Sådan planlægger du den rigtige bemanding for hver cateringevent

To servitorer eller fem? Med én kok eller to? Hvor meget personale du har brug for pr. event er et spørgsmål, som hvert cateringfirma stiller sig selv for hver ny ordre, og for lidt eller for meget bliver begge dyrt. Serviceformen bestemmer stort set bemandingen: servering kræver flere hænder end buffet, en walking dinner igen noget helt tredje. I denne artikel finder du praktiske retningslinjer pr. situation.

Hvorfor serviceformen afgør det meste

Antallet af gæster er et udgangspunkt, men det er langt fra hele historien. Et buffet for 100 personer kræver en anden bemanding end en femgangers middag for samme gruppe. Måden du serverer på bestemmer, hvor mange hænder du har brug for, og hvad de skal kunne.

Gå for hvert event ud fra serviceformen først, og først derefter fra antallet af gæster. Nedenfor finder du pr. formel en retningslinje at arbejde med.

Servering ved bordet

Dette er den mest personaleintensive formel. Gæster sidder, gange serveres, glas bliver udfyldt. Tag højde for:

• 1 servitør pr. 8 til 12 gæster for en smidig middag
• 1 chef de rang eller koordinator pr. 3 til 4 servitorer
• Ekstra kokke i køkkenet, hvis du serverer mere end 2 varme gange

Ved en formel middag eller flere gange ligger du snarere på 1 pr. 8. Ved en mere uformel løbende middag eller 2 gange kommer du ofte klar med 1 pr. 12.

Buffet

En buffet kræver mindre servicepersonale, men mere logistik. Bakker skal fyldes, gæster skal vises vej, beskidte tallerkener skal tages væk.

• 1 servitør pr. 20 til 30 gæster til at udfylde og rydde op
• 1 til 2 personer specifikt ved buffetbordet, hvis du serverer varme retter
• Tag højde for det travleste tidspunkt: de første 20 minutter er de mest travle

En selvbetjeningsbuffet uden varme retter kan du køre med mindre personale. Så snart du serverer varme retter ved buffetbordet, har du brug for en, der er der permanent.

Walking dinner

Stående, rundt omkring, bliver små snacks båret rundt. Det virker enkelt, men kræver konstant tilstedeværelse og god koordination.

• 1 servitør pr. 15 til 20 gæster for at gå omkring
• 1 til 2 personer til at bringe mad ud fra køkkenet eller depotet
• Bemærk: ved en walking dinner er gennemløbstiden længere: regn med mindst 2 til 2,5 timer

Styrken ved en walking dinner ligger i rytmen: snacks skal komme til tiden og i tilstrækkelig mængde. Med for få mennesker forsvinder den rytme hurtigt.

Planlæg drikkeservering separat

Mange cateringfirmaer glemmer at budgettere drikkeservering separat. Især ved en længere aften eller en åben bar er det en ekstra rolle:

• 1 bartender pr. 40 til 50 gæster ved en åben bar
• Ved serveringen af vin ved bordet: medregn dette i bemandingen af dine servitorer

Køkken vs. sal: fordelingen

Ud over servicepersonalet har du brug for kokke. En tommelfingerregel:

• Op til 50 gæster: 1 til 2 kokke
• 50-100 gæster: 2 til 3 kokke
• 100-200 gæster: 3 til 5 kokke, afhængig af menuen

En enkel buffet kræver mindre køkkenpersonale end en flergangsmiddag med à la minute-tilberedning. Husk også på opbygning og nedrivning: disse kræver også timer, adskilt fra selve eventet.

Medregn også opbygnings- og nedrivningstimer

En almindelig fejl: at planlægge personale for eventets varighed, men ikke for forberedelse og nedrivning på stedet. Afhængig af omfanget kan du regne med 1 til 2 timer opbygning og 1 til 1,5 time nedrivning. Disse timer skal være i bemandingen og i omkostningsprisen.

Registrering i dit system

Retningslinjer er praktiske, men det bliver først rigtigt brugbart, når din personaleplanlægning er en del af din ordrestyring. I Catermonkey registrerer du pr. event de planlagte medarbejdere sammen med ordren, så planlægning og udførelse altid passer sammen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget personale har jeg brug for til en buffet på 80 personer?

Regn med 3 til 4 servicemedarbejdere til udfyldning og oprydning. Har du også varme retter ved buffetbordet, skal du tilføje 1 til 2 ekstra, der står specielt ved buffetet.

Hvad er forskellen i bemanding mellem en walking dinner og servering?

Ved servering har du brug for mere service (1 pr. 8 til 12 gæster), fordi hver gang serveres individuelt. Ved en walking dinner (1 pr. 15 til 20 gæster) cirkulerer dit team med snacks, lidt mindre intensivt, men over en længere periode.

Skal jeg også planlægge personale til opbygning?

Ja. Opbygning tager gennemsnitligt 1 til 2 timer, og nedrivning 1 til 1,5 time, afhængig af omfanget. Disse timer regnes med i omkostningsprisen og hører til bemandingen.

Hvor mange kokke har jeg brug for til 150 gæster?

For 150 gæster regner du sædvanligvis på 3 til 5 kokke, afhængig af menuen. En enkel buffet kræver mindre køkkenpersonale end en flergangsmiddag med à la minute-tilberedning.

Hvordan planlægger jeg drikkeservering?

Regn med 1 bartender pr. 40 til 50 gæster ved en åben bar. Ved serveringen af vin ved bordet medregner du dette i bemandingen af dine servitorer.

Vil du organisere din personaleplanlægning pr. event bedre? Prøv det da via knappen nedenfor.

Start gratis