Hvordan kan jeg lave en eventplanlægning og arbejdsliste til mit cateringfirma?

Du laver en eventplanlægning og arbejdsliste til catering ved først at hente alle kundedata og ønsker, derefter lave en tidsplan og til sidst lave en konkret arbejdsliste pr. medarbejder. En god eventplanlægning begynder 4-6 uger før eventen og indeholder klare opgaver, tidspunkter og ansvar for alle i dit team.

Hvad er de vigtigste trin når du laver en eventplanlægning til catering?

En eventplanlægning der virker består af otte hovedtrin som du går gennem en efter en, fra det første opkald til afregning. Start med at notere alle kundedata og ønsker, efterfulgt af en detaljeret tilbud og en tidsplan.

Start din planlægning 4-6 uger før ved at kortlægge alt hvad du skal bruge. Lav et oversigt over menuen, antal gæster, lokationen og særlige ønsker. Bestem derefter hvilket udstyr, personale og transport du skal bruge. Plan dit indkøb og forberedelse så du har alle ingredienser i huset to dage før eventen.

Næste trin er en produktionsplan for dit køkken. Fordel kogeopgaverne over flere dage og sørg for, at alt som kan laves på forhånd også laves på forhånd. Det sparer stress på selve dagen og er bedre for kvaliteten.

Afslut din planlægning med et sidste tjek 24 timer før eventen. Kontroller om alle ingredienser er der, om dit personale er informeret og om transport er planlagt. God planlægning betyder at du på dagen kun udfører det som allerede ligger klar.

Hvordan laver du en praktisk arbejdsliste som alle medarbejdere kan følge?

En praktisk arbejdsliste indeholder konkrete opgaver med tidspunkter og klare ansvarsområder pr. medarbejder. Lav separate arbejdslister til køkken, service og transport så hver ved hvad der forventes og hvornår.

Begynd hver arbejdsliste med en overskrift om eventen: antal gæster, lokation, ankomsttid og særligheder. Del derefter alle opgaver op i 30-minutters blokke. Skriv ved hver opgave hvad der skal ske, hvor lang tid det tager og hvilket udstyr der skal bruges.

Sæt også klare aftaler om møder i din arbejdsliste. Bestem hvem der har det endelige ansvar, hvordan folk kan nå dig hvis der er problemer og hvornår I mødes. Tilføj numre på alle som betyder noget: kunden, lokationen og dine holdledere.

Lad din arbejdsliste blive gennemset af en erfaren medarbejder. Vedkommende ser de praktiske ting, som du overser. En god arbejdsliste er så klar, at også en person, der aldrig har været med før, kan arbejde med den.

Print dine arbejdslister ud, og læg dem også i telefonerne på dine holdledere. På en lokation uden signal er papir nogle gange det eneste der virker.

Hvis du laver samme slags event ofte, lav da en fast arbejdsliste pr. event type. Et bryllup, en firmafest og en begravelse har hver sin egen rytme og den liste skal du kun tilpasse på antal og tid pr. ordre.

Hvilken information skal du have fra kunder før du kan begynde at planlægge?

For en god eventplanlægning har du mindst otte slags information nødvendig fra din kunde: antal gæster, dato og tid, lokationen, menuønsker, budget, særlige ønsker, hvad der er til stede på stedet og numre på alle involverede.

Start med det grundlæggende: den nøjagtige dato, starttid, sluttid og antal gæster. Spørg også hvad slags event det er, fordi en forretningslunch kræver noget andet end en fødselsdagsfest. Noter om antallet af gæster er endeligt eller stadig kan ændres.

Hent derefter lokaleinformation. Spørg efter adressen, køkkenplads, køling, service og parkeringsplads. Spørg også, om dit team kan være der og om der er et sted at losse.

Noter alle særlige ønsker: vegetariske optioner, allergener, religiøse forskrifter og hvilken drik der skal være. Spørg også hvilken form for service kunden ser for sig: buffet, walking dinner eller service ved bord. Det bestemmer dit personale og dit udstyr.

Sørg for at have alle kontaktpersoner: kunden, lokaleleder og evt. en bryllupplanlægger eller eventmanager. Få deres mobilnumre, for på dagen ringer du ikke til en fastlinje.

Hvordan planlægger du timing og flytning af udstyr til forskellige typer events?

Timingen varierer meget efter eventtype. Forretningsevents har stramme tider og kræver punktlighed, mens familiefester giver mere plads. Plan 2 timer forberedelse til en forretningslunch, mindst 4 timer til et bryllup. Ved et aftenevent rykker hele dit dagskema med.

For små møder på op til 25 personer planlægger du normalt 1-2 timer opbygning. Start med at klargøre service og drikke, derefter de varme retter. Sørg for at være klar 15 minutter før eventstart til sidste spørgsmål fra værten.

Store fester med 100+ personer kræver anden tilgang. Plan mindst 3-4 timer opbygning og arbejd med et fast team der gør delene ved siden af hinanden. Fordel dine mennesker: en gruppe til det kolde, en til det varme og en til drikke og service.

Vær særligt opmærksom på flytning af udstyr ved udelokationer. Plan ekstra tid til transport, tjek om der er strøm og vand og tag altid reserveudstyr med. Vejret kan vende din planlægning på hovedet så hav en plan B til en regndag.

Hvad gør du hvis der kommer ændringer i dit skema i sidste øjeblik?

Ændringer i sidste øjeblik hører med til catering. Fleksibilitet og god kommunikation er din redning. Lav altid aftaler om ændringer på forhånd: til hvornår og hvad koster de ekstra.

Sæt klare deadlines for forskellige typer ændringer. Menuen kan normalt ændres frem til 48 timer før, men ændringer i antallet af gæster påvirker dit indkøb og personale. Sig deadlines højt til din kunde og sæt dem i dit tilbud.

Hold altid en buffer i din planlægning. Køb 5-10% ekstra ingredienser og sørg for at have et par personer som kan springe ind. Plan også ekstra tid i dit dagskema for hvad der kommer undervejs.

Hvis der kommer ændringer på eventdagen, fortæl det hele dit team med det samme. Brug en gruppeapp eller walkie-talkies så alle hører det på samme tid. Bliv rolig: dit team kigger på dig og dine gæster ser stress med det samme.

Dokumenter alle ændringer skriftligt, også dem i sidste øjeblik. Det forhindrer problemer bagefter og hjælper dig med fakturaen. Lad din kunde bekræfte de vigtigste ændringer via e-mail eller WhatsApp.

Hvordan sikrer du at intet bliver glemt på eventdagen?

En grundig cateringtjekliste forhindrer fejl på eventdagen. Arbejd med tre kontrolpunkter: når du forlader dit eget køkken, når du ankommer til lokationen og 30 minutter før start. Gå alle dele igennem hver gang.

Lav en lasteplan med alt der skal med: mad, service, køkkenudstyr, pynt og rengøringsudstyr. Afkryds hver ting når du læsser, og lad nogen se til. Ting som du glemmer på lokationen koster dig en time og en masse stress.

Tjek først hvad der står når du ankommer til eventlokationen. Test ovnene, køleskabene og resten af udstyret før du begynder opbygning. Kig også på rummet og tilpas din opstilling hvis det ser anderledes ud end du troede.

Planlæg et sidste tjek 30 minutter før eventstart. Gå igennem alt med din holdleder: er maden på temperatur, står alt klart, ved alle hvad deres opgave er og kan alle nås? Det sidste tjek giver ro.

Hold en nødkasse klar med ekstra servietter, bestik, en lighter, batterier og en forbindskasse. Små ting løser du da uden at nogen mærker det. God forberedelse er det halve arbejde i catering.

At lave eventplanlægninger og arbejdslister handler mest om at gentage og finjustere. Noter efter hver event hvad der gik skævt og tilpas din standardliste, så næste event bliver lettere. Har du spørgsmål om din planlægning, så tag gerne kontakt til vores team eller planlæg et møde.

Catermonkey laver din eventplanlægning og arbejdsliste ud fra det tilbud, som kunden har godkendt: antal gæster, retterne og tiderne er allerede der, så din arbejdsliste ruller ud i stedet for at du skal skrive den over.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan beregner du hvor meget personale du skal bruge til en cateringevent?

Til servicepersonale regner du i gennemsnit 1 person per 15-20 gæster ved bordservice og 1 per 25-30 gæster ved buffet. Til køkkenet planlægger du 1 kok per 50 portioner afhængig af hvor kompliceret menuen er. Ved mange gange eller vanskelige tilberedninger har du brug for flere mennesker.

Hvad er de mest almindelige fejl ved cateringplanlægning og hvordan undgår du dem?

De største fejl er: at undervurdere opbygningstiden, at spørge for lidt ind til lokationen om, hvad der allerede står der, og ikke at tage højde for vejret ved en udelokation. Gå altid derud og kig, planlæg 25% ekstra tid, og hav en plan B til de kritiske dele.

Hvordan håndterer du særlige kosttyper og allergener under planlægningen?

Lav et særskilt oversigt over alle kosttyper og allergener pr. gæst, og mærk alle retter klart. Arbejd med allergener i et særskilt arbejdsrum med eget køkkenudstyr, og lær dit personale hvordan en allergisk reaktion ser ud. Hold nummeret på den nærmeste lægevagt ved hånden.

Hvilken software eller værktøjer hjælper med at lave eventplanlægninger?

Mange cateringfirmaer bruger Trello eller Asana til opgaver og lister, Google Sheets til arbejdslister og WhatsApp Business for teamet. Cateringsoftware som Catermonkey sætter dine tilbud, planlægning og arbejdslister i ét system så du kun skal skrive data ind en gang. Vælg noget, dit team kan bruge med det samme.

Hvordan bestemmer du den rigtige mængde mad pr. person?

Regn 200-250 gram pr. person til en hovedret og 6-8 mundfulde pr. time pr. person til en reception. Ved buffet planlægger du 20% ekstra fordi folk vil smage alt. Vær opmærksom på tidspunktet: ved lunch spiser gæster mindre end ved aftensmad og ved lange events (4+ timer) går der mere til.

Hvad gør du hvis du under eventen mærker at maden ikke bliver klar i tide?

Sig det straks og ærligt til din kunde og nævn et nyt tidspunkt, du kan holde. Sæt dit team på retterne som skal ud først og overvej om du skal ændre rækkefølgen af gangene. Tilbyd i mellemtiden noget brød, en amuse eller en drik for at dække ventetiden.

Hvordan sikrer du godt samarbejde mellem køkken og service under events?

Hold altid et møde 30 minutter før eventstart hvor du gennemgår planlægningen, særligheder og mødeaftaler. Udpeg en holdleder til køkkenet og en til service og aftal en fast kommunikationskanal, som walkie-talkies eller en gruppeapp. Planlæg faste møder ved lange events.

Prøv gratis