Hvor meget må et tilbud afvige?

En tilbudsafvigelse indenfor restauration og arrangementsbranchen er forskellen mellem det tilbud, du sendte, og den pris, der til sidst står på fakturaen. Små afvigelser på 5-10% accepterer kunderne sædvanligvis uden at sige noget, men ved større forskelle må du have ringet på forhånd og lavet aftaler. (kilde: Eventcreators)

Hvad betyder tilbudsafvigelse præcis?

Tilbudsafvigelse er forskellen mellem prisen du har givet og det beløb, du til sidst fakturerer. Indenfor catering og arrangementer sker det hele tiden, fordi meget ændrer sig mellem det første møde og selve dagen.

For dig som leverandør betyder en tilbudsafvigelse at du skal forklare hvorfor omkostningerne er ændret. For din kunde føles en højere regning uden forklaring som et fupnummer, selv hvis beløbet stemmer. (Kilde: WeFact)

Hyppigt forekommende årsager er:

• Ændringer i antal gæster
• Ekstra serviceydelser, der tilføjes under planlægningen
• Uforudsete omkostninger som ekstra personale eller udstyr
• Prisfluktuationer på råvarer

Hvor mange procent må et tilbud afvige fra slutprisen?

Der står ingen procentdel i loven for tilbudsprisforskel, men i praksis holder restaurationsfolk en margin på 5-10% til uforudsete omkostninger. Hvis du ligger over det, ringer du på forhånd.

For et cateringtilbud gælder det at din kunde især vil vide, hvad han kan forvente. Det nøjagtige procenttal interesserer ham mindre end spørgsmålet om han bliver overrasket.

Hvad der er almindeligt for et arrangementstilbud:

• Op til 5%: Ofte acceptabelt uden forudgående besked
• 5-10%: Kommuniker på forhånd om mulige meromkostninger
• Over 10%: Spørg altid forudgående tilladelse for ekstra omkostninger

Hvornår må du ændre et tilbud efter accept?

Du må ændre et accepteret tilbud hvis der er tale om væsentlige ændringer i ordren, eller af forhold du selv intet kan gøre ved. Gør det altid efter aftale med din kunde, og spørg ved større ændringer på forhånd. Det undgår diskussion efter.

Gyldige grunde til at ændre et tilbud:

• Kunde ændrer antal gæster væsentligt
• Tilføjelse af ekstra serviceydelser eller menu-punkter
• Lokationsændringer som medbringer ekstra omkostninger
• Ekstreme prisstigninger på råvarer
• Uforudsete regler eller sikkerhedsforanstaltninger

Meld de ændringer på det tidspunkt de sker, ikke ved slutafregningen. En kunde der i uge tre hører at halvtreds ekstra gæster koster €900, siger ja eller nej. Den samme kunde der først ser det på fakturaen, vil ringe til sin bogholder. (kilde: Baak Juristen)

Hvordan undgår du ubehagelige overraskelser ved slutafregningen?

Du undgår overraskelser ved at lave klare aftaler omkring mulige meromkostninger, og ved at melde ændringer under planlægningen med det samme.

Praktiske tips til transparente restaurationspriser:

• Præcisér i dit tilbud, hvilke omkostninger der er variable
• Send løbende opdateringer ved ændringer
• Aftale hvem der må godkende merarbjede
• Lad dit tilbud vise et spænd, så kunden har en realistisk forventning
• Dokumentér alle ændringer skriftligt

Et godt system registrerer alle ændringer og regner dem igennem med det samme, så du kan sende dem videre. Sådan undgår du at ti små justeringer tilsammen bliver en overraskelse på €1.200. (kilde: WeFact)

Hvad gør du, hvis slutprisen bliver højere end tilbuddet?

Hvis du selv modtager, for eksempel fra en udlejer eller en underleverandør, må du bare anmode om arrangementsomkostningsberegning uden videre. Du har ret til forklaring på hvor meromkostningerne kommer fra.

Skridt du kan tage:

• Anmod om en detaljeret omkostningsspecifikation
• Tjek om ændringer blev kommunikeret på forhånd
• Forhandl om urimeligt høje meromkostninger
• Se efter kompromisser for fremtidigt samarbejde
• Dokumentér alt, hvis det skulle blive juridisk

De fleste uenigheder kommer fra dårlig kommunikation, ikke svindel. Ring først, læg tilbuddet og slutafregningen ved siden af hinanden, og se sammen efter noget I begge kan leve med. Omvendt virker det lige sådan: hvis din kunde får en højere regning, giv ham så samme forklaring, som du selv ønsker.

Hvordan laver du som iværksætter realistiske tilbud?

Realistiske cateringpriser laver du ved at beregne grundigt og bygge en buffer ind for uforudsete omkostninger. Se derved på hvad lignende ordrer faktisk kostede dig sidste år.

Vigtige trin til nøjagtig prisberegning:

• Beregn alle omkostninger inklusive personale, transport og udstyr
• Byg en buffer på 5-10% ind for uforudsete udgifter
• Brug faste skabeloner for ordrer der kommer igen
• Forbind råvarer med retter, så dit indkøb automatisk medregnes
• Se per ret og per arrangement hvad din margin er

Med en fast måde at beregne på laver du konsistente og realistiske tilbud. Hvis dit system regner alle omkostninger igennem af sig selv, som i Catermonkey, glemmer du ikke bilen, serveringstøjet eller timeerne til opvask.

Tilbudsafvigelser hører til denne arbejdsgang. Forskellen mellem en kunde der kommer tilbage og en der ikke gør det sidder i kommunikationen omkring det. Klare aftaler på forhånd og kommunikation ved hver ændring sparer dig diskussioner ved slutafregningen. Vil du vide, hvordan vi hjælper restauratører dermed, tag kontakt med os.

Læsetip: ➡️ Mere tid, flere forespørgsler og bedre overblik hos selskabslokalet de Bloemfabriek

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvordan forklarer du kunder, at slutprisen bliver højere end tilbuddet?

Præcisér præcis hvilke ændringer der har forårsaget meromkostningerne, og henvis til det, du aftalte på forhånd om variable omkostninger. Send en specifikation med, hvor kunden kan se de ekstra poster. Aftal derefter, hvordan du signalerer det tidligere næste gang.

Skal jeg som leverandør spørge tilladelse til hver omkostningsændring?

Under 5% sædvanligvis ikke, hvis du har fastsat det på forhånd. Mellem 5-10% er det klogt at informere kunden. Ved en afvigelse over 10% spørger du altid på forhånd, ellers står du svagt ved eventuel tvist og mister derudover tilliden.

Hvilke klausuler skal jeg medtage i mit tilbud for at beskytte mig selv?

Medtag bestemmelser om prisstigninger på råvarer, ændringer i antal gæster, ekstra serviceydelser og uforudsete forhold. Skriv også ned hvilken buffer du bruger og hvornår du må ændre tilbuddet. Formulér det kort og rimeligt, for en uleselig mængde tekst holder ikke ved eventuel tvist.

Hvordan beregner jeg en realistisk buffer for uforudsete omkostninger?

Se på lignende arrangementer fra sidste år og optæl hvad der hver gang blev tilføjet. En buffer på 5-10% er almindeligt, men skru det op for et kompliceret arrangement, ved sæsonbetonet indkøb eller hvis kunden stadig tvivler på tallene. Noter hvorfor du bruger en bestemt buffer.

Hvad gør jeg hvis en kunde nægter at betale for berettigede meromkostninger?

Vis at meromkostningerne falder under de betingelser, du aftalte på forhånd, og læg hele kommunikationen frem. Forsøg først at blive enige, for eksempel ved at tage en del for egen regning. Hvis det ikke lykkes, få så juridisk hjælp med dokumenterne parat.

Hvordan undgår jeg at små ændringer ophober sig til store omkostningsafvigelser?

Arbejd med et system, der registrerer alle ændringer og regner omkostningerne igennem med det samme. Send din kunde ugentligt et overblik over hvad der er ændret og hvad det gør ved totalen. Aftaler derudover et beløb for samtlige ændringer, over hvilket du først vil have grønt lys, så ti små justeringer ikke bliver en afvigelse på tyve procent.

Hvilke softwareværktøjer hjælper med at håndtere tilbudsændringer?

Cateringsoftware som Catermonkey opdaterer din omkostningsberegning så snart noget ændrer sig i antal eller menu. For større virksomheder findes der tungere pakker med budgetovervågning. Det vigtige er: du skal med det samme se hvad en ændring koster, og kunne sende det resultat til din kunde med ét klik.

Catermonkey regner hver ændring i antal eller menu igennem med det samme i dit tilbud, så du kan give kunden besked samme dag om hvad det koster i stedet for ved slutafregningen.

Prøv gratis