Hvordan følger du op efter at have sendt et tilbud?

Du har sendt et flot tilbud, alt er på plads, og så... ingenting. Ingen respons. Det er en følelse, som ethvert cateringfirma kender. At følge op føles nogle gange uhyggeligt, men det er en normal og professionel del af salgsprocessen. Hvordan du griber det an, afgør, om det tilbud bliver en ordre, eller det blot forsvinder stille.

Hvornår er det bedste tidspunkt at følge op?

De fleste cateringfirmaer venter for længe eller går alt for hurtigt. En god tommelfingerregel: kontakt efter 2 til 4 arbejdsdage. Det er lang tid nok til at give kunden mulighed for roligt at læse tilbuddet, men kort nok til at stadig være relevant. Har kunden selv angivet en beslutningstidsfrist? Hold dig så til det og følg op en arbejdsdag før denne dato.

Mandag morgen og fredag eftermiddag er dårlige tidspunkter. Folk har travlt med at starte eller afslutte ugen og reagerer langsommere. Tirsdag, onsdag eller torsdag morgen er i de fleste tilfælde bedre tidspunkter.

Hvilken kommunikationsmåde virker bedst?

Ringe eller maile? Det afhænger af forholdet og af hvordan den første kontakt har været. Har der allerede været personlig kontakt, så er ringning normalt den hurtigste og varmeste måde. Du kan svare direkte på spørgsmål, fange eventuelle indsigelser og mærke stemningen. Er kunden en, der helst mailer, så respekterer du det.

En god tilgang: send først en kort opfølgningsmail, og ring derefter, hvis du ikke får svar. På den måde giver du kunden valget og virker ikke påtrængende. I mailen behøver du ikke skrive en lang forklaring: »Jeg ville bare tjekke, om tilbuddet er kommet godt frem, og om du har flere spørgsmål« er mere end nok.

Hvad siger du præcist under en opfølgningssamtale?

Hold det let og servicemindet. Du ringer ikke for at presse, men for at hjælpe. Et par gode åbningssætninger:

• »Jeg ringede bare for at spørge, om tilbuddet var nået frem, og om der stadig er noget uklart.«
• »Vi sendte et tilbud for middag den [dato] i sidste uge. Jeg ville bare høre, om I allerede har en retning?«
• »Er der noget, jeg kan præcisere eller ændre?«

Hvis kunden siger, at de stadig overvejer det, spørg venlidt, hvornår de tror, de træffer en beslutning. På den måde har du en konkret dato for dit næste kontaktmøde, og ingen behøver at være i det uvisse.

Hvor ofte kan du følge op uden at virke påtrængende?

Tre gange er en god rettesnor. Efter første opfølgning efter 2 til 4 arbejdsdage, venter du igen en uge, hvis du ikke får svar. Tredje gang er den sidste: lad så en kort, venlig besked være uden forventning. Mere end det skader forholdet mere end det er værd.

Juster intervallerne, hvis kunden selv angiver, at de har brug for mere tid. Hvis nogen siger »vi beslutter næste måned«, ringer du efter en måned, ikke efter en uge. Noter denne slags aftaler, så du er sikker på, at du ikke glemmer det.

Hvad gør du, hvis en kunde ikke svarer?

Efter tre forsøg uden respons er det tid til at afslutte venligt. Send en kort mail med beskeden om, at du afslutter tilbuddet, men at de altid kan vende tilbage, hvis planlægningen ændrer sig. Dette har to fordele: du holder din tilbudsstatus ryddelig, og du efterlader et godt indtryk. Kunder, der ikke går igennem nu, kan ringe igen om et år.

Undgå en frustreret tone, selvom du tvivler på, om kunden nogensinde var seriøs. Professionelle afslutninger bliver husket af kunderne. Og sørg for at holde styr internt på, hvilke tilbud der afsluttedes uden ordre, så du kan se mønstre og forbedre din tilgang.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor længe skal jeg vente, før jeg følger op efter at have sendt et tilbud?

2 til 4 arbejdsdage er en god rettesnor. Det giver kunden tid til at læse tilbuddet og drøfte det internt, men du forbliver relevant. Hvis kunden selv har angivet en beslutningstidsfrist, følger du op en arbejdsdag før denne dato.

Er det bedre at ringe eller maile for at følge op på tilbud?

Ringning er ofte mere effektiv, fordi du kan svare direkte på spørgsmål eller indsigelser. Men hvis kunden foretrækker at maile, eller du ikke har haft personlig kontakt endnu, er en mail fint. En god tilgang er at sende først en kort mail og derefter ringe, hvis du ikke får svar.

Hvor mange gange må jeg maksimalt følge op?

Tre gange er en sikker grænse. Mere end det kan virke påtrængende og skade forholdet. Efter tre forsøg uden respons slutter du tilbuddet venligt af med en mail, der holder døren åben for fremtidigt kontakt.

Hvad gør jeg, hvis kunden siger, at de »stadig overvejer det«?

Spørg så, hvornår de forventer at træffe en beslutning. På den måde har du et konkret tidspunkt for dit næste kontaktforsøg, og ingen behøver at være uvisse. Noter denne aftale, så du ikke går glip af det.

Hvordan holder jeg styr på, hvilke tilbud der stadig er åbne?

Med et oversigtssystem, der holder styr på status for hvert tilbud: sendt, under behandling, aftalt, afslået. I Catermonkey kan du se på et øjeblik, hvilke tilbud der har brug for din opmærksomhed, så du aldrig går glip af et opfølgningstidspunkt.

Med Catermonkey kan du altid se, hvilke tilbud der stadig står åbne, og hvornår du skal følge op.

Prøv gratis