Hvordan kan jeg nemt planlægge mit personalets tilgængelighed til et event?

Personaleplanlægning til et event starter med at indhente tilgængelighed fra dit team, via en WhatsApp-gruppe, en digital planlægning eller vagtplansoftware. Spørg om tilgængelighed mindst to uger i forvejen, og regn med hvem der kan hvad, hvor langt lokationen er, og hvornår du skal bygge op. En personaleplanlægning der virker sparer stress, holder kvaliteten oppe og undgår de dyre telefonopkald dagen selv.

Hvorfor er god personaleplanlægning så vigtig til events?

Din personaleplanlægning bestemmer, hvordan et event kører. Hvis den ikke er rigtig, overbelastes dit team, og en person står og venter, mens en anden skal gøre alt alene.Ændringer i sidste øjeblik koster ofte to til tre gange mere end personale som du har planlagt i tide.

Hvis planlægningen ikke virker, bemærker du det med det samme på gulvet. Ingen ved præcis hvad han skal gøre, to mennesker stiller de samme borde, og kaffestationen bliver tom. Gæsterne ser det, og kunden ser det også.

Desuden koster dårlig planlægning penge. Du betaler en vikar til hastegebyr, du laver overarbejde, og du bruger en halv dag på at ringe rundt. En planlægning, der er klar i tide, giver ro i dit team og sparer dig det besvær. Dine medarbejdere ved, hvad der forventes af dem, og kan forberede sig.

Hvilke informationer har du brug for for at planlægge personale effektivt?

For god personaleplanlægning samler du først alle informationer om eventet: dato, tid, lokation, antal gæster og type event. Derudover skal du have tilgængeligheden for dine medarbejdere, og du skal vide hvem der kan hvad.

Gennemgå denne liste før du begynder at planlægge:

• Oplysninger om eventet: dato, starttid, sluttid og lokation
• Antal gæster og servicetype (buffet, servering, walking dinner)
• Hvilke mennesker du har brug for: kokke, servering, opvask, en person, der leder
• Tilgængelighed for alle teammedlemmer på den pågældende dato
• Hvad hver medarbejder kan og hvor meget erfaring han/hun har
• Rejsetid og transport til lokationen
• Særligheder, som tøj eller et certifikat som lokationen kræver

Glem ikke op- og nedmontering. Et event på fire timer betyder ofte otte timers arbejde for dit personale. Hold denne information ved hånden, så du hurtigt kan reagere, når noget ændres.

Opskriv informationerne ét sted, ikke halvt i hovedet og halvt i en besked. I en travl uge med tre events efter hinanden skal du kunne se, hvem der står hvor, uden at skulle scrolle gennem din telefon.

Hvordan tjekker du hurtigt tilgængeligheden på alle dine medarbejdere?

Den hurtigste måde at høre tilgængelighed på er via en WhatsApp-gruppe for et lille team, eller en delt vagtplan for et større team. Spørg mindst to uger i forvejen, så har du stadig tid til at finde en anden.

WhatsApp fungerer fint op til omkring ti mennesker. Du sender oplysningerne om eventet og spørger hvem der kan. Alle svarer med det samme og tænker med. Ulempen er at beskeder drukner og at du efter en uge ikke kan finde tilbage til hvem der sagde ja.

En delt kalender, et opslagssted som Doodle eller vagtplansoftware giver dig det overblik. Medarbejdere udfylder deres tilgængelighed, og du ser på én skærm hvem der kan hvornår. Sådanne digitale vagtplaner holder styr på hvem du allerede har spurgt, og hvem der endnu ikke har svaret. Planlægningssoftware gemmer også, hvad der blev aftalt sidste gang, hvilket sparer skrivearbejde ved næste planlægning.

I praksis virker kombinationen bedst: vagtplanen til din personaleplanlægning, WhatsApp til de korte spørgsmål og ændringer dagen selv. Sørg for, at din planlægning står et sted, hvor du kan få adgang til den, selv hvis din telefon er død.

Hvad gør du, hvis du har for lidt personale til rådighed?

Hvis der er mangel, har du tre muligheder: ring til vikarer, ansæt personale eller fordel arbejdet anderledes på de mennesker, som er der. Sørg for, at du altid har denne første mulighed klar i form af en liste med navne.

Vikarer er din første mulighed. Det er mennesker, der arbejder regelmæssigt for dig uden fast kontrakt. Behold deres nummere og noter hvad de kan: hvem der kan servere, hvem der kan køre et koldt køkken, hvem der kan køre bussen. Så ringer du målrettet i stedet for hele listen.

At hyre gennem et bemanningsbureau eller en freelancer er dyrere, men somme tider den eneste mulighed. Læg disse kontakter når det er stille, ikke torsdagen før et bryllup. Spørg altid efter erfaring inden for catering og events, fordi en person der aldrig har set en chafing dish øger dit arbejde i stedet for at hjælpe.

At dele opgaver anderledes kan også lade sig gøre. Du giver de mennesker der er der flere opgaver, men pas på at du ikke brænder dem ud. Fortæl dem hvad du ekstra beder dem om, og hvorfor, så håndterer de det meget bedre.

Forebyggelse er bedre. Byg din liste over vikarer ud når det er stille, planlæg events længere ud i tiden, og regn med ferie, eksamensuger og helligdage. I de uger er alle væk, og du står uden.

Hvordan kommunikerer du planlægningen tydeligt til dit team?

Send din personaleplanlægning mindst en uge i forvejen, med alle praktiske informationer i den: tider, lokation, opgaver og et telefonnummer. Send den digitalt og hæng den op, så kan ingen sige at de ikke vidste det.

Sæt dette i din planlægning:

• Dato, hvad tid du skal være der, og hvad tid du forventer at være færdig
• Adresse på lokationen, inklusiv hvor du kan parkere
• Hvilke opgaver en person har og hvad han/hun er ansvarlig for
• Tøj og hvad du selv skal have med
• Telefonnummer på den person, der er ansvarlig
• Hvad du skal vide om eventet og kunden

Send planlægningen først via WhatsApp eller e-mail, så alle har den med det samme. Hæng derefter en trykt vagtplan op i køkkenet. Ikke alle kigger på deres telefon, og en vagtplan på væggen læses hurtigere end at scrolle gennem tyve beskeder.

Hvis noget ændres, lad det så vide med det samme. Brug WhatsApp til de hurtige ting og ring hvis det er virkelig vigtigt. En ændring er først blevet formidlet når du har fået svar fra den person, ikke når du har sendt den.

Hvilken planlægningssoftware gør personaleplanlægning virkelig nemmere?

Dit valg går fra en gratis delt kalender til vagtplansoftware der efter kundens godkendelse selv laver arbejdslisterne. Vælg noget, der passer til størrelsen på dit team og dit budget, og som dine mennesker kan arbejde med uden forklaringer.

Gratis fungerer fint med et lille team. En digital kalender eller et opslagstavle, hvor dine medarbejdere udfylder deres tilgængelighed, gør, hvad det skal. Det løber fast, når du har tre events på én dag, og du vil se for hver person, hvem der står hvor.

Betalt planlægningssoftware gør mere: beregner lønomkostninger pr. event, overfører timer til dit lønsystem og giver oversigt over arbejdede timer pr. medarbejder. Det betaler sig, når dit antal medarbejdere stiger, og du kører events hver uge.

Cateringsoftware forbinder planlægningen af dit personale med resten af dit arbejde. Så snart et tilbud er underskrevet, ruller arbejdslisterne for dit team automatisk ud. Det sparer omskrivning, og dit personale ved præcis hvad der forventes.

Når du vælger, skal du være opmærksom på tre ting: om dine mennesker kan arbejde med det, hvad det koster, og om det passer til den software du allerede bruger. Prøv det først med et lille team til ét event, før du indfører det for alle.

God personaleplanlægning kræver forberedelse, men du ser det med det samme: færre opkald, mindre overarbejde og et team der ved, hvad det står i. Arbejder du med WhatsApp-grupper eller med software, er det vigtigste stadig, at alle får de rigtige informationer i tide. Catermonkey laver arbejdslisterne pr. event efter godkendelse af tilbuddet, med tiderne, opgaverne og antal gæster i, så din personaleplanlægning og dit køkken arbejder ud fra samme data. Vil du se, hvordan det udspiller sig for dig, tag kontakt.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor langt i forvejen skal du begynde at planlægge personale til store events?

For store events fra 50 gæster starter du mindst 4-6 uger i forvejen. Så har du tid til at indhente tilgængelighed, arrangere vikarer og opsnappe en ændring uden at det koster dig en aften med at ringe rundt. For mindre events er 2-3 uger normalt nok.

Hvad gør du hvis en medarbejder bliver syg i sidste øjeblik?

Hold en liste over vikarer, som du kan ringe til inden for 24 timer, og sørg for at disse mennesker allerede kender din måde at arbejde på. Hvis det ikke lykkes, deler du opgaverne blandt de mennesker der er der. Pas på at du ikke giver dine medarbejdere dobbelt arbejde, for så mislykkes det senere på aftenen alligevel.

Hvordan beregner du, hvor meget personale du har brug for pr. event?

Som tommelfingerregel regner du 1 kok pr. 20-30 gæster og 1 serveringsperson pr. 15-20 gæster når du serverer. Ved buffet har du brug for færre mennesker. Regn op- og nedmontering med, fordi et event på 4 timer normalt betyder 8 timer arbejde inklusiv indlæsning og oprydning.

Hvilke informationer skal du altid fastholde ved personaleplanlægning?

Notér hvem der arbejder hvornår, hvilke opgaver en person har, telefonnumrene på alle involverede og særlige forhold for hver person, for eksempel en allergi eller et kørekort. Gem disse oplysninger digitalt og tag en udskrevet kopi med til lokationen, fordi du ofte ikke har signal på en landejendom.

Hvordan forhindrer du at medarbejdere glemmer deres planlægning eller misforstår det?

Send planlægningen to gange: først ved distribueringen og derefter en bekræftelse 2-3 dage før eventet. Skriv tidspunkterne fuldt ud, så '13:00 til stede til briefing' i stedet for 'middag'. Bed om en bekræftelse, så ved du det er ankommet.

Hvad er de største fejl ved personaleplanlægning som du kan undgå?

Tre ting går oftest galt: at begynde at planlægge for sent, at glemme op- og nedmonteringstiden, og at ikke have en reserve, hvis nogen falder ud. Planlæg mindst 2 uger i forvejen, beregn den tid, du har brug for, og hold altid 1-2 personer i baghånden.

Hvilke værktøjer bruger du bedst til tilgængelighed på dit personale?

Med et lille team duer en delt kalender, hvor folk udfylder deres tilgængelighed. Hvis dit team vokser, er vagtplansoftware mere praktisk, fordi du kan hente timer og lønomkostninger pr. event ud fra det. Hvis du allerede bruger cateringsoftware, så tjek først, om personaleplanlægningen allerede er der, før du tilføjer separat vagtplansoftware.

Hvor meget tid tager det at digitalisere din planlægning i stedet for på papir?

Regn med en dag til at lægge dine mennesker, deres data og dine faste opgaver ind. Derefter tager en planlægning for et event kun en kvart time i stedet for en time, fordi du ikke skal omskrive hvem der gør hvad hver gang. De første to events går normalt stadig lidt trægt.

Prøv gratis