Lav en drejebog til en cateringdag: sådan bevarer du overblikket

En cateringdag med for lidt struktur føles hurtigt kaotisk, selv hvis forberedelsen på papiret var i orden. En drejebog fastsætter hvem der gør hvad og hvornår, så alle på dagen ved hvor de står.

Herunder læser du hvordan du opstiller en brugbar drejebog, hvad der skal være med, og hvordan du afstemmer den med kundens drejebog.

Hvorfor en drejebog er mere end en planlægning

En planlægning siger hvornår noget skal ske. En drejebog siger også hvem der gør det, med hvad, og hvad der sker hvis tingene ikke går som planlagt.

Den forskel mærker du på dagen selv. Med en planlægning skal nogen stadig beslutte hvem der dækker tallerkenerne eller hvem der står bag baren når det bliver travlt. Med en drejebog er det allerede fastsat og ingen behøver at spørge.

Uden drejebog kører en cateringdag på improvisation. Det virker fint så længe alt går efter plan. Men så snart der er noget der ikke passer, som en leverandør der kommer for sent eller gæster der ankommer et kvarter tidligere, opstår kaos netop når du kan bruge det mindst.

Hvad skal være med i en god drejebog

En brugbar drejebog er konkret nok til at en person som læser det dagen før for første gang ved præcis hvad der forventes af ham. Grundlaget består af:

• En tidsplan pr. fase: opbygning, modtagelse, service, nedtagning, med nøjagtige tider i stedet for "omkring middag".
• Hvem gør hvad: navne eller roller tilknyttet hver opgave, ikke bare "holdet ordner det".
• Materiale og antal: hvad der skal med, i hvilken mængde, og hvem der bekræfter det ved lastning.
• Kontaktoplysninger: af lokationen, kunden og dit eget hold, så ingen behøver at søge når det er påkrævet.
• Særlige forhold: allergener, kosttyper, husregler på lokationen, parkeringsaftaler.
• Nedtagningsmomentet: hvornår tingene skal være ude, og hvem der stadig er der for at indlæse dem.

Sådan bygger du det op, trin for trin

Start ved slutpunktet: hvornår skal den sidste gæst væk, og hvornår skal lokationen være tom igen? Arbejd derfra tilbage til starten af dagen.

Det forhindrer, at drejebogen ser korrekt ud på papiret, men i praksis er for stram omkring nedtagningen, det afsnit der altid tager længere tid end nogen tror.

En praktisk rækkefølge:

1. Skriv de faste tider ned: ankomst lokation, start opbygning, modtagelsesmoment, afslutning af event.
2. Fordel opgaverne pr. fase blandt dit hold, ved navn.
3. Gennemgå drejebogen højt med dit hold før du gør den endelig. Ofte viser det sig at to personer tror de skal gøre den samme opgave, eller at ingen tænkte på noget.
4. Print det eller del det på telefonen, men sørg for at alle har det med sig på selve dagen, ikke kun dig.

Lad den tilslutte sig kundens drejebog

Ved større events, som firmafester eller bryllupper, har kunden ofte også en drejebog: tidspunktet for talerne, den første dans, overgangen fra drikkevarer til middag. Din drejebog skal passe sammen med det, ikke løbe parallelt.

Spørg altid om kundens program før du låser dine tidsplaner fast. En tale der løber over betyder at hovedretten går ind i salen et kvarter senere.

Hvis denne mulige afvigelse allerede er i din drejebog, er det ingen problem. Hvis du ikke havde regnet med det, står du der med et køkken fyldt med tallerkener der bliver kolde mens nogen anden har ordet.

En drejebog som også fungerer når det går galt

Den bedste drejebog er ikke lavet til den dag hvor alt går efter planen, men til dagen hvor det ikke er tilfældet. Byg derfor bevidst noget margin ind i de stramme momenter.

Aftal også på forhånd hvem der bestemmer hvis noget skal omorganiseres under eventen. Uden denne aftale går diskussionen i stå præcis når du skal skifte hurtigt, og halvdelen af holdet står og venter på svar på telefonen.

Gem afsluttede drejebøger bagefter. Ved en tilbagevendende kunde eller eventlokalitet er drejebogen fra sidste gang den hurtigste måde at få straks et godt udgangspunkt, inklusive tingene som gik galt og som du ikke vil opleve igen.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor detaljeret skal en drejebog være?

Detaljeret nok til at en person, der ikke var med i forberedelsen, kan følge dagen uafhængigt. For en lille ordre med et fast hold kan det være et halvt A4-ark. For en stor event med mange løse kræfter arbejder du bedre med en tidsplan pr. kvarter og en klar arbejdsdeling.

Hvem laver drejebogen: catereren eller kunden?

Normalt laver catereren sin egen drejebog, afstemt på kundens program. Ved større events med en eventplanlægger deler planlæggeren ofte en generel drejebog, som du tilpasser din køkken- og serviceplanlægning til.

Hvad hvis drejebogen ikke passer under eventen?

Aftal på forhånd hvem der må flytte rundt på tider eller opgaver på stedet. Normalt er det lederen på lokationen. Uden denne klarhed opstår der diskussion præcis når du har brug for at træffe en hurtig beslutning.

Skal jeg lave en ny drejebog til hver event?

Ikke fra bunden. For gentagne ordrer, som f.eks. en fast firmafrokost eller en bryllupslokalitet hvor du ofte står, bruger du en tidligere drejebog som udgangspunkt og tilpasser kun detaljer. Det sparer tid og forhindrer at du glemmer noget som blev løst sidst.

Hvornår sender jeg drejebogen til mit hold?

Et par dage på forhånd, så alle kan læse det roligt og stadig kan melde hvis noget ikke passer. Hvis du sender det aftenen før, læser halvdelen det først i bussen på vej derover.

Hvad sætter du i en drejebog til en cateringdag på to lokationer?

Lav en egen tidsplan pr. lokation med en egen ansvarlig, og sæt flytningen ind som en separat fase imellem, med køretid og hvem der tager hvad med. En delt drejebog til to lokationer løber næsten altid fast på spørgsmålet om, hvor tingene præcis er.

Catermonkey holder styr på pr. ordre hvad der skal med, hvem der står og hvornår, så din drejebog kommer fra ordreoplysningerne i stedet for at du skal skrive den helt på ny hver gang.

Prøv gratis