langt ude i fremtiden (6+ måneder), hvor der er en klausul i tilbuddet om prisændring ved kraftigt stigende indkøbsomkostninger.

Hvordan håndterer jeg et cateringfirma, der ikke leverer de aftalte ydelser?

Dokumenter, hvad der gik galt, med fotos og navne på personer, der så det. Tag straks kontakt til cateringfirmaet og bed om en løsning. Hvis I ikke kan blive enige, kan du tilbageholde en del af betalingen og eventuelt overveje juridiske skridt. Det underskrevne tilbud er dit bevis for hvad der var aftalt.

Hvilke spørgsmål skal jeg stille, før jeg skriver under på et cateringtilbud?

Spørg om aflysningsbetingelserne, til hvornår du stadig kan ændre, hvad der sker ved dårligt vejr hvis det skal være udendørs, og om omkostninger til personale, transport og servering er inkluderet. Spørg også efter et par referencer og om cateringfirmaet har en ansvarsforsikring.

Hvad hvis mit arrangement ikke kan gå i gang på grund af force majeure (som Covid)?

Det afhænger af force majeure-klausulen i tilbuddet. Mange cateringfirmaer har tilpasset deres betingelser efter corona, så det er klart. Den ene giver dig kredit til et senere arrangement, den anden regner alligevel aflysningsomkostninger. Drøft det, før du skriver under, og få det skrevet op.

Er et digitalt underskrevet tilbud lige så gyldigt som et fysisk underskrevet?

Ja, en digital signatur er juridisk lige så gyldig som en signatur på papir. Gem dog en kopi af det underskrevne tilbud og bilagene. En pdf eller et screenshot er nok som bevis på aftalen.

Prøv gratis