Hvordan laver du en professionel cateringfaktura?

At lave en professionel cateringfaktura er mere end bare at sætte et beløb på papir. Det er det sidste indtryk din kunde får af dig, og det afgør om du bliver betalt hurtigt. En godt opsat cateringfaktura indeholder alle rigtige oplysninger, klare kostposter og tydelige betalingsbetingelser. I denne artikel lærer du præcis, hvordan du laver en faktura som opfylder alle lovkrav og sikrer en smidig administration.

Hvilke oplysninger hører til på en cateringfaktura?

En professionel faktura for dit cateringfirma skal opfylde særlige lovkrav. Uden disse oplysninger er din faktura ikke gyldig og du kan få problemer med Skattestyrelsen.

Dine virksomhedsoplysninger udgør grundlaget for hver faktura. Indsæt altid dit fulde virksomhedsnavn, adresse, postnummer og by. Dit CVR-nummer og momsnummer er også obligatoriske. Hvis du er selvstændig, brug så dit eget navn eller erhvervsnavnet som du har registreret.

Kundeoplysningerne er lige så vigtige. Noter det fulde navn på din kunde, adressen hvor fakturaen skal sendes, og for virksomheder også CVR-nummeret. For privatpersoner er navn og adresse nok.

Hver faktura skal have et unikt fakturanummer. Brug et logisk system, eksempelvis 2024-001 for din første faktura i året. Fakturadatoen og datoen hvor du leverede ydelsen skal også tydeligt fremgå. (kilde: Erhvervsstyrelsen)

Obligatoriske oplysninger	Valgfrie oplysninger
Virksomhedsnavn og adresse	Logo og husstil
CVR-nummer og momsnummer	Kontaktoplysninger (telefon, e-mail)
Kundeoplysninger	Kundens referencenummer
Fakturanummer	Projektbeskrivelse
Fakturadato	Leveringsadresse (hvis afvigende)
Beskrivelse af ydelser	Betalingskendetegn

Beregn momssats for cateringydelser

Hos catering fakturering er momsen enkel: der findes kun én sats, 25 procent, og den gælder for mad, drikke og service. Det vigtige er at du altid lægger den til, så prisen bliver rigtig fra starten.

For alle cateringydelser gælder momssatsen på 25 procent. Det gælder catering på stedet, som firmafester, bryllupper og andre arrangementer, og det gælder også når du stiller personale til servering.

Den eneste fælde er at glemme at lægge momsen til, eller at give en kunde en pris uden moms ved en fejl. Sender du et tilbud til en privatkunde, så vis altid prisen inklusive moms, så der ikke kommer en ubehagelig overraskelse på fakturaen.

Da der kun findes én momssats i Danmark, skal du ikke dele fakturaen op efter ydelse. Ét samlet momsbeløb på 25 procent af hele beløbet er nok, uanset om det er mad, personale eller udstyr. (kilde: Zenchef)

Praktiske tips til momsberegning

Beregn altid dine priser uden moms og læg momsen til bagefter. Det gør din catering administration meget mere overskueligt. Noter altid momsbeløbet og det samlede beløb inklusive moms på din faktura. (kilde: Lightspeed)

Serviceomkostninger og leveringsomkostninger særskilt

Klarhed i din omkostningsfordeling forhindrer diskussioner bagefter og viser din professionalitet. Kunder værdsætter det når de præcist ser hvad de betaler for.

Opdel dine omkostninger i klare kategorier. Fødevareomkostninger er din hovedpost, men nævn også særskilt omkostninger for personale, transport, udstyr som servise og linned, og eventuelle tillægstjenester som dekoration eller lydteknik.

Transportomkostninger regner du normalt som en separat post, især ved leveringer uden for dit standardområde. Præciser om det er en fast pris eller baseret på kilometer. For personaleomkostninger kan du vælge mellem et fast beløb pr. person eller en timesats.

Udstyrsomkostninger til servise, borde og stole fakturerer du bedst som lejeomkostninger. Præciser klart om det inkluderer rengøring eller om der kommer ekstra udgifter for det. Ved beskadigelse eller tab kan du så nemt videreregne det.

Eksempelstruktur omkostningsfordeling

• Mad og drikke: Detaljeret oversigt pr. menukomponent
• Personale: Antal personer x antal timer x timesats
• Transport: Fast pris eller kilometerpenge
• Udstyrsudlejning: Servise, borde, linned pr. stk eller sæt
• Tillægstjenester: Dekoration, underholdning, særlige ønsker

Betalingsbetingelser og frister fastlægges

Tydelige betalingsbetingelser er dit bedste værn mod betalingsproblemer. Sæt dem altid på din faktura selvom du har nævnt dem i dit tilbud nævnt.

En betalingsfrist på 14 dage er normal for cateringydelser. For store arrangementer kan du vælge et depositum på 50 procent ved bekræftelse og resten inden 14 dage efter arrangementet. Indsæt altid dit bankkontonummer og sæt et klart betalingskendetegn på.

Ved for sen betaling kan du beregne renter efter renteloven: Nationalbankens udlånsrente plus 8 procentpoint. Du kan også sende en rykker med et gebyr på op til 100 kr., og ved en forsinket virksomhedsfaktura har du ret til et fast kompensationsbeløb på 310 kr. Sørg for at kommunikere betalingsbetingelserne på forhånd, ikke først når der opstår problemer.

For nye kunder eller store ordrer kan du bede om et depositum. Det beskytter dig mod aflysninger og giver dig arbejdskapital til indkøb. Noter på din faktura hvor meget depositum du allerede har modtaget. (kilde: Faktura.tips)

Undgå almindelige fejl ved cateringfakturaer

Selv erfarne cateringfirmaer laver nogle gange fejl når de faktura at lave. Disse fejl kan føre til forsinkelse i betalinger eller problemer med Skattestyrelsen.

Den mest almindelige fejl er at glemme obligatoriske oplysninger. Kontroller altid at du har angivet dit momsnummer, CVR-nummer og et unikt fakturanummer. Uden disse oplysninger er din faktura ikke gyldig.

Momsfejl er også almindelige, oftest at man glemmer at lægge momsen til overhovedet. Tjek altid at beløbet er beregnet med 25 procent, og at det står tydeligt på fakturaen.

Uklare beskrivelser fører til spørgsmål fra kunder. Skriv ikke bare »catering bryllup« men præciser: »3-retters middag til 80 personer, inklusiv servering og bar service«. Det forhindrer misforståelser.

Tjekliste for fejlfrie fakturaer

• Alle obligatoriske virksomheds- og kundeoplysninger komplette
• Unikt fakturanummer i logisk rækkefølge
• Korrekt momssats pr. ydelse
• Klar beskrivelse af leverede ydelser
• Korrekte betalingsbetingelser og frister
• Kontrol af udregninger og samlede beløb

Digitale fakturaer versus papirfakturaer

Valget mellem digitale og papirfakturaer har stor betydning for dit catering bogholderi. Begge har fordele og ulemper, men trenden går klart mod digitalt.

Digitale fakturaer er hurtigere, billigere og bedre for miljøet. Du kan sende dem med det samme efter arrangementet og de kommer med det samme frem. Også behandlingen i din administration går hurtigere fordi du ikke skal arkivere papirfakturaer.

Papirfakturaer har stadig deres plads, især hos ældre kunder som har svært ved digital kommunikation. Nogle virksomheder har også interne procedurer som kræver papirfakturaer.

Efter loven er begge former lige gyldige. Du skal gemme fakturaer i mindst 5 år fra udgangen af det regnskabsår de hører til, men det kan være digitalt. Sørg for at dine digitale fakturaer gemmes godt og forbliver tilgængelige. (kilde: Erhvervsstyrelsen)

Digitale fakturaer	Papirfakturaer
Hurtig afsendelse	Håndgribelig og troværdig
Lavere omkostninger	Ingen tekniske problemer
Automatisk behandling mulig	Altid læseligt
Miljøvenligt	Ingen internetforbindelse nødvendig
Nem opbevaring	Mere personlig kontakt

Hybrid tilgang virker bedst

Mange cateringfirmaer vælger en kombination. Normalt sender de digitale fakturaer, men til kunder som har svært ved det, printer de dem alligevel. Det giver dig fordelene ved begge systemer.

En professionel cateringfaktura er nøglen til et sundt cashflow og tilfredse kunder. Ved at alle obligatoriske oplysninger er korrekt angivet, klare kostposter bliver brugt og tydelige betalingsbetingelser aftales, undgår du de fleste problemer. Sørg for at dit faktureringssystem, digitalt eller på papir, virker for både dig og dine kunder.

Læsevink: ➡️ Brug af automatisering og forbedring af tilbud hos Culinice

Har du spørgsmål om din fakturaproces?

Kom med idéer eller spørgsmål til Catermonkey! Vi diskuterer gerne med dig om hvordan vores platform kan hjælpe dit firma med at strømline din administration og fakturaprocesser.

Planlæg her din uforpligtende brainstormsession og find ud af, hvordan du løfter dit cateringfirma til næste niveau.

Ofte stillede spørgsmål

Hvilken momssats bruger jeg?

25 procent på alt: mad, drikke, alkohol og service. Der findes ikke en lavere sats i Danmark, så husk bare at lægge den til hver gang.

Hvad hvis en kunde ikke betaler?

Send først en påmindelse med de samme fakturaoplysninger. I de fleste tilfælde er det ikke manglende vilje men en faktura som er blevet glemt.