Hvad er forskellen mellem et tilbud og en faktura?

Forskellen mellem et tilbud og en faktura ligger i tidspunktet og i hvad du anmoder om med dem. Et tilbud er et prisforslag, som du sender til en kunde på forhånd. En faktura er en betalingsanmodning, der følger efter, du har leveret din ydelse.

Et tilbud er i starten uden bindende virkning. Først når en kunde accepterer tilbuddet, opstår der en aftale og dermed også en betalingsforpligtelse. En faktura er det formelle dokument, der stammer fra den aftale, og med det beder du kunden om at betale.

I restaurations- og eventbranchen fungerer det næsten altid sådan: du sender først et tilbud for for eksempel catering af en ordre eller et event. Efter godkendelse og udførelse af ordren sender du fakturaen.

Forskellen mellem et tilbud og faktura forklaret

Et tilbud er et prisforslag, som du sender til en kunde, før du leverer en ydelse. Deri viser du, hvad du tilbyder, og hvad det koster. En faktura sender du derimod efter, du har udført ydelsen, som anmodning om betaling.

I restaurations- og eventbranchen fungerer det helt konkret. Du laver for eksempel et tilbud til catering af et bryllup, inklusive retter, personale og materialer. Så snart kunden accepterer, udfører du ordren. Derefter sender du fakturaen.

Den juridiske forskel mellem et tilbud og en faktura er vigtig. Et tilbud er i princippet uden bindende virkning, til kunden accepterer det. Først da opstår der en aftale. En faktura følger af den aftale og medbringer en direkte betalingsforpligtelse. Hvis du holder det skel skarpt, taler du også mere klart med din kunde om, hvad der blev aftalt hvornår.

Hvad er et tilbud præcis?

Et tilbud er et skriftligt forslag, hvori du angiver, hvilke ydelser du leverer, og hvad de koster. For restaurations- og cateringsforretninger er det ofte udgangspunktet for en ny ordre.

Et tilbud gør tre ting på én gang: det viser, at du har styr på dine sager, det gør dit tilbud konkret, og det giver kunden klarhed over omkostningerne. Et godt cateringtilbud indeholder menuen, antallet af personer, stedet, planlægningen og alle yderligere omkostninger.

Et klart tilbud gør forskellen i praksis. Kunder spørger næsten altid flere udbydere, og den, der forklarer bedst, hvad du får for dine penge, vinder ofte. Desuden undgår du diskussion bagefter om, hvad der var med og ikke.

Hvad er en faktura, og hvornår sender du den?

En faktura er et officielt dokument, med hvilket du beder en kunde om at betale for leverede ydelser. Du sender fakturaen, efter du har udført cateringen eller eventet.

I Danmark er du forpligtet til at sende en faktura, hvis du leverer ydelser til andre virksomheder. Det skal ske i overensstemmelse med momsreglerne og inden for rimelig tid efter levering. For mange cateringsforretninger betyder det: fakturaen går kort efter eventet ud ad døren, ofte inden for et par dage til en uge.

En faktura har juridiske konsekvenser. Så snart fakturaen er sendt, og betalingsperioden løber, forventes det af kunden, at han betaler i overensstemmelse med de aftalte betingelser. Derfor skal din faktura være fuld og korrekt, ellers får du bøvl med betaling eller med Skattestyrelsen.

Hvilke oplysninger skal være på et tilbud?

Et godt tilbud indeholder alt, hvad en kunde har brug for at træffe en beslutning. Tænk på dine virksomhedsoplysninger, kundens oplysninger, en klar beskrivelse af ydelserne, priserne og tilbuddets gyldighedsperiode. For restaurations- og eventfirmaer kommer der et par ting til.

På et tilbud gælder der ingen lovmæssigt obligatoriske oplysninger, men i praksis er der dele, som næsten altid står der. Dit virksomhedsnavn og kontaktoplysninger, kundens oplysninger, tilbuddets dato og et unikt tilbudsnummer til dine egne registreringer.

Ved et cateringtilbud vil du være ekstra tydelig. Nævn en detaljeret beskrivelse af menuen, antallet af personer, stedet og datoen og tidspunktet for eventet. Skriv også, hvor meget personale du medbringer, hvilket udstyr du medtager, og hvad leverings- og betalingsbetingelserne er. Glem til sidst ikke at inkludere momsspecifikationen, og eventuelle ekstra omkostninger som rejseomkostninger eller servicegebyrer.

Hvilke oplysninger er obligatoriske på en faktura?

Ifølge dansk lovgivning skal en faktura opfylde en række obligatoriske krav. Disse momsregler gælder også for restaurations- og cateringfirmaer.

På en faktura skal blandt andet disse oplysninger være: dit fulde virksomhedsnavn og adresse, dit CVR-nummer, fakturadatoen og et unikt fakturanummer. Derudover angiver du en klar beskrivelse af de leverede ydelser eller produkter, leveringsdatoen (hvis den adskiller sig fra fakturadatoen), beløbet uden moms, momssatsen (25%), momsbeløbet og det samlede beløb inklusive moms.

Kundens oplysninger er ikke i alle tilfælde obligatoriske, men i praksis sætter næsten alle dem på. Det læses mere klart, og det holder din registrering i orden.

For cateringfirmaer er momssatsen let at få ret, fordi der kun findes én sats, 25%, uanset om det er mad, drikke eller serviceydelse. Det eneste, der kan gå galt, er at glemme den helt. For de præcise krav og undtagelser omkring fakturering kan du søge vejledning hos Skattestyrelsen. Så er du sikker på, at dine fakturaer stemmer med reglerne i år.

Kan et tilbud automatisk blive en faktura?

Et tilbud bliver ikke automatisk til en faktura. Der er altid et par trin imellem, selvom de to dokumenter indholdt mæssigt ligner hinanden.

I praksis fungerer det sådan: kunden accepterer tilbuddet, du leverer cateringydelsen eller servicen, og derefter udformer du fakturaen baseret på, hvad der rent faktisk blev leveret. Der ændres næsten altid på noget, antallet af personer eller en ret, der er væk. Derfor kan fakturaen afvige fra det oprindelige tilbud.

En god administration sparer meget omskrivning her. De fleste systemer tager oplysningerne fra et tilbud over i en faktura. Hvis du helt gerne vil have det trin ud af dine hænder, læs så, hvordan du automatiske fakturaer kan lave, så snart et tilbud er godkendt.

Et tilbud bliver først bindende efter godkendelse. Fra det øjeblik er der tale om en aftale.

Hvor længe er et tilbud gyldigt?

Gyldighedsperioden for et tilbud fastsætter du i princippet selv, men i cateringbranchen er 30 dage en meget brugt periode. Det er vigtigt altid klart at angive denne gyldighed på dit tilbud.

Giv også besked om at priserne kan ændres efter udløbsdatoen. Tænk på ingredienser, der bliver dyrere efter sæson, eller personale, der koster mere end sidste år. For et event, der planlægges langt fremad, kan du holde en længere gyldighedsperiode eller lave yderligere aftaler.

Efter udløbsdatoen laver du et nyt tilbud eller forlænger det eksisterende. Nogle cateringfirmaer arbejder med en klausul, der siger, at priser efter en bestemt periode tilpasses til aktuelle indkøbspriser. Det forebygger senere diskussion, og kunden ved, hvor han står.

Vigtigste forskelle på en oversigt

Forskellen mellem et tilbud og en faktura ligger i timingen, formålet og de juridiske konsekvenser. Et tilbud er et prisforslag før serviceydelsen, en faktura er en betalingsanmodning efter serviceydelsen.

Aspekt	Tilbud	Faktura
Timing	Før serviceydelse	Efter serviceydelse
Juridisk status	Uden bindende virkning (til godkendelse)	Betalingsforpligtelse
Formål	Overbevis kunden	Anmod om betaling
Momsangivelse	Anbefalet	Obligatorisk

For restaurations- og cateringfirmaer er det vigtigt, at begge dokumenter ser velholdte ud. En husstil, data der passer, og tydelig sprog. Det vækker tillid, og kunder betaler en faktura, de straks forstår, hurtigere.

Hvad hvis fakturaen afviger fra tilbuddet?

At en faktura afviger fra tilbuddet sker oftere end ikke. Der kommer ti gæster til, kunden ønsker pludselig en dessertbuffet, eller lokaliteten viser sig ikke at have køkken, så du skal leje ekstra udstyr.

Det vigtigste er dette: hvad kunden ikke har godkendt på forhånd, vil du ikke vise på faktura for første gang. Bekræft hver ændring via e-mail med beløbet vedlagt. Så er fakturaen senere blot tilbuddet plus en opsummering af ting, som kunden allerede har sagt ja til.

Hvis fakturaen endte med at være lavere end tilbuddet, for eksempel fordi færre gæster kom, skal du sige det også. En kunde, der selv opdager, at han betaler for meget, stoler på dig bagefter heller ikke.

Hvis du stadig arbejder med løse dokumenter i en mappe, kan det betale sig at sætte dine tilbud og dine fakturaer i ét system på computeren. Det sparer omskrivning og mindsker risikoen for, at et beløb ændres på vejen. Har du spørgsmål, eller vil du lige drøfte, hvordan du griber det an, tag kontakt med os.

Hyppigt stillede spørgsmål

Hvad sker der, hvis en kunde accepterer et tilbud, men senere ønsker ændringer?

Lav så et nyt tilbud for den justerede ordre. Sig klart, at prisen ændres med menuen, antallet af personer eller tiderne. Bekræft hver ændring via e-mail, så ved du senere præcis, hvad accepteransen var.

Hvordan forhindrer jeg, at kunder bruger mit tilbud til at presse konkurrenter for en lavere pris?

Sæt ting i, som andre ikke bare kan kopiere: en ret, der er din, en chef, der kommer med, en fast kontaktperson på selve dagen. Omtal også ved hvilke lignende events du var til stede, og hvad kunderne mente om dem. En kunde, der kun vælger baseret på pris, er sjældent en kunde, du ønsker at beholde.

Må jeg sende en faktura, hvis kunden ikke var tilfreds med min catering?

Ja, for leverede ydelser må du sende en faktura, også hvis der er utilfredshed. Ring først og forsøg at løse det. Med en berettiget klage kan du give rabat på en del af fakturaen. Dokumenter alle aftaler skriftligt, hvis der senere bliver diskussion.

Hvilken betalingsperiode må jeg bruge på mine fakturaer?

I Danmark er 30 dage standard, medmindre du aftaler noget andet. I catering er 14 dage sædvanligt, fordi du allerede har betalt for indkøbene. Angiv altid betalingsperioden klart på din faktura, og hold en kortere periode for nye kunder, eller anmod om depositum.

Hvordan håndterer jeg no-show-kunder, der ikke møder op til en booket event?

Indsæt en no-show-bestemmelse i dit tilbud og dine almindelige vilkår, hvor det fremgår, at du ved aflysning på dagen fakturerer hele beløbet. Bed om et depositum for store events på forhånd. Nævn disse vilkår, når du laver aftalen, ikke først i det små tryk.

Kan jeg trække et tilbud tilbage efter jeg har sendt det?

Ja, så længe kunden endnu ikke har accepteret det. Send en kort skriftlig tilbagetrækning og forklar hvorfor, for eksempel en regnefejl eller en leverandør, der hævede sin pris. Gør det så hurtigt som muligt, så bevarer du forholdet.

Skal jeg beregne moms på aflysningsgebyrer eller no-show-gebyrer?

Ja, aflysnings- og no-show-gebyrer skal faktureres med samme momssats som din øvrige serviceydelse, fordi de er en del af din cateringservice. Oplist dem som en separat linje på din faktura, så kunden kan se hvor beløbet kommer fra, og dine skattemeldinger er i orden.

I Catermonkey omdanner du et accepteret tilbud til en faktura med et klik, med de samme linjer og beløb, som kunden allerede har set, så du ikke omskriver noget og glemmer intet.

Prøv gratis