Planlæg ekstra personale til spidsbelastning

Under spidsbelastninger kan du ikke altid påregne dit faste team, og så er fristelsen stor til at booke bare nogen via et vikarbureau. Men løst personale, som du aldrig før har briefet, koster dig tid og risiko på selve dagen. I denne artikel læser du, hvordan du opbygger et fleksibelt lag af troværdige tilkaldevikarer, hvordan du introducerer dem hurtigt uden at skulle gentage en fuld briefing, og hvad du lægger vægt på, når du vælger mellem en fast pulje og et vikarbureau.

Hvorfor et fast lag virker bedre end at booke forfra hver gang

Hvis du ringer til et vikarbureau hver gang og spørger »hvem der er tilgængelig«, får du hele tiden nye, ukendte mennesker, der ikke kender dit køkkens måde at arbejde på. Et fast fleksibelt lag, en gruppe tilkaldevikarer, som du ofte tilkalder igen, kender allerede dit køkken, dine lokationer og dine forventninger. Det sparer dig tid og stress på selve dagen, præcis på det tidspunkt hvor du mindst kan bruge det.

Hvordan du opbygger det fleksible lag

Start småt: en håndfuld troværdige tilkaldevikarer, som du strukturelt beder tilbage, i stedet for at få nye navne via et bureau hver gang. Hold øje med hvem der fungerede godt, kom til tiden og kunne arbejde selvstændigt, og ring til de mennesker først næste gang spidsbelastning kommer. Fyld kun op med et vikarbureau for det, som dit faste lag ikke kan dække, så forbliver størstedelen af dit team kendt terræn.

Introduktion og briefing uden at miste tid

Ved en stor spidsbelastning har du ikke tid til at introducere alle grundigt. Arbejd derfor med et fast, kort instruktionskort, som alle får ved ankomst: hvor står hvad, hvem er leder den dag, og hvilke husregler gælder. For dit faste lag er en kort opfrisker nok, for vikarer du ser for første gang regner du lidt mere tid, men med det samme kort som grundlag.

Overvågning af troværdighed

Hold øje med, hvem der arbejdede hvornår og hvordan det gik, så du ikke skal gætte igen næste gang spidsbelastning kommer. Bekræft skift altid skriftligt, med tid, lokation og eventuelle påklædningsforskrifter, det forhindrer misforståelser, der fører til no-shows. Opbyg derudover en lille buffer: bed om 1 til 2 mennesker mere end strengt nødvendigt, for sandsynligheden for at nogen melder afbud er større ved løst personale end hos dit faste team.

Vil du ikke længere holde løst styr på, hvem der arbejdede hvornår og hvordan det gik? Prøv Catermonkey gratis og forbind din personaleplanlægning direkte til dine events.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvordan opbygger du et fleksibelt lag?

Start med et lille antal troværdige tilkaldevikarer, som du strukturelt beder tilbage, og fyld kun op med et vikarbureau for det, som dit faste lag ikke kan dække.

Hvordan introducerer du løst personale hurtigt uden at miste tid?

Arbejd med et fast, kort instruktionskort, som alle får ved ankomst. Dit faste lag har nok af en opfrisker, for nye vikarer regner du lidt mere tid.

Hvordan forhindrer du no-shows fra tilkaldevikarer og vikarer?

Bekræft skift altid skriftligt, med tid, lokation og påklædningsforskrifter, og opbyg en buffer på 1 til 2 ekstra mennesker.

Hvornår vælger du et vikarbureau i stedet for egne tilkaldevikarer?

Hvis dit faste lag ikke kan dække spidsbelastningen, eller hvis du endnu ikke har opbygget nok egne troværdige mennesker.

Hvordan holder du øje med hvem der er troværdig?

Noter efter hvert skift, hvordan det gik, og ring til de folk med det bedste track record først til næste spidsbelastning.

Vil du gøre din personaleplanlægning for spidsbelastninger mere overskuelig?

Prøv gratis