Hvidt kassesystem og catering: hvordan forbliver du i regel?

Hvem som driver catering eller events i Belgien, møder det hvide kassesystem før eller siden. Officielt hedder det det Registreret Kassasystem (GKS). Sammen med sortkassen sørger det system for at hver salg registreres pænt og ikke kan ændres bagefter.

Det praktiske spørgsmål er: hvordan forbliver du i regel uden at skulle bruge en aften pr. uge på administration? Det virker når din kasse og dine tilbud taler sammen. Catermonkey og CloudPOS er forbundet med hinanden om det.

Hvad er det hvide kassesystem og hvordan virker sortkassen?

Det hvide kassesystem er obligatorisk for restauranter og cateringfirmaer, som årligt haler mere end €25.000 i omsætning fra restaurant- og cateringstjenester, moms ikke medregnet. Systemet registrerer hver salg via en Skattedatamodul (SDM), sortkassen. Det modul registrerer alt sikkert, så skattemyndighederne kan kontrollere hvad der var solgt den dag.

Hvis du ikke overholder den forpligtelse, kan det give dig problemer:

• Bøder op til €5.000
• Mulig lukning af din forretning
• Omdømmeskade
• Juridiske problemer

En kasse som selv overholder reglerne omkring kassesystemet sparer dig altså især bekymringer. Du behøver ikke længere at tjekke hver bon er skrevet rigtigt.

Hvordan Catermonkey og CloudPOS arbejder sammen omkring det hvide kassesystem

Udover reglerne handler en cateringforretning om oversigt: at vide, hvad der kommer ind, hvad der skal være klar, og hvad der stadig skal faktureres. Det er her forbindelsen mellem Catermonkey og CloudPOS hjælper.

1. Reglerne for det hvide kassesystem følger automatisk med

CloudPOS er et certificeret kassasystem som overholder kassesystemkravene og arbejder med det hvide kassesystem. Alle salg registreres som det skal, uden du behøver at gøre noget ekstra.

2. Mindre genindtastning, så færre fejl

Fordi Catermonkey og CloudPOS er forbundet, behøver du ikke skrive dine ordrer ind to gange. Tilbud og ordrer fra Catermonkey går gennem til kassen, så en stavefejl i antal eller pris ikke opstår.

3. Alt kan du finde igen på ét sted

• Se straks hvad der er solgt og bestilt
• Automatiske fakturering og rapporter
• Udstyrsstyring så du ikke tager af sted med for lidt servise

Sådan har du tid til det, du er god til: at levere gode events og god catering.

Hvad du kan ordne i dag

Check først om du med din omsætning er over grænsen på €25.000 fra catering- og restauranttjenester. Hvis ja, så har du brug for et registreret kassasystem med sort boks, ikke en almindelig kasse med en bonbog ved siden af.

Er du lige under grænsen, så hold øje med din omsætning. Grænsen gælder pr. kalenderår, og en stor event kan nemt push dig over.

Catermonkey sender dine underskrevne tilbud og ordrer videre til CloudPOS, så hvad du har solgt også står i dit hvide kassesystem uden du skal skrive det igen. Vil du vide hvordan det ville virke for din forretning, så ser vi det sammen. Du kan også uforpligtende oprette en konto og selv prøve det.

Hyppigt stillede spørgsmål

Fra hvilken omsætning har jeg brug for et hvidt kassesystem?

Fra €25.000 årlig omsætning fra restaurant- og cateringstjenester, moms ikke medregnet. Er du under det, så er kassesystemet ikke obligatorisk. Beregn din omsætning pr. kalenderår, fordi du kun tæller mad- og drikkeforretningen med, ikke for eksempel ren materialeleje.

Hvad er forskellen mellem det hvide kassesystem og sortkassen?

Det hvide kassesystem er det hele: et registreret kassasystem plus sortkassen. Sortkassen er Skattedatamodulet, som sikrer hver salg, så en bon bagefter ikke kan ændres. Du har brug for dem begge, de arbejder kun sammen.

Hvad risikerer jeg hvis jeg arbejder uden registreret kassasystem?

Bøder løber op til €5.000, og ved gentagne tilfælde kan din forretning lukkes. Desuden kommer der en kontrol senere og det bliver registreret i dossieret. For et cateringfirma, som arbejder med virksomheder, er det værre end bøden selv.

Skal jeg også bruge et hvidt kassesystem, hvis jeg kun cater på lokationen?

Ja, pligten handler om din omsætning fra catering- og restauranttjenester, ikke det sted hvor du står. Cater du på lokationen, bruger du normalt en mobil opsætning som arbejder med samme sortkasse. Spørg din kassaleverandør hvordan det fungerer for din arbejdsgang.

Kan jeg forbinde min cateringsoftware med min kasse?

Det kan du. Catermonkey er forbundet med CloudPOS, et certificeret kassasystem til det hvide kassesystem. Dine ordrer går så fra dit tilbud gennem til kassen, så du ikke skal skrive dem ind to gange og dine salgetal stemmer med det du har leveret.

Hvad sker der med et tilbud som jeg først fakturerer efter eventet?

Registreringen i din kasse drejer sig om salgsmomentet, din faktura kommer efter. Arbejder du med en forbindelse mellem dine tilbud og din kasse, så står beløbet allerede klar og du skal kun sende fakturaen. Gemmer du kassabonner og fakturaer sammen pr. event, finder du alt tilbage ved en kontrol.

Prøv gratis