Hvordan kan jeg med mit cateringfirma reagere hurtigere på ændringer i markedet?

Hurtigere reaktion på markedsændringer skabes gennem arbejdsprocesser, du nemt kan tilpasse, gennem software, der udfører regnearbejdet, og gennem et team, der kan skifte. Cateringfirmaer, der har styr på deres processer, kører et nyt koncept ud på få dage i stedet for uger. Denne artikel går gennem de spørgsmål, der passer hertil: hvordan du fleksibilitet i catering øger og hvilke digitale værktøjer, der hjælper dig.

Hvorfor har cateringfirmaer svært ved hurtige markedsændringer?

Et cateringfirma bliver stoppet af markedsændringer, fordi det meste arbejde udføres manuelt. Fra tilbud til personaleplanlægning: mange firmaer arbejder med et regneark, en mailboks og en stak sedler. Så bliver hver ændring en aftens arbejde.

De største flaskehalse ligger i det daglige arbejde. Sæsonen bestemmer din menu, dit personale og dit indkøb, og det ændrer sig hvert kvartal. Uden software tager hver tilpasning dage. At tilføje en ret betyder at gennemregne alle ingredienser manuelt og opdatere dine indkøbslister.

Kontakten til dine kunder kører samtidig over fire kanaler. En besked her, en mail der og et telefonopkald, som ingen har noteret. Når markedet kræver hurtigere svar, blokerer de gamle arbejdsprocesser dig, og du kan ikke følge med i markedsændringerne omkring dig.

Hvilke signaler viser, at markedet ændrer sig?

Markedsændringer annonceres sig i, hvad dine kunder efterspørger. Vær opmærksom på, når der oftere spørges efter nye koncepter, efter en anden prisklasse eller efter en menu, som du ikke tilbyder. Også timingen skifter: flere anmodninger i sidste øjeblik, eller netop bookinger et år i forvejen.

Kig derudover på, hvad andre cateringfirmaer gør. Når en kollega i området lancerer noget nyt, tilpasser priserne eller pludselig reklamerer overalt, bevæger markedet sig med. Sociale medier og et messebesøg giver dig på én dag mere end et kvartals statistiklæsning, fordi du der ser markedsændringer først.

Sæsontendenser er mindre forudsigelige end før. Topuger forskydes, nye festdage bliver populære og firmafester bookes på andre tidspunkter. Også dine leverandører bemærker ændringer først: nye produkter, prisændringer eller noget, der pludselig ikke kan leveres.

Og dine kunder tager deres vaner fra uden for cateringen med sig. Onlinebestilling, betaling med telefonen og svar med det samme er ikke længere ønsker, men normen. Det er de tendenser, der rammer dig hårdest.

Hvordan gør du dit cateringfirma mere fleksibelt over for uventede ændringer?

Fleksibilitet begynder med arbejdsprocesser, som du i løse brikker kan tilpasse. Opbyg din menu fra dele, som du kan kombinere, så sætter du et nyt koncept sammen uden at vende hele dit kort.

Din personaleplanlægning bliver mere fleksibel, når du indsamler tilgængeligheden i god tid på forhånd og holder en liste med vikarer. Sørg for, at dine faste folk er bredt anvendelige: dem, der kan stå både i køkkenet og i serveringen, giver dig plads, når nogen falder ud.

Arbejd med flere leverandører per produktgruppe. Så har du et alternativ, når en pris skyder i vejret, eller noget ikke kommer ind, og du behøver ikke at vende din menu i sidste øjeblik.

Hold penge til side. En ny vogn, en ekstra kraft eller en annonce skal du kunne betale på det tidspunkt, hvor chancen viser sig. Fleksibilitet i catering er for en stor del blot økonomisk råderum.

Til sidst skal du bringe din kundekontakt til ét sted. Når du hurtigt skal reagere på en ændring, vil du ikke først søge gennem tre mailbokse og to telefoner. At sætte alt sammen koster dig én dag og sparer dig derefter hver uge timer.

Hvilken software hjælper cateringfirmaer med at tilpasse sig markedstendenser?

Cateringsoftware overtager det tilbagevendende arbejde og gør tilpasninger billige. Tilbud hænger på dine arbejdslister, dit indkøb ruller ud per leverandør, og når du ændrer en ret, ændres resten med. Det er forskellen mellem en eftermiddags beregning og to minutters skrivning.

På dit website kan du lade kunder selv regne. En prisindikation, hvor man tænder og slukker for valgmuligheder, lader dig se, hvilke menuer der slår an, før dine kollegaer bemærker det. En anmodningsformular, som henter de korrekte data, sparer dig en runde telefonopkald. Sådanne små digitale indgreb på dit website koster lidt og leverer med det samme noget.

Software til kundehåndtering i catering holder alle samtaler på ét sted. Påmindelser om tilbud, der stadig står åbne, kundedata, der passer, og en kalender, som alle ser: med det kan du hurtigt reagere, når en kunde ændrer sine ønsker.

Tal fra din egen administration viser mønstre: hvilke retter der vokser, hvilke måneder der ændrer sig, hvilke kunder der kommer tilbage. Dermed ser du tendenser komme i stedet for at du konstaterer dem efterfølgende. Digitale oversigter fra dit eget firma siger mere end enhver trendrapport.

Digitale værktøjer til catering, såsom arbejdslister, der opstår automatisk, fjerner behovet for at skrive det hele om igen. Så snart et tilbud er underskrevet, ligger køkkenlisten og magasinlisten der. Dit team begynder med det samme, uden at nogen først sidder og venter på en udskrift.

Hvordan sikrer du, at dit team bevæger sig med ændringerne?

Fortæl i tide, hvad der ændrer sig, og hvorfor. Folk tager nye arbejdsprocesser meget lettere op, når de forstår, hvad det er godt for, og hvad deres egen rolle deri er.

Investér i brede færdigheder. Folk, der kan håndtere flere opgaver, giver dig plads, når markedet kræver noget nyt. Så behøver du ikke straks at ansætte nogen.

Lad dine folk tænke med om, hvordan arbejdet kører. Dine kokke ved præcis, hvor det sidder fast, og har som regel allerede fundet på en løsning. Desuden er de hurtigere villige til at ændre noget, de selv har fundet på.

Software gør ændringer mindre spændende. Når nye aftaler kører via en skærm, alle kender, behøver ingen nye vaner at lære. Styringen af dine events bliver nemmere, så snart alle ser i det samme system. En digital plan, som alle ser på sin telefon, fungerer bedre end en opslagstavle, fordi ingen længere skal lede efter den seneste version.

Sig det når nogen bevæger sig godt med. En kok, der af sig selv gennemregner den nye menu, fortjener, at du nævner det. Det virker bedre end enhver forklaring på fleksibilitet.

Gå hver kvartal kort gennem de processer, du har tilpasset. Hvad virker, hvad ikke, hvad skal tilbage, som det var. Sådan bliver du ved med at justere uden, at det bliver et stort projekt.

Hvad er de største fordele ved at reagere hurtigt på markedsændringer?

Du vinder ordrer fra cateringfirmaer, der er langsommere. Kunder vælger cateringfirmaet, som kan opfylde deres nye ønsker med det samme, og det bemærker du i din kalender og i dine vurderinger.

Du tjener mere, fordi arbejdet tager mindre tid, og din margen er mere synlig. Software sparer timer og fejl. Hurtigere tilbud betyder flere underskrevne ordrer. Skarpt indkøb og en plan, der passer, holder dine omkostninger i ro, mens din omsætning vokser.

Kunder bliver længere, når du leverer, hvad markedet kræver. Firmaer, der bevæger sig med nye tendenser, holder deres faste kunder og bliver hyppigere anbefalet videre. Faste forretningsprocesser sikrer, at du når den kvalitet hver gang, også i de travle uger.

Vækst bliver lettere. Når dine arbejdsprocesser bevæger sig med, kan du håndtere flere ordrer uden at kvaliteten falder. Nye folk bliver hurtigere oplært, fordi de lærer én måde at arbejde på i stedet for ti undtagelser.

Og du selv får ro fra det. Når dine systemer følger ændringerne med, bruger du mindre tid på administrationen og har tid tilbage til dine kunder og dit køkken.

Dit firma bliver også mere værd. Et firma, hvor processerne er nedskrevet og ikke kun sidder i ejerens hoved, er langt mere interessant for en køber.

Hurtigere reaktion på ændringer gør dit cateringfirma til et firma, der griber muligheder i stedet for at løbe efter kendsgerningerne. Catermonkey regner dit tilbud igennem ud fra dine opskrifter, opretter arbejdslisterne og indkøbet per leverandør, når tilbuddet er godkendt, og lader dig ved hver ændring se i ét skærmbillede, hvad det gør med din margen. Vil du vide, hvordan det virker for dine menuer, så tag kontakt.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvor længe tager det at omstille mit cateringfirma til automatiserede processer?

Regn med 2-4 uger, afhængigt af, hvor stort dit firma er, og hvor mange undtagelser du har nu. Start med det arbejde, der tager dig mest tid, normalt dine tilbud og dit indkøb. Med god vejledning arbejder dit team inden for en måned med den nye måde at arbejde på, og du bemærker tidsbesparelsen med det samme.

Hvilke omkostninger er forbundet med digitale værktøjer til catering?

Cateringsoftware koster typisk mellem €50-200 pr. måned, afhængigt af, hvad du bruger den til, og hvor mange personer du arbejder med. De omkostninger tjener du ofte ind igen inden for 3 måneder, i sparet tid og i fejl, du ikke længere laver. Regn derudover med engangsomkostninger til oplæring og flytning af dine data, selvom det ikke betyder meget for et simpelt system.

Hvordan sikrer du, at dit team bevæger sig med ændringerne?

Start med, hvad det giver dem: mindre papirarbejde og mere tid til det arbejde, som de er gode til. Lad dem prøve det selv en gang på en rigtig ordre, fordi forklaring på papir overbeviser ingen. Vælg nogen fra dit team, som holder af det, og lad ham hjælpe de andre på vej.

Hvad gør jeg, hvis mine leverandører endnu ikke arbejder digitalt?

Start med de leverandører, der allerede kan, og brug det som eksempel til resten. Mange leverandører melder sig, så snart de ser, at det også sparer deres eget arbejde. For dem, der forbliver på papir, sætter du dataene selv ind i dit system. Det er stadig hurtigere end at holde styr på alt manuelt.

Hvordan måler jeg, om min fleksibilitet virkelig er forbedret?

Hold øje med nogle få tal: tiden mellem en anmodning og dit tilbud (sigt efter inden for 24 timer), hvor mange af dine tilbud bliver underskrevet, og hvor hurtigt du kan håndtere en ændring i sidste øjeblik. Tæl også med, hvor mange nye retter eller tjenester du kan introducere pr. kvartal. Et fleksibelt firma sætter et nyt koncept op på en uge i stedet for en måned.

Hvilke markedstendenser skal jeg først tage fat på?

Start med de tendenser, der berører dine nuværende kunder: andre kosttyper, skiftende sæsoner og nye slags events. Kig i dine egne salgstal, hvilke retter eller tjenester, der vokser hårdest. Det dine konkurrenter allerede laver med succes, skal også på listen, fordi så ved du, at efterspørgslen er der.

Hvilke værktøjer har jeg som minimum brug for at kunne skifte hurtigere?

Tre ting: ét sted, hvor alle dine anmodninger kommer ind, opskrifter med indkøbspriser i dem og arbejdslister, som ruller ud fra dit underskrevne tilbud. Hvis du har det, koster det dig minutter i stedet for en aften at tilføje en ny ret eller ændre antallet af gæster. Resten er behageligt, men ikke påkrævet at begynde.

Prøv gratis