Hvad er forskellen mellem et tilbud og en aftale?

For mange cateringfirmaer føles et tilbud og en aftale det samme, men juridisk er de to forskellige dokumenter. Et tilbud er et forslag, en aftale er en bindende aftale som du sidder fast ved. I det øjeblik den ene bliver til den anden, ændrer dine rettigheder og pligter sig. Kender du det øjeblik, undgår du misforståelser med kunderne og står stærkere, hvis der alligevel kommer en konflikt.

Tilbuddet: et forslag der endnu ikke er en aftale

For denne artikel er det især relevant hvor tilbuddet står i processen. Det er ensidigt: du fremsætter et forslag, og så længe kunden ikke har svaret ligger der intet fast. Du kan det i princippet trække tilbage eller ændre. Vil du vide hvad der skal være på et tilbud og hvordan du laver et, læs da hvad et tilbud præcist er.

To ting afgør hvor bindende det tilbud er. Det første er om du har gjort det uforpligtende, for så bevarer du rum til at ændre eller trække tilbage, selv efter afsendelse. Hvad det ord juridisk betyder står i hvad er et uforpligtende tilbud. Det andet er gyldighedsperioden: uden periode bliver det uklart hvor længe du sidder fast ved dine priser.

Hvis du ikke angiver nogen af delene, er udgangspunktet at dit tilbud efter accept bare er bindende. Så er vi ved aftalen.

Hvad betyder en aftale præcist

En aftale opstår i det øjeblik begge parter er enige om hvad der skal leveres og hvad det koster. I praksis er det det øjeblik hvor kunden accepterer dit tilbud. Fra da af har du gensidigt rettigheder og pligter: du leverer hvad du har lovet, kunden betaler hvad der er aftalt.

En aftale skal ikke altid være et separat dokument. Et accepteret tilbud er i juridisk forstand allerede en aftale. En underskrift gør det tydeligere, men en skriftlig aftale pr. e-mail har samme juridiske værd.

Hvornår bliver et tilbud en bindende aftale

Overgangen fra tilbud til aftale sker på accepttidspunktet. Det kan være:

• Kunden skriver under på tilbuddet og sender det tilbage
• Kunden sender en e-mail med "enig" eller "vi går videre med dette"
• Kunden betaler et depositum baseret på tilbuddet
• Kunden giver mundtligt samtykke, for eksempel over telefonen (sværere at bevise, men gyldig)

Bemærk: selv uden underskrift kan der ligge en aftale. Hvis kunden allerede arbejder med dig baseret på tilbuddet, for eksempel ved at se lokalet eller bestemme menuen, kan en dommer se det som stiltiende accept. Vent derfor ikke med din skriftlige bekræftelse.

Hvilke rettigheder og pligter har du ved et tilbud kontra en aftale

Ved et tilbud har du som leverandør stadig relativt meget frihed. Du kan revidere prisen hvis der sker ændringer, du kan trække tilbuddet tilbage inden gyldighedsperioden udløber, og du er endnu ikke forpligtet til at levere. Kunden har heller ingen forpligtelser: han kan uden konsekvenser beslutte at vælge et andet cateringfirma.

Ved en aftale ændrer det sig helt. Du skal levere hvad der er aftalt, på den aftalte dato, til den aftalte pris. Kunden skal betale. Aflyser kunden, efter aftalen er indgået, har du ret til det aftalte vederlag eller skadeserstatning. Aflyser du som cateringfirma, kan kunden holde dig ansvarlig for den skade han får som følge heraf.

Hvordan undgår du misforståelser

De fleste konflikter mellem cateringfirmaer og kunder opstår ikke fordi nogen havde onde hensigter, men fordi der var uklarhed om hvad der præcist var aftalt. Et par praktiske foranstaltninger hjælper med at undgå det:

• Sæt altid en gyldighedsdato på dit tilbud, så du ikke er bundet til en forældet pris
• Skriv klart hvad der er inkluderet og hvad der ikke er, inkl. eventuelle aflysningsomkostninger
• Bed altid om et skriftligt samtykke, selv hvis kunden mundtligt siger "ja"
• Bekræft ændringer efter aftale altid skriftligt, selv små justeringer
• Angiv klart i dit tilbud eller din aftale hvordan ændringer i antallet af gæster bliver håndteret

Et eksempel fra praksis. En kunde ringer to uger før brylluppet at det bliver 90 gæster i stedet for 70. Står det i dit tilbud hvordan du håndterer ændringer i antallet af gæster, sender du en opdateret bekræftelse og så er det klar. Står det ikke deri, sidder du og forhandler om prisen for 20 kuverter.

Med klare dokumenter arbejder du mere ordentligt, og kunderne bemærker det. Et tilbud der ser præsentabelt ud og præcist beskriver hvad kunden får, skaber tillid allerede før du har serveret en ret.

Ofte stillede spørgsmål om tilbuddet og aftalen

Kan jeg trække et tilbud tilbage efter at jeg har sendt det?

Ja, men kun så længe kunden endnu ikke har accepteret det og gyldighedsperioden stadig løber. Når kunden giver sit samtykke, bliver tilbuddet en aftale, og du kan ikke længere trække dig ensidigt ud. Angiv altid en gyldighedsdato på dit tilbud, så har du et klart slutpunkt.

Har en digital underskrift samme værdi som en håndskreven underskrift?

Ja, i Danmark er en digital underskrift juridisk ligestillet med en håndskreven underskrift, forudsat identiteten på underskriveren bliver verificeret tilstrækkeligt. Software til digital signering regler det normalt, men også en e-mail hvor kunden tydeligt erklærer sig enig er i de fleste tilfælde tilstrækkeligt bevis.

Hvad gør jeg hvis en kunde vil aflyse aftalen?

Se hvad der står i dit tilbud eller din aftale om aflysning. Hvis du har inkluderet aflysningsbetingelser, må du anvende dem. Står der intet, har du i princippet ret til erstatning af de omkostninger du allerede har afholdt, men så bliver det tal. Sæt derfor altid en aflysningsordning på dit tilbud.

Må jeg ændre mit tilbud efter at kunden har givet sit samtykke?

Nej, ikke ensidigt. Så snart kunden har givet sit samtykke, ligger der en aftale. Ændringer efter det skal være i aftale og skriftligt fastlagt. Hvis du vil hæve prisen efter accept, har du brug for kundens samtykke.

Hvad hvis kunden gav mundtligt samtykke, men senere benægter det?

Det er netop hvorfor skriftlig bekræftelse er så vigtig. En mundtlig aftale er juridisk gyldig, men du skal kunne bevise det. Send efter hver mundtlig aftale altid en bekræftelses-e-mail: "Tak for dit samtykke til tilbud [nummer]. Vi vil..." Så har du altid et bevis.

Er et depositum det samme som samtykke til tilbuddet?

I praksis gør de det. Betaler kunden depositum baseret på dit tilbud, accepterer han dermed tilbuddet og ligger der en aftale. Send dog en kort bekræftelse bagefter, så du har det skriftligt hvor denne betaling hører til.

Hvor længe skal et tilbud være gyldigt?

To til fire uger er normalt for det meste catering, og ved en dato langt ude i fremtiden aftaler cateringfirmaer ofte en længere periode. Sæt datoen altid på tilbuddet, så du ikke sidder fast ved en pris som du ikke kan leve med et halvt år senere. Hvis fristen udløber, sender du bare et nyt tilbud med priserne fra nu.

Med Catermonkey underskriver kunderne dit tilbud digitalt. I det øjeblik de skriver under bliver tilbuddet en aftale, og du ser på din kalender at ordren er indgået.

Prøv gratis