Prospects, der ikke svarer: hvad gør du med forespørgsler, hvor ingen svarer længere?

Prospects, der ikke svarer, hører nu engang til i catering: du sender et tilbud eller et forslag, og derefter bliver det stille. Du får flere svar ved at følge op på faste tidspunkter, skifte mellem e-mail og telefon pr. forespørgsel, og genkende, hvornår du bedre kan stoppe. Det handler om timing, at have noget at fortælle, og om at være vedholdende uden at være for pågående.

Hvorfor svarer prospects ikke på dine beskeder?

Prospects svarer ofte ikke, fordi dit budskab kommer på det forkerte tidspunkt, ikke handler om det, de arbejder på nu, eller går tabt blandt tredive andre e-mails. At forslaget er dårligt, er sjældent årsagen.Timing betyder meget. Kontorchefen, der lige har håndteret en flytning, har ikke hovedet til virksomhedens julefest næste år.

Årsagerne er normalt helt almindelige. Din e-mail falder ind på en travl dag, emnelinjen siger ingenting, eller indholdet passer ikke til deres aktuelle behov. Der kommer mere til: budgettet er ikke på plads, tre personer skal godkende det, eller de er allerede i samtale med et andet cateringfirma.

Og sommetider ligger det på budskabet selv. En e-mail, der kunne være sendt til alle, som især handler om dig selv, eller hvor der ikke står, hvad du egentlig gerne vil af dem. Ingen går og funderer på det, så så ligger det der.

Hvor ofte må du følge op på en prospect uden at være påtrængende?

En brugbar opfølgning består af maksimalt 5-7 kontaktmomenter fordelt over 3-4 uger. Din første opfølgning sendes efter 3-4 dage, derefter følger du op efter 1 uge, 2 uger og 3 uger. Sådan giver du nogen plads til at svare uden at være i synsfeltet hver dag.

Tiden mellem to opfølgninger betyder mere end antallet. Opfølgning for hurtigt virker påtrængende, venter for længe og kunden har glemt dig. Kig på arbejdsugen og undgå mandagmorgen og fredagseftermiddag. For virksomheder virker tirsdag til torsdag mellem 10:00 og 16:00 som regel bedst.

Pas også på, hvornår du skal stoppe. Siger nogen, at der ikke er interesse, så er det svar og lad det være. Har du efter 5-7 opfølgninger stadig intet hørt, så er det slut. Send dog en sidste besked, hvor du siger, at dette er dit sidste, medmindre de melder sig. Det giver overraskende ofte svar alligevel.

Hvilke kanaler virker bedst, når du følger op på en prospect?

E-mail er fortsat det mest praktiske kanal til en opfølgning, fordi det ikke forstyrrer og nogen kan svare, når det passer dem. Du kan også nemt finde tilbage til, hvilken opfølgning du sendte og hvornår. Hold emnelinjen tydelig og beskeden kort.

Ringe virker, hvis det skal gå hurtigt, eller hvis du allerede kender den prospect. Det er mere direkte, men du afbryder også. Brug telefonen derfor med mål, for eksempel efter 2-3 opfølgninger via e-mail. Ring på et tidspunkt, hvor den anden sandsynligvis ikke sidder i møde, og hold det kort.

LinkedIn kan virke godt for erhvervskunder, især hvis du deler noget brugbart i stedet for et salgsbudskab. En personlig besked via LinkedIn føles ofte mindre som salg. WhatsApp eller SMS bruger du kun, hvis du har aftalt det: for personligt til første kontakt, perfekt hos kunder, du leverer til i mange år.

Hvad skal du skrive i en opfølgningsmeddelelse, der faktisk bliver læst?

Start med en emnelinje, der gør dig nysgerrig uden at være overdrevet. For eksempel: 'Spørgsmål om jeres cateringbehov for Q1' eller 'Ide til jeres næste firmafest'. Undgå emnelinjer som 'Opfølgning' eller 'Interesse stadig?', fordi de ikke siger noget.

Hold din opfølgning kort. Én sætning om jeres tidligere kontakt, én ting, der er ny (et råd, et sæsoningsforslag, noget du bemærkede), og et simpelt spørgsmål nederst. For eksempel: 'Hej [navn], jeg så, at I lige har åbnet en ny filial. Har I allerede arrangeret noget til åbningen? Jeg kan sende et par idéer, der virker godt til det.'

Skriv hver opfølgning til den ene prospect. Nævn deres firma, noget der sker, eller hvad I talte om forrige gang. En prospect mærker inden to linjer, om denne besked er sendt til hundrede mennesker, og så er han væk.

Hvordan genkender du, når en prospect virkelig ikke er interesseret?

Sommetider er det klart: de siger, at de ikke har interesse, spørger, om du vil holde op med at maile, eller fortæller, at de har et fast cateringfirma.Respektér det straks og tak dem for at de fortæller det. Det sparer dig tid og holder døren åben for om to år.

Ofte er det mere subtilt. Stilhed efter flere opfølgninger, svar på tre ord uden et modspørgsmål, eller blive videresendt til en kollega uden yderligere forklaring. Også nogen, der hele tiden udsætter det eller er ubestemt om datoen, siger egentlig høfligt nej.

Se også på, hvad nogen gør. Åbnes dine e-mails, men de svarer aldrig, eller er nogen travl på LinkedIn, mens dit budskab ligger der, så er interessen lav. Tro på din følelse: hvis du har følelsen af, at du presser på, så er det tid til at stoppe.

Hvilken opfølgningsstrategi virker bedst for cateringfirmaer?

I catering drejer det sig om kalenderen. Om julebordene begynder du i september, om sommerfester i marts, om personaleudflugter i januar. Lægger du din opfølgning langs disse tidspunkter, ringer du til en prospect præcis, når han alligevel tænker på det.

Hak ind på det, der sker hos kunden. En flytning, et jubilæum, en ny filial eller en messe i deres branche er fint afsæt. 'Jeg så, at I fylder 10 år, tillykke. Har I allerede planlagt en fest?' læses helt anderledes end 'jeg kommer bare tilbage til min tidligere e-mail'.

Send i din opfølgning engang imellem noget, de kan bruge. Hvor mange mundfulde du regner pr. person til en reception på to timer, hvad der gør det godt i sæsonen, eller hvordan andre virksomheder planlægger deres julefest. Sådan viser du, at du forstår dit fag i stedet for bare at ville sælge. For eksempel: 'Her er en tjekliste til at planlægge catering ved en firmafest', med et roligt spørgsmål under om deres behov til kommende sæson.

Bruger du tilbud som afsæt for at komme i kontakt. Henvisning til en lignende fest, du har lavet, uden at nævne kundenavne. En prospect kan så forestille sig, hvad du ville have sat på bordet hos dem.

Prospects, der ikke svarer, hører til, men med faste opfølgningstidspunkter får du mere ud af det end ved at sende mange budskaber. Kig på timing og på det, du har at fortælle, ikke på tal. I Catermonkey ser du pr. tilbud, hvornår du sendte det, om det er blevet set, og hvornår din næste opfølgning er på plads, så en forespørgsel ikke stille ligger tilbage i din indboks. Vil du vide, hvordan det passer til din måde at arbejde på, tag kontakt til os.

Ofte stillede spørgsmål

Hvordan kan jeg holde styr på, hvilke prospects jeg allerede har kontaktet, og hvornår?

Noter for hver prospect, hvornår du havde kontakt, via hvilken kanal, og hvad der kom ud af det. Det kan være en Excel-liste, men det går meget hurtigere, hvis du noterer det sammen med tilbuddet selv. Sæt straks en påmindelse for din næste opfølgning, så glemmer du ingen og ringer du heller ikke til nogen to gange i samme uge.

Hvad gør jeg, hvis en prospect efter måneder pludselig svarer på en gammel opfølgning?

Det sker oftere end du tror. Svar bare glad og forretningsagtig, henvis kort til jeres tidligere kontakt og spørg, hvordan det ser ud nu. Deres timing kan være præcis rigtig, for eksempel fordi budgettet er der nu. Behandl sådan en prospect som en ny forespørgsel og spørg om deres aktuelle behov i stedet for at gentage dit gamle forslag.

Hvordan tilpasser jeg min opfølgning til forskellige slags prospects (små virksomheder vs. store organisationer)?

Små prospects beslutter hurtigere, der kan du følge op oftere. I store organisationer skal flere mennesker godkende det, så der arbejder du med længere mellemrum. For de større prospects hjælper det at sende noget, der handler om deres behov, som hvordan du håndterer catering til 300 personer i to skift, eller hvordan du deler et budget pr. afdeling.

Hvilke fejl skal jeg helt sikkert undgå i mine opfølgningsbeskeder?

Lange budskaber, du skal læse først, beskeder, der kun handler om din virksomhed, og pressionsmidler som 'sidste chance' eller 'kun denne uge'. Det samme budskab til alle er den mest almindelige fejl. Prospects ser det straks og klikker væk hurtigere end på en e-mail, der tydeligt er skrevet til dem.

Hvad gør jeg med prospects, der siger 'ring mig senere igen', men ikke tager telefonen?

Prøv én gang til på et andet tidspunkt, og send derefter en e-mail med besked om, at du har ringet som aftalt. Giv to tidspunkter, hvor du er tilgængelig, eller spørg, om e-mail passer bedre. Sommetider er 'ring senere' en høflig måde at sige nej på. Lad bolden blive hos dem derefter.

Skal jeg stoppe med opfølgning, hvis en prospect åbner mine e-mails, men aldrig svarer?

Nej, åbning er et godt tegn: der er nok interesse til at se. Fortsæt med din normale opfølgning, men gør det anderledes. En anden emnelinje, et spørgsmål i stedet for information, eller et andet tidspunkt. Efter 5-7 forsøg sender du en sidste besked, hvor du spørger, om der stadig er interesse.

Hvordan kan jeg automatisere min opfølgning uden at miste det personlige kontakt?

Lad påmindelserne komme automatisk, ikke beskederne. Arbejd med et par faste indledninger, som du tilpasser pr. kunde med deres navn og noget der sker hos dem. Sådan tager en opfølgning dig to minutter i stedet for ti, og det læses stadig som om du lige skrev det.

Prøv gratis