Skift til cateringsoftware: hvorfor det bliver hængende, og hvordan det lykkes

Du ved sandsynligvis allerede, at skifte til cateringsoftware sparer dig tid, forebygger fejl og giver mere overblik. Men i praksis ændres der ofte kun lidt.

Det skyldes sjældent softwaren. Det ligger i dagligdagens travlhed, som ikke giver plads til at gøre det til dit eget. Uden det rum bliver ny software aldrig en vane, hvor meget det end lover. I denne artikel læser du, hvorfor den tærskel er så genkendelig, og hvad du gør ved det.

Hvorfor softwareindføring bliver hængende

Det er sjældent mangel på interesse, der gør, at ny software bliver liggende på hylderne. Hos de fleste cateringfirmaer drejer dagen sig om det næste tilbud, den hektiske dag i morgen eller den kunde, der ringer nu.

Opmærksomhed på noget nyt taber næsten altid til hvad der akut skal ske, hvor nyttigt det end er. Problemet er ikke, at du ikke ønsker det. Det er, at du aldrig giver dig selv forstyrrelsesfri tid til det, og uden den tid bliver et nyt system aldrig en vane.

To kendte situationer

Hos virksomheder, der kæmper med det, ser vi ofte en af to situationer igen. I den første har du endnu ikke et fast system, og det føles større at begynde et sted end det er. Du udsætter det til der kommer en rolig uge, og den kommer sjældent.

I det andet arbejder du allerede med noget, en Excelfil eller f.eks. Teamleader, som ikke er ideelt men føles godt nok til, at du ikke behøver at ændre noget. Du ved, at det kan være smartere, men så længe det bare fungerer er der ingen grund til at bruge en eftermiddag på det.

Indføring er en vane, ikke et projekt

Softwareindføring mislykkes sjældent på grund af softwaren selv. Det mislykkes, fordi ingen får vendt knappen i den daglige rytme: ny information ender alligevel i en mail, fordi det på en travl dag føles hurtigere.

At vende den knap er det egentlige arbejde, og det gør du ikke ved at læse mere om softwaren. Hvad der virker for det ene hold, for eksempel at taste alt ind med det samme ved booking, virker ikke for et andet hold. Den forskel ser du helst på forhånd end bagefter, så kig med de mennesker, der bruger det hver dag.

Gør det til et fast tidspunkt

Hos de cateringfirmaer, hvor det lykkes, ser vi sjældent mere end én ting anderledes: de planlægger strukturelt tid til det i stedet for at vente til det passer. Bloker hver uge samme time, helst på et roligt tidspunkt, og behandl det møde lige så seriøst som et møde med en kunde.

I det tidsrum arbejder du på én lille del, for eksempel at overføre eksisterende tilbud, indstille en skabelon eller dokumentere én gentagen opgave.

• Vælg et fast, tilbagevendende tidspunkt i ugen, intet "når det passer".
• Arbejd i det tidsrum på én lille del, ikke på alt på én gang.
• Sæt det i kalenderen ligesom en kundeaftale, så det ikke er det første, der bliver nedprioriteret på en travl dag.

Ved at holde det småt og få det til at komme tilbage hver uge, bliver det en vane hurtigere end når du på én weekend vil få alt indrettet på én gang. Den weekend kommer alligevel ikke, og hvis det kommer er du for træt til det.

Hvad vi gør

Udover at frigøre tid kan du også give noget af arbejdet ud af hænderne. Vores AI sætter eksisterende data op for dig, så du ikke skal taste hvert tilbud og hver kunderad over med hånden fra Excel eller dit gamle system.

Og for de spørgsmål, der efterfølgende bliver tilbage, står vi ved siden af dig, sådan som en revisor gør det for dit regnskab. Ingen engangshjælp, men et fast kontaktpunkt, der medtænker, indtil systemet passer til hvordan du arbejder.

Skifte går sjældent helt af sig selv, selvom det er et godt gennemtænkt system. Det der gør det lettere: erkende, at dagligdagens travlhed virkelig er der, frigøre bevidst tid til det, og tage hjælp til den del, du helst ikke gør alene. Så bliver det mindre et spring i det dybe og mere et par små trin, du også holder dig oppe med.

Ofte stillede spørgsmål

Hvor meget tid koster det at skifte til cateringsoftware?

Det afhænger af, hvor meget du overfører, og hvor fuld din kalender er, men de fleste cateringfirmaer kommer langt med én fast time pr. uge. Små, gentagne skridt virker bedre end at ville få alt på plads på én weekend.

Hvad hvis vi allerede arbejder med Excel eller Teamleader?

Det er et fint udgangspunkt. Du behøver ikke overføre alt på én gang: start med hvad du nu mest savner, som oversigt over din planlægning eller tilbud, som laver sig selv, og udvid derefter.

Skal vi selv taste alle data over?

Nej. Vores AI sætter eksisterende data fra Excel eller et andet system op for dig, så du ikke skal taste alt over med hånden.

Hvad betyder I med en "revisor-buddy"?

Vi står ved siden af dig sådan som en revisor gør det for dit regnskab: ingen engangshjælp, men et fast kontaktpunkt, der medtænker, indtil systemet passer til hvordan du driver virksomheden.

Hvorfor mislykkes softwareindføring så ofte i horeca?

Fordi dagen altid får forrang. At lære et system at kende giver først resultater på en måned, og det tilbud, der er åbent nu, giver resultater i dag. Uden et fast blokeret tidsrum vinder det tilbud hver gang.

Hvornår ved jeg, at skiftet er lykkedes?

Når dine kolleger ved en ny booking automatisk åbner systemet i stedet for at sende en mail. Det er det punkt, hvor indføring er lykkedes, og ikke det moment, hvor softwaren blev købt.

Catermonkey hjælper dig med at overføre dine eksisterende tilbud og kunder, så skiftet ikke starter med en aften med tasteri.

Prøv gratis