Hvad er de vigtigste økonomiske nøgletal for cateringfirmaer?

Hvis du bygger en cateringsafdeling ved siden af din butik, bemærker du hurtigt at økonomiske nøgletal for cateringfirmaer ligger anderledes end for din restaurant. Dine omkostninger varierer pr event, du har travle og stille perioder, og der kommer mere tilrettelæggelse ved. De vigtigste økonomiske nøgletal for cateringfirmaer er omsætning per event, gennemsnitlig ordreværdi, avance, omkostningsstyring, kundetilfredshed og hvad dit team kan håndtere per dag. Med disse tal ser du hvor din catering tjener og hvor det lækker væk, og du kan holde din restaurantdrift og din catering ved siden af hinanden uden at den ene trækker den anden med ned. (kilde: Horecatweepuntnul)

Omsætning per event og gennemsnitlig ordreværdi

Din omsætning per event er måske det mest direkte tal du har. Det viser hvordan du kører nu, og det hjælper dig skønne hvad der kommer ind næste kvartal. Det tal kan du beregne ved at dele din samlede omsætning med antallet af events i en periode.

Den gennemsnitlige ordreværdi er lige så vigtig. Den kan du beregne ved at dele din samlede omsætning med antallet af ordrer. For cateringfirmaer ligger den værdi normalt højere end i butikken, fordi kunderne bestiller et komplet pakke til en gruppe.

For at få din ordreværdi op, kan du gøre et par ting:

• Tilbyd pakker i stedet for løse poster
• Tilbyd ekstra services som betjening eller dekoration
• Sæt en premium-variant ved siden af dit standard-menu
• Sæt noget ved som passer, som en osteplade efter middagen

Ved at holde disse tal separat for hver type event, forretningsluncher, bryllupper og fester, ser du sort på hvidt hvilket arbejde giver mest og hvilket arbejde primært er presset. De tal hjælper dig når du skal vælge hvilket arbejde du tager næste år. (kilde: Wikipedia)

Avance og omkostningsstyring i catering

Din avance i catering ligger anderledes end i din restaurant. Kunderne betaler gerne for bekvemmelighed og service, så avancen kan være højere, men der er omkostninger der ikke er i butikken: transport, udstyr og lejet betjening.

Du kan beregne din brutto-avance ved at tage din omsætning minus dine direkte omkostninger (ingredienser, emballage, transport) og dele det med din omsætning. En sund brutto-avance for catering ligger normalt mellem 60-70%.

At beregne dine food costs er sværere i catering, fordi du skal tage hensyn til:

• Spild pga usikker gæstetal
• Ekstra omkostninger til transport og varmeholdelse
• Ingredienspriser som kan svinge meget per sæson
• Minimale bestillingsantal som ikke passer til dine tal

Personaleomkostninger som procentdel af din omsætning er det tal du gerne vil se hver uge. I catering svinger det mere end i butikken, fordi du ansætter ekstra folk til store events. Sigte på 25-35% af din omsætning, afhængig af hvilken slags catering du leverer. (kilde: Wikipedia)

Kundetilfredshed og genbestillings-procent måling

I catering tæller din kundernes værdi over flere år tungt, fordi tilfredse kunder kommer tilbage til næste event. Du kan beregne den værdi ved at gange din gennemsnitlige ordreværdi med antallet af ordrer per år og antallet af år en kunde forbliver hos dig.

Du kan beregne dit genbestillings-procent ved at dele antallet af kunder der bestiller anden gang med det samlede antal nye kunder. Et sundt genbestillings-procent for catering ligger omkring 30-40%.

Tilfredshed rammer dine tal direkte, fordi:

• Tilfredse kunder bestiller næste gang i gennemsnit 15-20% mere
• Mund-til-øre-markedsføring sænker dine markedsføringsomkostninger
• Klager og genleveringer kan koste penge på din avance
• Gode anmeldelser kan bringe nye kunder til dig

Du måler dette nøgletal med et kort spørgeskema efter hvert cateringevent. Spørg om de fire ting som catering handler om: smag, præsentation, levering og service.

Operationelle tal og personaleproduktivitet

Din omsætning per medarbejder siger meget om hvor glat din operationelle side kører. Det kan du udregne ved at dele din samlede omsætning med antallet af FTE'er (fuldtidsækvivalenter). For cateringfirmaer ligger det tal ofte højere end i butikken, fordi den gennemsnitlige ordreværdi er højere.

Arbejdsomkostninger som procentdel af din omsætning svinger meget i catering. Ved små events kan de omkostninger løbe op til 40%, mens du ved store events med stort set samme team håndterer meget mere omsætning og ender omkring 25%.

Operationelle nøgletal som påvirker dine økonomiske resultater:

• Forberedelsestid per portion
• Antal events per dag som dit team kan håndtere
• Kombinering af ruter (flere leveringer per tur)
• Retur-procentsats for udstyr

Ved at holde øje med disse tal ser du hvor det bløder: ruten der løber over hver gang, udstyr der aldrig kommer helt tilbage. De hjælper dig finde stederne hvor du tjener penge uden at få flere kunder. (kilde: Wikipedia)

Sæsonbetinget trends og cashflow

Catering har stærke sæsonmønstre som påvirker din cashflow. December og foråret er normalt topperioder, januar og august ligger ofte stille. Lægger du dine omsættal fra de seneste år ved siden af hinanden per måned, ser du mønsteret med det samme.

At holde øje med din cashflow er ekstra vigtig i catering, fordi:

• Kunder betaler ofte først efter eventet
• Du skal betale for ingredienser og personale på forhånd
• Store events kan trække på din konto midlertidigt
• Sæsonudsving rammer din likviditet

Du forudsiger dine toppe og dale ved:

• At se dine tal fra sidste år per måned
• At sætte helligdage og skoleferier ind i din planlægning
• Opbygning af en buffer til de stille måneder
• At arbejde med store events med depositum

God cashflow-planlægning sikrer at du også i en stille måned kan betale dine faste omkostninger og stadig kan investere. Særligt i catering hvor din omsætning per måned svinger vildt, er det forskellen mellem at arbejde roligt og at være rød.

Hvilken software hjælper til måling af caterignøgletal?

For at holde øje med dine horecatal skal du have noget der udvikler sig med dig. Regneark kan virke fint hvis du afvikler et par events per måned, men de bliver uhandterlige når din kalender bliver fuld.

Softwaretype	Fordele	Ulemper
Regneark	Billigt, fleksibelt, kendt	Fejlbehæftet, tidskrævende, alt med hånden
Bogholderipakker	God økonomisk rapportering	Ved ikke noget om catering
Cateringsoftware	Alt på ét sted, beregner selv	Højere omkostninger, du skal lære det

Software der er specielt lavet til catering sparer mest arbejde, fordi den:

• Udregner selv dine food costs per event
• Viser dig din avance med det samme, selv hvis gæstetallet ændres
• Tilbud forbinder til dit indkøb og din planlægning
• Laver oversigter per nøgletal som du vil følge
• Forbinder til dit bogholderi

Vælg noget der passer til størrelsen af dit firma og som udvikler sig med dig. Hvilke nøgletal du følger i det, bestemmer du selv. Det vigtigste er at du holder dine tal på samme måde hver måned, fordi kun så ser du en tendens i stedet for en enkelt måned.

At måle økonomiske nøgletal for dit cateringfirma kræver først og fremmest disciplin. Holder du systematisk øje med din omsætning, dine avancer, din kundetilfredshed og dine operationelle tal, får du kontrol over din cateringsøkonomi og træffer beslutninger baseret på tal i stedet for fornemmelse. Det gælder for en cateringsafdeling der lige er startet lige så meget som for en afdeling der allerede har kørt i år. Vil du vide hvordan vi hjælper horecaentreprenører med det, kontakt os med os.

Læsetip: ➡️ Hvilke oplysninger skal obligatorisk stå på en cateringfaktura?

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvor ofte skal jeg opdatere og analysere mine cateringnøgletal?

Hol øje med dine vigtigste nøgletal, såsom omsætning per event og avance, hver uge og gå grundigt i gang med dem hver måned. Sæsonbetingede trends ser du per kvartal, fordi der først ser du et mønster når du lægger flere måneder ved siden af hinanden.

Hvad gør jeg hvis min avance falder under 60%?

Kig først på dine food costs: er dine indkøbspriser steget uden at menupriserne fulgte med? Kontroller derefter dine portionsstørrelser og dit spil. Hvis margenen stadig er lav, ligger det ofte i for lave ordreværdier eller i arbejde der koster flere hænder end du havde regnet med.

Hvordan forhindrer jeg cashflow-problemer i stille sæsoner?

Opbyg en buffer i de travle måneder og arbejd ved store events med en depositum. Fyld de stille måneder med andet arbejde: kokekurser, måltider til virksomheder eller samarbejde med en lokation som just kører i lavsæsonen.

Hvilken KPI er vigtigst for en startende cateringsafdeling?

Den gennemsnitlige ordreværdi. Den bestemmer direkte om du tjener på et event. Arbejd først på højere ordreværdier med pakker og ekstra services, og gå først derefter efter volumen. Ti gode events er mere rentable end tyve magre.

Hvordan beregner jeg mine food costs korrekt når gruppestørrelsen varierer?

Arbejd med standardopskrifter per person og regn 5-10% spild med. Beregn dine omkostninger per portion inkluderet transport og emballage, og tilpas det til gruppestørrelsen: ved større grupper ligger dine omkostninger per person normalt lavere.

Hvad er et realistisk genbestillings-procent for mit cateringfirma?

30-40% er sund for catering. Ligger du under 25%, kig så på dine efterfølgende kontakter: ringer du dine kunder op efter et event? Ligger du over 50%, så har du loyale kunder og kan fokusere på nye kunder.

Hvordan håndterer jeg KPI-forskelle mellem forskellige event-typer?

Se dine nøgletal separat for hver type event, fordi hver type har sin egen avance. Forretningsluncher giver mindre per styk men kommer oftere tilbage, bryllupper har højere avance men kræver meget mere personale på gulvet. Tilpas din tilgang per type.

Catermonkey regner din cateringstilbud gennem baseret på dine opskrifter og dine indkøbspriser, så du ser food costen og avancen per event før du sender den, og ved månedsskiftet ikke skal gætte hvor dine penge blev af.

Prøv gratis